BI项目规划第三讲：制定完善的BI项目管理方案，BI落地就成功了一半！

进入BI项目开发与管理阶段，企业要做的就是对照项目规划和蓝图方案，开发出BI平台、系统或应用，并且以各种项目管理手段保障项目开发能够稳步、有序进行，从而减小风险，顺利结项。BI项目管理方案是实现数据驱动决策和优化业务流程的基石，它对于提高项目成功率、实现组织目标和提升整体业务性能至关重要。

在上一篇文章中，我们对BI项目规划中的项目实施方案制定方法进行了详细的解读，项目实施方案中应包括 3 项主要内容，即项目计划、蓝图方案和项目管理方法，但由于篇幅的限制对项目管理方法只进行了简单的介绍，并未深入探讨项目管理方案制定的细节。

上篇文章指路👉《BI项目规划第二讲：BI项目实施方案这样设计就够了！》

项目管理方案的重要性不容忽视，特别是在商业智能BI项目中，它对确保项目成功、达成目标以及提升业务性能有着至关重要的作用。

项目开发与管理的细节因企业而异，因此本文将对几个常规要点展开介绍，包括项目风险管理、需求变更管理、项目时间管理、资源规划管理、项目质量管理及项目验收管理等。

一、项目风险管理

任何项目都存在不确定性，因此尽管有完美的规划做指导，但也不可不考虑不确定性带来的风险。对风险的管理以事前管理和事中管理为佳。做项目规划时准确预测风险，实施项目时有效管控风险，都能够最大限度地避开风险或减小损失，保障项目最终落地。就BI项目而言，风险一般存在于管理、需求、数据质量、原型、硬件环境等方面。下表描述了相应的规避措施。

二、需求变更管理

BI项目需求与项目风险类似，前期做的需求分析再完善，受到众多不确定因素的影响，项目需求也很难保证一成不变，因此项目实施过程中经常会遇到需求突然变更的情况。既然需求的变更不可避免，应对的关键就在于对变更进行更有效的控制，若控制不当会对整个项目的进度、成本、质量等产生较大影响。

需求变更管理同样要求项目团队事先做好规划，避免需求变更时没有完善的应对方案而影响项目整体的进度和质量。在发生需求变更时应及时做好管控。

通常情况下，需求变更要经过变更申请→变更评估→决策→回复等 4 个步骤，若变更申请通过则需要增加实施变更和验证变更这两个步骤。

• 变更申请：任何利益相关者或项目团队成员若认为有必要对项目需求进行变更，必须首先提出正式的变更申请。申请应详细描述变更的原因、预期效果以及对项目可能产生的影响。
• 变更评估：项目团队或专门的变更评估小组对提出的变更请求进行评估。这包括评估变更对项目时间表、成本、资源、风险和质量的潜在影响。
• 决策：变更控制委员会（CCB）或项目管理层根据评估结果，决定是否批准变更请求。决策应基于变更的可行性、对项目目标的影响以及整体项目战略。
• 回复：无论变更请求是否被批准，都应将决策结果及时通知给变更请求者和所有相关利益相关者。对于未获批准的变更，应提供明确的拒绝理由。
• 实施变更（若变更申请通过）：对于批准的变更，项目团队必须更新项目计划，包括调整时间线、资源分配和预算。然后，执行必要的工作来实施变更，这可能包括修改设计、开发、测试等。
• 验证变更（若变更申请通过）：实施变更后，进行必要的测试和审查以验证变更是否正确实施，并且达到预期效果。这可能包括回归测试、用户验收测试等。
• 文档更新：根据变更内容更新相关的项目文档，如需求规格说明书、设计文档、操作手册等，确保文档反映最新的项目状态。

需要注意的是，变更需求时一定要先申请再评估。对于发生变更的需求，首先需要识别其是否在既定的项目范围之内。如果变更在项目范围之内，项目团队应评估变更所造成的影响，并将信息传达给受影响的各方人员，然后再根据影响程度决定是否变更。若确定变更，就制订相应的应对措施，解决变更的需求。如果变更在项目范围之外，项目团队就需要与用户进行沟通和谈判，讨论是否增加费用或放弃变更。

三、项目时间管理

BI项目时间管理是确保项目按时完成的关键组成部分，它涉及到对项目活动、里程碑和最终交付日期的规划、监控和控制。以下是BI项目时间管理的几个关键步骤：

• 任务规划：这是时间管理的起点，需要将整个项目分解成一系列更小的、可管理的任务单元。每个任务单元都应有明确的开始和结束时间，以及完成该任务所需的具体步骤。任务规划的目的是创建一个清晰的工作流程，使项目团队能够有序地推进项目。
• 资源分配：在任务规划的基础上，进行资源分配，确保每个任务都有足够的人力、物力和财力支持。这包括对团队成员的技能和可用性进行评估，以及对所需材料和设备的预估。
• 时间表制定：利用专业工具，如甘特图，来创建项目的时间表。甘特图通过条形图的形式展示任务的开始和结束时间，帮助项目管理者和团队成员可视化整个项目的时间线，以及各个任务之间的依赖关系。
• 关键路径分析：这是项目管理中的一个技术，用于识别项目中的关键任务序列，即那些没有弹性、直接影响项目完成日期的任务。关键路径的确定有助于管理者集中精力和资源，优先处理这些任务。
• 风险管理：在项目规划阶段，识别可能影响项目时间表的潜在风险，并为这些风险制定应对策略。这包括制定备用计划，以防原计划因意外情况而受阻。
• 进度监控：项目启动后，定期监控项目的实际进度，并与原计划进行比较。这有助于及时发现偏差，采取纠正措施，确保项目按计划进行。
• 变更控制：在项目执行过程中，可能会遇到需求变更的情况。变更控制流程确保任何变更都经过适当的评估，包括对时间表、成本和资源的影响，并在必要时进行调整。

通过这些全面细致的步骤，BI项目的时间管理可以变得更加高效和有效。这不仅有助于确保项目按时交付，还能提高团队的工作效率，增强利益相关者的信心，最终实现项目的成功。

四、资源规划管理

资源规划管理是确保项目成功的关键组成部分。资源规划管理涉及到对项目所需的人力、物力、财力和技术资源进行识别、分配和优化，以支持项目目标的实现。以下是资源规划管理的详细介绍：

1. 资源识别

• 人力：确定项目所需的各种角色和技能，如数据分析师、数据库管理员、报告开发人员等。
• 物力：识别所需的物理设备，如服务器、存储设备、网络设备等。
• 财力：预算规划，包括直接成本（如硬件、软件、人力成本）和间接成本（如管理费用、培训费用）。
• 技术：评估所需的软件工具和技术平台，如数据仓库、ETL工具、分析和报告工具等。

2. 资源需求分析

• 任务分析：根据项目任务分解结构（WBS），确定每项任务所需的资源类型和数量。
• 时间分析：评估不同任务的持续时间，以及资源在时间上的分配。

3. 资源分配

• 人员分配：根据项目需求和团队成员的技能，将人员分配到合适的任务上。
• 设备和工具分配：确保每项任务都能获得所需的设备和工具支持。
• 财务分配：合理分配预算，确保项目在财务上的可行性。

4. 资源优化

• 平衡分配：在资源有限的情况下，优先分配关键任务和关键路径上的资源。
• 资源共享：在不同项目或任务之间共享资源，以提高资源利用率。
• 外包：考虑将某些任务或服务外包给第三方，以弥补内部资源的不足。

5. 资源调整

• 灵活调整：根据项目进展和外部环境的变化，灵活调整资源分配。
• 变更管理：处理资源相关的变更请求，评估变更对项目的影响，并进行相应的资源调整。

6. 资源监控

• 绩效监控：跟踪资源的使用情况和绩效，确保资源的有效利用。
• 风险管理：识别和评估资源相关的风险，如人员流动、设备故障等，并制定应对措施。

资源规划管理是一个持续的过程，需要项目经理和团队成员的密切合作。通过有效的资源规划管理，可以提高项目效率，降低成本，确保项目按时、按预算、按质量完成。

五、项目质量管理

BI项目管理中的项目质量管理是确保项目成果符合预期目标和质量标准的重要环节。它涉及到整个项目生命周期中对质量的规划、监控、控制和改进。以下是项目质量管理的详细介绍：

1. 质量规划

• 质量标准定义：确定项目成果的质量标准，这些标准应符合业务需求和用户期望。
• 质量管理计划：制定详细的质量管理计划，包括质量目标、指标、检查点和审查流程。

2. 质量保证

• 过程评估：评估项目管理过程，确保它们能够持续产生高质量的成果。
• 质量培训：对项目团队进行质量管理培训，提高他们的质量意识和技能。
• 质量审计：定期进行质量审计，检查项目活动是否符合质量管理计划。

3. 质量控制

• 质量检查：对项目成果进行定期的质量检查，确保它们符合预定的质量标准。
• 缺陷跟踪：建立缺陷跟踪系统，记录、分析和解决发现的问题。
• 测试管理：对BI系统进行彻底的测试，包括单元测试、集成测试、性能测试和用户验收测试。

4. 数据质量管理

• 数据清洗：确保数据的准确性和一致性，通过数据清洗去除错误和重复。
• 数据验证：对数据进行验证，确保数据来源可靠，符合业务规则。
• 数据安全：保护数据不受未授权访问和泄露。

项目质量管理是一个系统的过程，需要项目经理、团队成员和利益相关者的共同努力。通过有效的项目质量管理，可以提高项目成果的质量，满足用户需求，增强用户满意度，从而提高项目的成功概率。

六、项目验收管理

项目验收的目的是保证项目质量，一般由各个需求方或项目领导委员会审核及验收项目。在 BI 项目被验收时，项目团队除了要交付完成开发的数据应用模板，还需要交付项目过程中产生的一些资料，例如蓝图设计方案、系统测试文档、系统使用文档等。同时，验收并不意味着项目的结束，而是标志项目进入持续的运维支持阶段。项目团队需要对项目过程中的问题进行复盘和总结，并开始下一期项目的准备工作。项目验收管理通常包括以下几个主要步骤：

1. 验收标准制定

• 需求确认：与用户一起回顾项目需求，确保所有需求都已被理解和记录。
• 验收标准：基于项目需求，明确定义验收标准，包括性能指标、功能要求、用户体验等。

2. 用户验收测试(UAT)

• 测试计划：制定用户验收测试计划，包括测试范围、方法、时间和资源。
• 测试执行：在用户环境中执行测试，确保测试覆盖所有关键业务场景。
• 问题记录：记录在测试过程中发现的所有问题和缺陷。

3. 缺陷修复和回归测试

• 缺陷修复：根据测试结果，修复发现的缺陷。
• 回归测试：对修复后的系统进行回归测试，确保缺陷已被正确修复，且没有引入新的问题。

4. 文档和培训

• 用户手册：提供详细的用户手册，帮助用户理解和使用BI系统。
• 培训：为用户提供培训，包括系统操作、报告生成、故障排除等。

5. 性能和安全测试

• 性能测试：确保BI系统在高负载下仍能保持良好的性能。
• 安全测试：验证系统的安全性，包括数据保护、访问控制等。

6. 验收报告

• 测试总结：编写测试总结报告，详细记录测试过程、发现的问题和解决方案。
• 验收决定：基于测试结果和验收标准，做出是否接受项目的决策。

7. 项目交付

• 交付物：确保所有项目交付物，如文档、代码、数据库等，都已准备就绪。
• 交付计划：制定详细的交付计划，包括交付时间、地点和方式。

项目验收管理是一个涉及多方利益相关者的复杂过程，需要项目经理、项目团队、用户和其他利益相关者的密切合作。通过有效的项目验收管理，可以确保项目成果满足用户需求，提高用户满意度，降低项目风险，从而提高项目的成功概率。

七、 总结

随着BI项目的不断推进，项目管理团队需要持续地监控项目进展，及时调整策略，以应对可能出现的各种挑战。在项目的不同阶段，团队成员之间的沟通和协作尤为关键，这有助于确保信息的透明流通，以及团队成员对项目目标和进展的共同理解。

在深入探讨了BI项目管理方案中的关键要素后，我们可以得出结论，一个全面而细致的项目管理方案是确保项目成功、实现组织目标和提升业务性能的关键。通过精心规划和严格执行项目风险管理、需求变更管理、项目时间管理、资源规划管理、项目质量管理及项目验收管理等环节，企业能够构建起一个强大的项目管理框架，以应对项目实施过程中的各种挑战。