专家经验 | 6000字详解企业如何结合BI开展经营分析工作?

文 | 商业智能BI相关文章 阅读次数:530 次浏览
2023-11-14 17:40:40

帆软专家智库由帆软旗下机构「帆软数据应用研究院」创立,邀请来自不同领域的技术、业务和管理专家,旨在将各行各业优秀的数字实战经验,借助帆软平台分享给更多的中国企业。

今年,我们将持续邀请企业及咨询机构的知名行业专家、高校学者等共话数字化转型。

本期我们邀请到资深财务经营分析专家——帅杰老师为大家分享他从业多年总结出的企业经营分析相关的经验。

企业经营分析,全面预算管理,掌握BI工具

一、经营分析的“度”

经营分析是对关键指标的展示,并通过相关理论、市场行业经验对其变化、趋势、预测进行分析后阐明的观点,因此经营分析最终要呈现出结论。

二、经营分析的架构

广义上来说,经营分析是对商业行为的复盘,评价商业行为的关键是经济或财务指标,因此可以理解为经营分析是财务分析的延伸。同时经营意味着管理,对内部管能力的分析也是至关重要的。商业行为受市场环境影响,对市场环境的判断和企业的战略选择会直接影响到经营等各个方面。

因此,经营分析主要包括三大内容:财务指标类的分析、内部管理及能力分析、市场环境及竞争的分析。除了市场分析以外,均可以通过BI的建模来实现,而市场分析可以通过AI来进行信息的收集和处理。目前基本实现了“左手AI,右手BI”的愿景。

下图为笔者用FineBI工具实现经营分析模块之一的FP&A-项目督导管理平台与财务分析,该作品荣获2023BI数据分析大赛的最具业务价值奖。具体分析如何实现,笔者后文会进行详细介绍。

企业经营分析,全面预算管理,掌握BI工具

这里顺便介绍一下平衡记分卡(BSC),BSC是一种绩效管理的工具,根据企业组织的战略要求而精心设计的KPI体系。通过从财务、客户、内部运营、学习与成长四个角度出发,将企业战略目标逐层分解转化为各种具体的相互平衡的绩效考核指标,并对这些指标的实现状况进行不同时段的考核,从而为企业战略目标的完成建立起可靠的执行基础。

BSC的设计目的就是要建立“实现战略制导”的绩效管理系统,从而保证企业战略得到有效的执行。BSC的四个维度在另一个角度也涵盖了企业经营分析的主要方面,其对应关系见上图。

三、经营分析的内容

1. 财务指标类的分析

1)什么是财务分析?需要做哪些财务分析才有价值?

根据财务报表编制基础,分析报表项目和彼此的比率关系就是最简单的财务分析,比如营业收入、毛利率、费用率、资产负债率、ROIC、ROE。财务分析是反映历史和当下经营状况的工具,但只通过上述KPI来评价经营状况是很单薄的,由此延伸了比如预算(Budget)和财务BP作为财务分析的有效抓手。

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2)全面预算(Comprehensive Budget)

预算这个概念是财务往业务靠近的一个抓手,预算数据和报表本身就是虚构数,其功能体现在“预实分析”中,有一点像同比环比,都是一个百分比数值。比如今年计划完成12万的收入,每月1万元,实际本月收入为0.8万,则本月完成率为80%,这就是最简单的预实分析,这个80%就是可以评价业务达成的一个KPI。由此延伸了比如滚动预算、零基预算、增量预算的概念,在实际工作中如何运用是十分灵活的,匹配当期、累计、测算的多种结果采用不同的预算管理方式。

九月收入达成率=九月实际收入/九月预算收入

当下收入达成率=Σ1-9月实际收入/Σ1-9月预算收入

由于存在费用和成本的预算,因此实际中可能会利用到滚动预算的概念去调整全年预算。

以上举例的是一个简单的收入预算,由此可以延伸到成本、费用的预算,根据财务报表编制基础可以实现总预算(又叫财务预算),形成预算财务报表(由预算总账编制的财务报表)和实际财务报表的比率分析。到此为止,预算实现了一个基期制定、定期分析的功能,但对于业务辅助来说依旧有限,如果能够通过调整来实现测算功能(模拟)那么对于辅助业务达成是极具意义和指导性的,由此产生了Planning Tools,通过对收入、成本的匹配和调整,最终可以实现总预算层面的“达成分析”和“敏感性分析”,如果再结合“帕累托分析(Pareto Analysis)”,就可以重点锁定项目产品,开展督导工作。

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3)财务BP(Financial Business Partner)

财务BP的兴起笔者认为是由于很多企业不具备财务分析的意义,可能是业务非常简单没有必要利用会计核算和报表编制,又或者是报表结构极其简单,还可能是没有足够的资源去实现全面预算管理,对于这些企业来说,财务分析过于框架和空虚。因此,财务BP准确来说是业务层面的分析,甚至可以没有财务类的指标(也可以理解为不以货币为计量单位:数值字段),但是这类分析对于业务本身而言又是很有意义的。

举个例子:中小规模的餐饮企业其实没有必要利用会计核算去构建财务报表做分析。但是餐饮又是一个很复杂的“制造型企业”,有采购(买菜)、库房管理(分类储藏)、生产加工(炒菜做菜)、销售(订单管理)、营销管理(CRM),因此“本量利分析”在这里体现的淋漓尽致,甚至Excel很难满足分析需要,不少财务人对这个行业很苦恼。

对于当下“预制菜”、“冷库供应链管理”、“中央厨房”的出现,成本中心和管理是必要的,财务BP在这里的作用非常重要,甚至超过了全面预算管理;而“储值充值”、“连锁门店”、“折扣返利”等诸多营销层面的“骚操作”对于收入测算、盈亏平衡测算、运营管理提出了很高的要求,而大部分财务人员难以胜任“业务变革”带来的新需求。

归根到底是财务人员缺少有效的工具去解决复杂报表的逻辑关系,因此越来越多的企业对于企业经营分析的要求越来越复合化,即懂财务、懂业务、懂数据分析。

2. 内部管理及能力分析

内部管理及能力分析主要围绕着工作开展情况进行的。企业在经营过程中有很多无法量化的指标,有很多重要的工作需要进行管理,类似于项目管理,作为管理者需要了解各类工作或者项目进展情况,因此,我们需要建立台账,并构建工作项目清单,通过收集统计工作完成情况分析评价工作完成质量。

这部分工作其实跟绩效考核关系密切,BSC设计的初衷是把战略目标分解用以绩效考核,因此我们可以按照这个思路将战略目标不断分解成具体工作,对于每个工作匹配相关的部门、分数、建立进度管理模块。这部分的难点在于一个工作分解(参考WBS和RACI)和绩效考核分数设计(权重和维度的组合)。最终分析的结果是以各部门重点工作的评分、进度、效率进行展示分析。

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3. 市场环境及竞争的分析

市场环境分析主要通过PEST分析实现,该分析是一种宏观环境的分析方法,主要用于企业外部环境分析。

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在进行PEST分析时,企业可以根据自身特点和经营需要,对不同行业和企业进行具体分析。PEST分析中的因素往往是不可控的,企业在宏观环境中受到这些因素的影响,即而形成战略措施和应对方法,从而提升市场竞争力。

对于市场竞争能力和竞争格局的分析,一般是通过“波特五力模型”实现。该模型是由哈佛大学教授迈克尔·波特在1980年提出的一种分析企业竞争环境的工具,它包含了五个关键因素。

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通过对这五个因素的分析,企业可以更好地了解市场竞争环境,制定更加有效的营销策略和业务计划。各类型的分析工具彼此之间是有联系的,不是独立不相关的,比如在PEST分析中的社会因素分析跟“波特五力模型”具有一定的相似度和联系。

经营分析的结果是以企业经营分析报告的形式呈现,需要输出结论和建议。对于这种策略性质的分析可以通过SWOT分析实现。SWOT分析是一种内外部分析,跟PEST分析很相似,都由4个因素构成,但使用方法却不同,原因在于内部外因素结合能够形成4种策略:SO、ST、WO、WT。

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对于大部分简单的报告,SWOT运用到此呈现出一个现状即可,但对于专业从事战略分析相关工作的人来说,可以通过SWOT输出策略。

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以上简单介绍了一下SO策略,由于每一条优势和机会都可能组合形成相关策略,因此SWOT常常会做成一个大大的矩阵。最终通过梳理每一条策略,筛选优化后形成最终的策略。

最后,关于这方面的工具其实还有很多,比如STP和4P营销策略,想要系统学习这方面知识可以通过学习公司战略管理实现,如果有精力可以去学CPA(注册会计师)的战略科目,或者多阅读行研报告、宏观政策解析和理论文献综述。由于目前管理学体系已经相对健全,通过很多学者的研究,学术上对于很多概念也已达成共识,所以一定要系统的学习基础知识,笔者不建议自学和杂学以及研究所谓的专家分享。

四、经营分析的实现

1. 经营分析实现的难点

经营分析工作如何有效地开展一直是一个“难题”。原因主要围绕以下四点:

1)数据方面:

没有有效的数据,或者数据质量不高。数据是在经营过程中建立台账而形成的,如果没有建立这方面的管理制度,就没有有效的数据。之所以财务往往会承担起企业经营分析的工作,是因为财务的数据相对容易获取,且有一定的数据质量,但仅从财务数据难以分析整个企业的经营情况。

2)缺少分析体系:

分析什么和呈现什么很重要,数据能够分析的角度是有限的,即使构建复杂报表也需要满足数据收集、数据质量和业务实际需要。这也是大部分企业的经营分析局限于财务分析,还是非常基础的财务分析——收入、费用情况、利润,难以涉及预算、测算、成本。很多分析由于数据量和难度很大而无法开展,已开展的分析脱离业务没有分析的意义。

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3)缺少分析工具:

Excel是非常好的工具,基本能够胜任绝大部分数据分析的工作,尤其是在掌握了Query和数据透视之后。但是在构建复杂报表关系上,Excel存在很大短板。随着分析需求越来越贴近现实工作,涉及到的报表越来越复杂,用Excel实现起来就越发困难。虽然可以借助Excel中的Pivot,但财务人员掌握了Pivot后完全可以脱离Excel使用BI工具来实现分析。

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而目前大部分从业者和财务人员都深陷Excel各类“管理报表”的设计以及函数的学习,笔者认为其实这些都过于局限了,函数和管理报表设计是最没有必要学习的东西。

笔者建议相关人员先学习数据分析的思路和逻辑,掌握类似于Query这类ETL工具,搞清楚Pivot和关系型数据库的原理,之后再掌握一个BI工具(掌握BI工具的核心函数语言,比如FineBI的DEF),利用BI工具经历几个项目的洗礼后即可大成。

4)缺少复合知识:

其实不难看出,能够完全掌握比如FineBI这类BI工具的人已经非常难得,精通这类BI工具各个模块和实施的人往往也是有专业背景。这类人技术能力非常强,但往往缺少管理学理论知识。反之一名精通财务分析的人可能缺少工具,空有想法和理论,自己却无法实践,无法从实践中得出真知,给外人看来就是“不落地”。如何去克服的关键在于不断的学习和实践,跨专业学习是痛苦的也是必然的,复合背景是每位财务管理者、经营分析者所必备的

2. 经营分析工作的开展

1)FP&A工作

根据FP&A的职能开展工作,其中包括财务分析、预实分析、财务预测、战略与市场分析,业务(产品、项目)管理、成本分析、管理报告。我们可以围绕全面预算(Comprehensive Budget)开展上述财务分析、预实分析、财务预测的工作。

全面预算管理笔者习惯叫做CBM,是FP&A的核心之一。但国内真正实现全面预算管理的企业不多,原因在于实现的难度较高,相关的系统造价不低,相关的人才稀缺。大部分企业对于预算管理实现的方式依旧定留在Excel阶段,原因在于国内ERP系统关注的重点是流程审批,其EPM功能略显单薄,而国外例如SAP和Oracle的BPC、Hyperion、Jedox这类Planning Tools和BI工具的成本不低(使用成本、学习成本、人才成本),导致全面预算对于大部分财务人员而言只是一个概念,而需要数据库、计算机背景的要求让很多人望而却步。但全面预算并不是脱离BI、EPM就不能做,只是脱离就要面临巨大的数据量的清洗、计算,过于费时费力。

利用BI工具开展全面预算管理工作是个不错的选择。首先我们需要获取财务部门提供的总账报表。不同的ERP系统导出的总账报表是有差异的,但是我们可以从总账报表中得到财务报表获取不到的信息,比如部门、二三级科目等等。通过Query进行数据整理,形成能够为我们所用的总账数据。

构建全面预算的管理报表,由各部门负责填写,也可以根据历史总账透视形成费用预算。如果是一个稳定增长的企业,可以考虑乘以一个系数等比例放大。无论如何,预算报表需要通过各个部门审议敲定,通过Query逆透视构建数据报表,由此就有了真实的财务数据和预算数据。

接下来需要构建数据关系,通过“维度表”搭建数据模型,需要用到的维度表包括:部门表、DAX或者其他方式形成的日期表、会计科目表、预算科目表、报表项目划分表(经营资产、金融负债…)、收入划分表(构建会计收入与业务的关系)等等。

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然后就可以开展相关分析工作:
(1)财务分析:财务总账经过透视可以获得财务报表,需要注意借贷方向(具体需要根据不同ERP系统导出的数据考虑),通过度量值去存储财务报表,因为后续计算需要该度量值。

(2)预实分析:通过日期表、会计科目表、预算科目表、部门表去实现,通过Calculate、DEF+IN函数实现过滤筛选。

(3)Planning Tools:需要构建业务与收入的关系,通过业务层面的过滤选择去影响收入,这部分是实现难度最大的一块,一般来说可以通过新建度量值来实现。

(4)敏感性分析:首先要构建财务预算和Planning Tools,通过Planning Tools形成的测算数据+事实财务数据形成的报表层面数据与预算财务报表对比。

比如要测算10月增量项目对于营业净利润率的影响系数,其公式为:

OPM9=Σ(9月NI)/Σ(9月营业收入)

OPM10=(Σ(9月NI)+10月NI)/(Σ(9月营业收入)+10月营业收入)

敏感系数=(OPM10- OPM9)/ 10月营业收入(当期)

数学上看似复杂(其实也不复杂),但通过一步一步构建度量值,思路就会逐渐清晰。

总而言之,通过以上工作,即可实现较为全面的财务分析工作。

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2)内部管理及能力分析
这部分的数据建模相对简单,在数据层面的难点是如何有效获取最近进度和工作编码,具体方式可以是通过周报、日报获取项目工作的最新进展。为保证数据的对应关系,需要对部门、工作进行有效编码,整体编码工作通过Query实现是可行的。

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3)经营分析的呈现——经营分析报告

企业经营分析报告一般由五部分组成,分别为:问题回顾、经营指标分析、管理能力分析、市场环境分析、管理建议。

问题回顾:反应上期或本年问题有没有得到有效解决。

经营指标分析:主要围绕PF&A开展全面预算,对指标执行情况、Planning Tools测算、敏感分析进行展示。

管理能力分析:针对战略目标的分解、工作内容、进度的描述分析。

市场环境分析:宏观环境分析、竞争布局分析、SWOT。

管理建议:分析问题阐明观点。

3. 结合BI进行经营分析

至于如何结合BI进行经营分析,笔者以经营分析中的FP&A-项目督导管理平台与财务分析为例,跟大家进行分享,其中使用的BI工具为FineBI。

1)储备项目战略布局看板

该模块主要实现了项目业务的统计分析和战略布局展示。

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2)项目督导看板

项目督导看板对于项目督导和全面预算整体工作而言十分重要,这部分的核心是清单台账、周报台账、最新周报三者的关系,以周报的更新替代清单的更新,清单只维系项目基础信息,周报维系项目进度信息。具体包含字段筛选与督导项目统计分析、项目总体看板TAB、项目概况分析看板TAB、最新项目概况、历史项目概况、项目进度甘特图。

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3)FP&A

这部分是整个分析的重中之重,完成难度极大,涉及了大量的财务知识、函数财务分析的底层逻辑,建议读者查看完整分析了解完整内容。具体模块包括字段筛选、资产负债表指标分析TAB、利润表指标分析TAB、管理用财务报表体系TAB。

资产负债表指标分析TAB包括资产分析、重大资产分析、应收账款&合同资产分析、负债分析、营运资本分析、资产负债率分析、长期资本负债率分析、权益乘数分析。

管理用财务报表体系TAB包括应收账款周转、合同资产周转、管理用资产负债表、管理用利润表、杜邦分析、管理用杜邦分析体系。

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五、结语

企业在数字化转型过程中,总会不可避免地面临许多业务挑战。只有采用合适的行业解决方案,才能从根源上事半功倍地助力企业降本提效。帆软软件深耕数字行业,能够基于强大的底层数据仓库与数据集成技术,为企业梳理指标体系,建立全面、便捷、直观的经营、财务、绩效、风险和监管一体化的报表系统数据分析平台,并为各业务部门人员及领导提供PC端、移动端等可视化大屏查看方式,有效提高工作效率与需求响应速度。

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