采购付款分析怎么做?两步法教你盘活采购资金

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采购的钱付不出去,供应商天天催?

该付的款总逾期,资金管不住?

采购付款搞不好,不仅得罪供应商,更让公司现金流卡壳!

别头疼,采购分析不是检查哪些账款逾期那么简单,而是为了理清为什么这些账款逾期,以及这些账款与现金流的关联。今天就用一个真实案例,手把手教你两步搞定采购付款分析,快速盘活被“卡住”的资金流。

下面分享采购分析的实操案例,带大家看看采购付款分析和采购管理分析是怎么做的。

采购付款分析

一、采购付款分析

以上面这张采购付款总览分析表为例,通过对图中数据进行深入分析,可以看出以下5个问题并做出对应调整动作:

1.问题 1:吴二十二逾期款过多

(1)数据解读

吴二十二负责的采购业务里,逾期款金额高达 254.8 万元,直接超出企业设定的警戒值 106%。和去年同期相比,更是激增 134.84%,在所有采购员里涨幅最高。再看采购资金周转天数,达到了 220 天,远超企业规定的健康值 60 天,超标幅度高达 267%,而且同比恶化了 35%。​

说白了,就是付款审批流程根本没起到应有的作用,导致付款一直延迟;同时,还和 2 家供应商产生了纠纷,人家直接暂停供货,采购业务没办法正常开展,资金也收不回来。这种情况要是不及时处理,后果不堪设想。

想要做出下面同款采购付款分析看板,非常简单!

到期应付

(2)解决方案

冻结新订单权限:第一时间暂停吴二十二的新采购订单权限,防止逾期款继续增加。​

分期化解历史欠款:把 254.8 万元的历史欠款拆分成 3 期支付,每半个月付 85 万元。这样既能逐步减轻资金压力,还能留出时间和供应商好好协商,争取他们的理解和支持。​

建立三方对账机制:每周组织财务部门、吴二十二还有相关供应商一起现场对账。有问题当场发现、当场解决,保证交易数据准确无误,付款流程也能加快。​

2.问题 2:供应商超长账龄挤压资金​

供应商超长账龄挤压资金

(1)数据解读

分析供应商账龄数据时,可以看到供应商 L 的账龄结构风险太大了。账龄在 180 天以上的欠款金额有 391.29 万元,占它总欠款的 17.1%,在所有供应商里占比最高;150 - 180 天账龄的欠款金额是 446.34 万元,占比 19.5%。长期欠款不仅会破坏和供应商的合作关系,引发供应链风险,还会把企业大量资金套牢,严重影响资金流动性。

(2)解决方案

超长账龄置换:用企业闲置的设备抵扣供应商 L 300 万元欠款,剩下的 91 万元通过法律途径协商解决。这样能快速降低资金占用,让资金流动起来。​

账龄优化:对于 150 - 180 天账龄的 446 万元欠款,给供应商提供 2% 的现金折扣。鼓励他们提前收款,企业也能节省 89 万元资金成本,双赢的事儿。​

订单转移:把供应商 L 的订单量砍掉 40%,转移给信用评级高、账期更短(<90 天)的 A 级供应商。优化一下供应商结构,从源头上降低资金风险。​

3.问题 3:全员周转天数超标​

全员周转天数超标

(1)数据解读

统计采购员个人采购资金周转天数后发现,普遍都超标了。就拿吴二十二和陈十四来说,吴二十二的周转天数是 220 天,超标 267%;陈十四的周转天数是 150 天,超标 150%。深入调查才发现,付款流程平均得延迟 7 天,而且企业还没有有效的账龄预警机制,潜在风险根本发现不了,更别说处理了。

(2)解决方案

目标分解到人:把采购资金周转天数目标具体到每个采购员。像吴二十二现在周转天数是 220 天,给他定 Q4 目标≤180 天,达标了就减免 50% 罚金;陈十四当前周转天数 150 天,Q4 目标设为≤120 天,达标后开放战略供应商权限。用奖惩机制调动他们的积极性,提升工作效率。​

系统强制干预:在企业财务管理系统里设置超 90 天账龄订单自动推送三级预警机制。一旦有订单账龄超 90 天,预警信息就会依次推送给采购员、采购总监、CEO,保证风险能及时被处理。​

4.问题 4:王十八逾期天数高但周转尚可​

王十八逾期天数高但周转尚可​

(1)数据解读

王十八负责的采购业务,逾期天数达到 43 天,在所有采购员里排第二,但周转天数是 160 天,比吴二十二他们情况好一些。可以看出原来是有大额订单集中到期,单笔订单金额超过 500 万,一下子就把逾期天数拉长了。​

(2)解决方案

针对大额订单集中到期的问题,把 500 万以上的订单付款节点拆开,比如分 3 个月支付。这样就能缓解一次性付款的压力,降低逾期风险。​

5.问题 5:陈十四逾期款 236 万却同比改善​

陈十四逾期款 236 万却同比改善​

(1)数据解读

陈十四的逾期款金额是 236 万元,虽然超出警戒值 80%,但和去年同期相比下降了 12.54%,这是个难得的亮点。深入了解发现,他推行的 “电子票据系统” 起了大作用,审单效率直接提升了 3 天;同时,给他供应商谈判权,鼓励他优化账期,效果也很不错。​

(2)解决方案

把陈十四推行的 “电子票据系统” 在企业全员推广,提升整体审单效率;同时,也给其他采购员供应商谈判权,鼓励大家都积极和供应商沟通,优化账期,把逾期款金额降下来。

二、采购管理分析

那么如何解决逾期高发,企业资金低效的问题?采购管理分析通过实时追踪采购进度,可以预警应付周转天数与存货周转的差值,优化账款资金效能。

​​1. 应付账款管理与资金风险

应付账款管理与资金风险​​

(1)数据解读

2022年10月应付账款达1844.98万,同比增3.61%,且波动明显,1-10月峰值差超1000万。反映出大额订单付款时间集中,如季度末集中结算,导致资金链承压。

数据解读

(2)解决方案

​​①分拆付款节点​​:针对郑十一(逾期款285.7万)负责的供应商,将单笔大额付款拆分为按月支付,例如500万订单改为5期×100万/月。

​​②杠杆化账期优势​​:凭借172天应付账期(优于行业),向供应商提出“2%现金折扣换15天账期缩短”,预计年节省财务成本约20万。

​​2. 库存结构优化

(1)数据解读

数据解读

(2)解决方案

​​①钢材冻结采购​​:优先消耗库存,将420件钢材列入下月生产计划强制使用。

跨部门调剂:向闲置项目调拨至少100件,需3日内完成。

​​③铜线紧急补给​​:启用备选供应商B,原采购周期15天→7天,要求5日内交付80件。

​​3. 采购员绩效改善计划​​

(1)数据解读

采购员数据解读

(2)解决方案

①​​流程硬管控​​:郑十一负责的订单,强制启用​​付款双签制​​,需部门总监+财务总监同步审批;张三负责的订单,​​电子票据系统​​上线,缩减审单时间。

​​②绩效强挂钩​​:将​​存货周转天数​​纳入KPI,逾期款降幅达标者,释放少量预算额度作奖励。

三、结尾:采购付款分析怎么做?两步法教你盘活采购资金

在企业的采购管理中,及时有效的付款分析至关重要,它不仅关乎供应商关系,更直接影响公司的现金流。通过 FineBI 进行数据可视化分析,企业可以更加精准地把握采购付款的风险和机会,快速识别资金卡壳的症结所在。

如何运用 FineBI 实现采购付款分析?

  1. 自动化数据监控:FineBI 可以帮助企业自动生成采购付款分析报表,实时监控采购员的付款周转情况、账龄结构以及逾期款项。一旦发现资金滞留或逾期风险,系统会自动推送警报,帮助管理人员及时调整策略。
  2. 深度数据挖掘与可视化:通过 FineBI 强大的数据分析功能,企业可以对采购付款的各个维度进行细致分析,如逾期款项、供应商账龄、采购员周转天数等,全面了解资金流动情况。同时,FineBI 提供的可视化报表可以帮助决策者快速识别问题,并制定针对性的解决方案。

不再为采购付款难题头疼,FineBI 将为你提供最直观的数据支持和决策依据,帮助企业快速盘活采购资金,提升资金流动性,确保公司经营稳定。如果你也想体验如何通过数据分析解决采购付款难题,立即尝试 FineBI,助你实现采购管理的数字化转型!

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