4000字方法论:如何搭建一个完美的集团企业经营分析看板?

文 | 商业智能BI相关文章 阅读次数:423 次浏览
2024-03-27 15:52:30

导言

帆软专家智库由帆软旗下机构「帆软数据应用研究院」创立,邀请来自不同领域的技术、业务和管理专家,旨在将各行各业优秀的数字实战经验,借助帆软平台分享给更多的中国企业。

今年,我们将持续邀请企业及咨询机构的知名行业专家、高校学者等共话数字化转型。

本期我们邀请到碧生源控股有限公司数据负责人 北京数字认证架构师 刘涛老师分享搭建集团企业经营分析看板方法论。

碧生源控股有限公司数据负责人 北京数字认证架构师 刘涛老师

数字化转型时代,数据分析已经成为企业赋能经营决策的关键。为了做好经营管理,许多企业选择搭建经营分析看板来系统地监控和分析企业经营数据,辅助高效决策。

22财年的经营分析
22财年的经营分析
23财年的经营分析
23财年的经营分析
24财年的经营分析
24财年的经营分析

一、多业务场景如何进行数据统一管控

当集团需要进行统一管控时,通常会要求各个业务部门提供数据以供分析与决策。但收集上来的数据常常会在数据指标、数据说明以及数据范围等方面出现不统一的问题。

给大家举两个典型的例子:

例子一:

供应链部门从系统中下载月末最后一天的库存余量表,并未将调拨的数量过滤掉。财务部门从财务报表中下载当月结账后的月末余额表,这里面不包含调拨的单子。当领导看到两份表格后,就会发现两边的数据存在不一致的情况。但由于下面的业务人员不清楚两份报表的底层逻辑,也就无法让老板确定哪个数据是更值得信赖的。

例子二:

老板临时紧急要求看某个数据,由于要得特别急,下面的人因为没有确定好金额这个指标项到底是含税还是不含税这样一个问题,就导致给到高层的测算结果存在差异,最后导致高层和老板的决策方向出现了偏差,后续很可能又要重新开会进行决策。

因此,建立专门的数据部门对各种业务数据进行统一管控是十分必要的。数据部门需要深入到每一条业务线中,进行数据的提取和整合工作,最后梳理出关键指标项,搭建统一的经营数据看板。

二、如何搭建让业务认可集团企业经营分析看板

第一步:筛选人员并搭建团队

一般企业每个业务部门都会有做数据分析的人,可能是销支,也可能是财务BP。可以从他们之中筛选有一定的数据素养的人抽调到总部数据部门接受深入的培训和指导。

第二步:沟通需求,明确现有Excel报表数据范围和数据来源

《架构整洁之道》提到,距离用户越近的指标项的变化会越快并且来源越杂,而距离用户越远的指标项的变化会少,会更加稳定和通用性越强。因此,对于经营数据看板来说,需要挑选远离用户的指标项。

怎么理解这句话呢?下面用一个实际例子解释一下。

一般而言,各个业务板块都会存在诸如日报、月报这些用来计算KPI的报表。在这些报表中,业务负责人更多关注的是GMV、用户转化率、成交金额这些前端业务侧的指标项。但对集团管理者来说,GMV和用户转化率这两个指标项是明显不需要关注的,因此在集团企业经营分析看板里面就不需要呈现。而成交金额这个指标项则会经过财务核算后,作为主要收入呈现在经营报表中。这个指标项脱离了业务本身,具有独立的数据价值和数据说明。

第三步:指标项的整理、组合

参照上述案例,可以按照公司现有的Excel报表,详细列出所需指标项的范围文档,重新整理指标并构建起公司的指标库。然后,利用已构建的指标库,根据不同人员的需求开发多样化的报表。

这种通过把业务指标作为指标库搭建的底座,进而与业务部门磨合剩余指标项建立的做法,可以让各个业务部门更好地站在业财一体化的视角审视企业运营状态。

三、集团企业经营分析看板搭建核心问题的解决方案

在搭建经营数据看板的时候,共有两个核心问题需要解决。

问题一:如何动态获取当月实际成本?

这个问题换句话来讲,就是在供应链报表缺失的场景下,如何搭建起产品的单价体系?

一般而言,企业会在月末结算完成后,在财务模块中用全月平均单价的算法来确定各项成本。那么,在经营看板中,我们应该如何动态地获取当月实际成本数据呢?

首先,需要知道全月平均单价的计算方式:

全月平均单价=(月初成本+本月采购成本)/(月初库存量+本月采集入库量)

然后,可以参照如下思路获得动态单价:

动态单价计算思维导图

第一步,获取财务模块中的已结算历史单价表,也就是上图的“期末结存表-加工”。

第二步,获取当前最新月份产品采购入库的单价和数量,也就是上图的“最新成本价”。

第三步,由于历史单价表涉及多个法人体,而集团内存在内部交易的情况,这些非外部采购的法人体会出现结算价格,但由于系统并未对这类情况进行明确标记,因此需要用BI工具对数据进行加工,以区分不同供应商的标记,去掉干扰的法人体。另外,考虑到可能存在更换法人体的情况,还需要建立一个底表按月进行更新,也就是上图的“成本-多供应商-最终”。如果是当月多个供应商场景,可以考虑用平均单价算法来计算价格。

第四步,由于历史单价仅在当月价格发生变化时才会产生,所以需要计算单品的每个月的最近月份的有效价格,并将其填充至每个月的价格中去,也就是上图的“基础表-单价-有效月”。

把当前月单价转化为有效月单价的计算公式:

IF(${单价_处理}>0,${单价_处理},DEF(MIN_AGG(${单价_处理}),[${物料编码},${月份}],[${物料编码}=EARLIER(${物料编码}),${月份}=EARLIER(${有效月份})]))

问题二:如何明确费用归属字段?

目前经营面板总共使用了30个费用来源单据,分布在3个不同系统中。不同数据表的字段命名并没有统一,还存在基础数据集不同的问题,要如何解决呢?这里提供两种方案。

方案一:饿汉模式

💡通过新增统一的底层填报Mapping表(规则数据)对所有数据表进行打标操作,从而把全量基础数据进到映射表中,确保所有单据不会遗漏。

需要明确的一点是,业务系统是不会存储历史基础数据(一般是元数据)的,因此,这部分数据需要在数仓层面进行留存,以满足后续报表的需要。

企业的组织架构时常随着业务变化发生调整,调整周期一般为一年(自然年或者是财年),业务系统所对应的组织架构编号和名称也会跟着改变,相对应的经营单元也会随之改变。由于经营单元属于虚拟节点而非现实单元,这部分就要放在BI或者是数仓里面进行存储管理。

另外,要把业务需求与管理需求进行明确区分,以便更清晰地分组管理需求。

下面用一个例子展示一下具体实现方式:

首先,定义一个部门映射表。

部门映射表
  • T3、T2、T1为虚拟管理节点,是管理需求,不会被记录在任何业务系统中。
  • 部门编号及名称直接关联业务系统的编号及名称。由于企业已经实现EAS系统和OA系统的打通,所以主数据以EAS系统为主导。如果企业还未打通多系统,则可以建立集多个系统部门信息于一体的宽表进行管理。
  • 年月为组织调整和历史数据沉淀的时间影响因子。
部门映射表

然后把这个数据表作为底层核心,用FineReport做成可编辑修改的的报表形式,按照业务方发送修改信息、数据分析人员统一修改的模式,确保不同报表的数据指标中组织框架的一致性。

用FineReport做成可编辑修改的的报表形式

🚩优缺点总结

  • 优点:降低数据变动引起的数据分析人员的错误排查成本,解放底层数据管理工作的人力。
  • 缺点:采用这种方式的企业需要具备一定的数据治理经验,报表要有一定的稳定性和覆盖率,如果是才开始搭建BI报表,则不建议采用。

方案二:懒汉模式

💡懒汉模式,直接在BI层面根据每个数据表建立基础字段加工,由底层IT人员进行维护。

在公司初步开展BI项目的阶段,数据抽取和字段映射并没有那么稳定,这个时候直接从数据仓库进行抽取的成本颇高。为了项目的快速落地和业务的快速体验,可以采用以Excel为基础的开发模式,也就是把Excel的基础报表作为数据源。

站在业务人员的角度,学习并掌握新工具是有难度且要耗费很多精力的。站在IT的角度,搭建一个数仓的成本也很高。因此,公司在早期人员较少的情况下,基于Excel表格开发的方式更容易被接受。 

基于Excel表格的开发方式

🚩优缺点总结

  • 优点:落地成本低,跟Excel的处理模式更相近,业务的使用度和接受度会很高,人员投入更少。
  • 缺点:当业务系统出现的变化时候,需要修改的地方更为零散。并且第一次初始化时候,是根据业务单据有的部门才会进行划分,新的就需要等待新的单据产生后,才能进行划分,并且后续需要持续的进行完善和重构等工作。

四、集团企业经营分析看板的可持续性

1数据的时效性

数据的价值随时间递减,并且业务一般也会在一年内进行调整和重构,所以需要按年(自然年或者是财年)对经营看板进行大版本的更新调整。为避免数据量的过大和数据复杂度的过高,数据报表会随着大版本的更新,进行静态化数据的留档和归档行为。

新版本的报表将会根据最新规则和模式进行调整,从源头开始调整数据抽取的规则,减少单表大数据的场景,提高用户体验和最新数据的价值。让业务能专注当下的数据。

2数据的可复用性

根据已经做好的数据集,可以通过复制平移到新报表中继续使用的方式,减少2次搭建的成本,让用户快速看到新的报表。另外,还要通过已有的数据资产去思考新的指标项和去掉已经过时的指标项。

四、结语

企业在数字化转型过程中,总面临许多业务挑战,只有采用合适的行业解决方案,才能从根源上事半功倍地助力企业降本提效。帆软软件深耕数字化行业,能够基于强大的底层数据仓库与数据集成技术,为企业梳理指标体系,建立全面、便捷、直观的经营、财务、绩效、风险和监管一体化的报表系统数据分析平台,并为各业务部门人员及领导提供PC端、移动端等可视化大屏查看方式,有效提高工作效率与需求响应速度。

若您对本文探讨的企业经营分析的相关内容感兴趣,可以点击下方图片👇,直接获得帆软为您量身打造的解决方案咨询、免费产品与Demo试用和同行业标杆案例参考。

帆软智能财务解决方案: https://www.fanruan.com/solutions/epm

产品体验

相关内容

目录
立即咨询 立即咨询

商务咨询

在线咨询
专业顾问帮您解答问题

电话咨询

技术问题

投诉入口

微信咨询

返回顶部