报表开发者必看:避开这6个误区,报表才能好看又实用!

文 | 商业智能BI相关文章 阅读次数:1,024 次浏览
2023-03-14 15:00:23

你是否还在为这些问题苦恼?

报表设计得很完美,内容很全面,功能很强大,但是业务就是用不起来?

明明完全按照业务要求做的模板,但是最后还是满足不了他们的需求?

指标都很全面,但业务说我的报表没有价值?

如果你遇到以上问题,那你可能走入了报表设计的一些误区:

1报表设计常见误区

1、内容丰富、重点不突出

你是否认为展现的内容越多,报表的价值就越高?但是事实并非如此。这样一张复杂的报表,用户的着眼点在哪里呢?哪里才是你想表的的核心内容数据呢?

所以我们要坚持一个原则,那就是用户最需要的东西放在最显眼的位置,并且进行突出显示。在有必要的情况下,可以把解决一个问题的报表拆成多张报表。

2、只有数据、没有指标

报表不是简单的数据罗列,没有对比就没有指标。访问量多少是高了,多少是低了。单一个数据并没有多大价值,衍生指标往往会产生意想不到的效果,比如同比、环比、占比等衍生指标。

3、指标合理、维度有问题

在做报表的过程中,有一部分指标单从指标的合理性角度看是没有问题的,但是结合业务逻辑就会发现有些不合理。

比如某产品销量的日趋图,该产品每日的销量波动变化可能很大,一年的趋势可能波动特别严重,所以看不出什么变化,我们更应该采取月趋势或者周趋势来观察这类指标。

4、不同表同指标结果数据互相矛盾

随着报表数量的不断增加,很多指标会关联交叉,有时就会出现同一个指标在不同地方值不相同,或者出现逻辑矛盾的情况。这就需要我们加强报表的完备性监控和缺失值处理,统一指标规则、统一出处从而减少出错概率。构建数据中间层,实现指标复用。

5、把报表做成了一个查询系统

可能我们做的报表数据很全面,报表的使用者想要什么数据都可以自己查到。这个时候你可能暗自窃喜,看我做的报表功能多强大,但实际情况是我们并没有把报表做完善,还存在很大的分析空间,业务人员拿到数据以后还要继续做二次分析。

6、按照要求做,却不能满足需求

业务自己提到的要求不能满足实际需求其实是常有的事情,具体表现在报表开发人员完全按照他的要求做了,但是最终还是没有人用。

一部分原因是业务所提的要求是他想象出来的,提的不是具体需求,而是大致方案。所以我们要从一开始就去挖掘他的原始需求,根据他提的方案去评估是否能满足原始需求。“有时候他想要的可能并不是一匹好马,而是更快的到达远方。”

具体,我们可以使用5W分析法来深入了解业务的报表需求。

报表设计,报表的使用者,核心内容数据

2报表设计的特点

报表只是一种降本增效的手段,只有报表的使用者觉得真正的有价值才会愿意使用,所以报表开发应该更多地贴近实际业务场景,不能只停留在数据层面的展示。要根据不同的使用人员来进行不同侧重点的报表设计。

报表设计,报表的使用者,核心内容数据

做报表的时候一定要目标明确,就是说要明确报表的未来使用者能了解到哪些信息,能通过这一个图发现哪些问题。只有目标明确才能选择出最合理的指标。

然后报表制作还要把握重点突出。要把重点信息用特殊颜色预警标记,切记不要通篇花花绿绿,哪里都是重点,信息干扰太多反而会淹没了重点的内容。

说了这么多,那报表设计到底应该从哪些具体维度注意尽可能做到尽善尽美呢?

1、指标字段

在选择字段的时候应该充分理解使用者的需求,也就是上文中提到的”Why“,就拿门店销售日报举例,目的是统计了解门店的日销售情况,对应的“What”就是比较明了的,报表的使用者关心哪些指标呢?

最核心关注的一定是销售额和销量,但是如果只放销售额和销量两个指标真的能让门店管理者知道今日的销售情况到底是好是坏吗?答案显然是不能。

报表设计,报表的使用者,核心内容数据

还会涉及到“今日的预计销售额是多少?实际销售额是多少?完成了目标还是没有完成,没有完成的话目标达成率是多少呢?”这些问题。

报表设计,报表的使用者,核心内容数据

继续从品类维度进行分析,门店销售的这些产品,分别的销售额和销量是多少呢?

报表设计,报表的使用者,核心内容数据

此外,门店管理者还要掌握每一个员工的情况,每一个员工的销量是多少?销售额是多少?分给每一个员工的业绩指标他达成了多少?同比是进步了还是退步了?

当你展现的核心内容数据都确定了,模板该怎么设计你就胸有成竹了。

2. 用户友好

1)筛选条件

筛选条件是使用者能够准确查找到自己想要信息的重要手段,一般都来源于报表的重要字段,但并非所有的字段都适合做成筛选条件。在这个过程中,需要仔细思考哪些筛选条件是有用的,哪些筛选条件并没有太大意义。

报表设计,报表的使用者,核心内容数据

2)导出方便

筛选到了自己想要的数据后,有报表的使用者还需要导出报表,进行后续业务上的使用。因此,在设计报表时,需要考虑报表的下载方式。

3)报表权限

报表是公司核心内容数据的汇总和展示,不是所有的数据都可以随便让所有人查看,因此,报表的权限设置也就变得很重要。在开始的报表设计中就需要确定好,系统里面的哪些角色和职位可以看到这张报表。

4)报表性能

如果你辛辛苦苦设计好的报表上线了,但预览一张报表却需要五分钟,你是报表的使用者你的心态如何,那一定是十分令人绝望。

影响报表显示性能的因素有很多,其中大数据量是很头疼的一环,可以使用新计算引擎通过异步取数来缓解大数据的压力。

从数据实时性上来说,如果不是实时性特别高的数据,还可以使用抽数缓存解决部分模板的性能问题。

5)数据推送

如果报表是需要定期生成、定期发布的,不得不定期做重复的事情,或者说当报表里面的某一组数值到达一定标准需要通知特定的人时,定时调度就是人间福音。

3如何推动报表的使用

报表最终应用的效果如何不止依赖于初始的报表制作,监控到位也是十分重要的。做好报表的管理监控可以在第一时间内就发现报表运行过程中存在的问题,及时跟进解决以保证使用者的良好体验。

用户使用情况监控可以让我们对报表的真实使用情况更加了解,发现应用和预期的差距,对比不足,及时改进。

此外,我们需要在报表上线一段时间后去回访使用者,主动询问当前报表的使用感受,修改不足或挖掘新的需求。

很多时候,业务人员不能凭空的想象出报表需求是很正常的,但在他们看到报表以后,或者使用一段时间后,就会有一些进一步的想法,我们要做的就是逐渐摸索他们的使用习惯,不断丰富内容需求。

比如,目前主流的软件——finereport,它小到填报、查询、部署、集成,大到可视化大屏、dashboard驾驶舱,应有尽有,功能很强大。最重要的是,因为这个工具,整个公司的数据架构都可以变得规范,下一步就是构建企业的大数据平台了。而且它是java编写的,支持二次开发,类Excel的设计器,无论是IT还是业务,上手都很简单:编辑sql优化、数据集复用简直都是小case,大大降低了报表开发的门槛。在企业中被关注最多的数据安全方面,FineReport支持多人同时开发同一套报表,并通过模板加锁功能防止编辑冲突;通过数据分析权限控制,保障数据安全。

报表设计,报表的使用者,核心内容数据

报表产品更多介绍: www.finereport.com

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