有Excel为什么还要用BI做分析?Excel和BI的区别在哪?

文 | 商业智能BI相关文章 阅读次数:1,585 次浏览
2023-11-17 9:23:12

前段时间,我们分享了BI的定义,浅讲了当前国内企业数据管理存在的问题,最后给出了正确的发展规划及各阶段应该使用的工具——《BI到底是什么,是否所有企业都适合上BI?》。

文章发布后我们又收到了不少大家关于BI与Excel的对比提问。例如,有Excel为什么还要用BI做数据分析,两者区别在哪?用BI究竟是盲目跟风还是真的有需求?以及在未来是否有可能实现BI代替Excel,成为新的全民数据分析工具? BI代替Excel,数据量的支持,全民数据分析工具

因此,本篇我们会详细探讨,BI和Excel两者到底有什么本质上的区别各自的适用场景是哪些?最后再来判定用BI是盲目跟风还是必然趋势?

一、Excel vs BI

使用目的这个角度来看,两者是没有区别的,都是为了做数据分析。事情还是一样的事情,只不过当前企业数据量骤增,处理数据的难度指数级增长,因此需要更高效的数据工具来应对。

但如果我们深究两者本质及其适用场景的话,会发现区别还是非常明显的,具体可概括为3点:

对百万级以上大数据量的支持

对数据实时更新的支持

对企业数据安全、权限管理的支持

具体区别及各自适用的场景,我们会在下文逐一详解。

二、Excel:内核始终是电子表格+基础数据分析工具

适用场景

①数据量的支持小于100w:

对于百万级以下的数据来说,Excel可以说是最好的个人全民数据分析工具,从数据录入、处理到分析都可以快速完成,是做基础数据统计→分析→可视化的最佳工具。

②需要制作的报表格式简单且个性化程度高,常需要手动录入补充脏数据:

Excel是电子表格,可直接录入数据或者补充一些线下脏数据。但BI本身是不涉及到数据源的修改,所以在一些无规则数据的录入时,Excel会更加方便实用。

三、BI:完成数据从获取→储存→分析→可视化→发布查看的最佳工具

1、数据获取:

让周、月报等固定表格能够自动更新数据:

Excel数据无法自动更新,因此固定的周、月报每次都要重新导数制作。而BI直连/抽取数据库,数据只要一更新,前端的数据和图表就可自动更新,无需手动处理。

因此,某种程度上BI也可以替代Excel+PPT,用BI直接取数分析做汇报展示即可(例如下图的销售经营分析报告),无需再像以前每周都得用系统导数→Excel处理数据→画图表→贴到PPT。可节省不少重复制作数据报告的时间,甚至数据联动及展示效果都优于PPT,毫不夸张地说BI=(Excel + PPT)² 。

BI代替Excel,数据量的支持,全民数据分析工具

2、数据储存:

表格存储数据量超过100w:

做数据分析最痛苦的就是没数据,谁都希望可分析的数据越多越好,但Excel每个工作表只能存储100W条数据 ,且做分析时极其受限于电脑配置,动不动就卡死。

BI代替Excel,数据量的支持,全民数据分析工具

举个例子,一个小小的超市,10名收款柜员每天接待200人,每人10件商品产生的销售明细数据,Excel立马倒下,根本无法施展手脚。但BI是能够轻松应对千万级别的数据,性能基于其高性能计算引擎,不受电脑配置影响。因此在数据量的支持超过百万时,就可以考虑用BI来代替Excel

3、数据分析:

对数据的交互式分析有高要求:

现在单纯的数据罗列是满足不了企业的数据分析需求的。比如在Q1复盘会上,老板突然说想看某个地区、或者某个门店的销售明细数据,换成Excel,你就需要当场/会后加班用Vlookup重复合并查询多个工作表,费时费力。

但通过BI你就可以直接利用联动、钻取、跳转等功能满足上述需求。领导想看什么月份、什么门店的数据都可随时切换查看,也能进一步实时看各销售员、各商品线等更深层次的数据。

BI代替Excel,数据量的支持,全民数据分析工具

与此同时,以FineBI为例,其还拥有数据解释、数据预警等辅助我们进行深层次数据分析的功能。

以数据解释为例,例如当我们发现毛利额下降,毛利率、环比增长率出现负值,但却不知道问题出现在哪时,不用担心,通过数据解释功能,我们只需点击查看影响销售额数值的因子,就能发现零售类商品的影响最大。再通过时序对比门店维度,就能发现鄂尔多斯店和长沙梅溪湖店是关键影响因子,后续重点分析这两个店即可。

数据解释功能能够帮助我们找到“数据关键出错点”,节省大量的分析时间。

BI代替Excel,数据量的支持,全民数据分析工具

4、数据可视化:

展示数据时需要用到可视化地图等高级图表:

Excel制作图表的可视化效果往往无法满足企业需要,即使能满足也需要较多的操作设置。

而BI一般会内置10余种图表主题,仅需简单设置即可制作流向地图、热力图、桑基图等高级图表。

BI代替Excel,数据量的支持,全民数据分析工具

桑基图

5、数据协作发布、权限查看:

需要进行表格的分享与协作:

企业报表大多数不是靠自己一个人完成的,而是需要集合大家的数据共同制作完成。

就像以前办公用word比较多,文档每改一次就得给别人再发一次,非常不方便。但自从有了石墨/腾讯文档后,在分享方面,只需点击“分享”,即可生成链接发给团队内的人查看/协作编辑。同理,表格分析也是这个道理。

以往用Excel无法公开分享协作,需要以离线文件通过QQ/企微等平台给不同的人发送文件。但现在用BI就可以直接生成分享链接,只需发布链接(可自行设置公开链接/需要输入密码打开的链接),其他用户点击你发布的链接,就能查看报表及仪表板。

且如果你在制作季度/年度数据分析报告的过程中,希望其他用户也能加入共同编辑,BI也能够支持,只需你设置给到这个用户关于此分析主题的使用和编辑权限即可。

BI代替Excel,数据量的支持,全民数据分析工具

有企业数据安全、权限管理需求:

Excel提供的数据安全性极其有限,只能限制用户访问和修改的权限,但无法对用户按照职位角色进行管理控制,也不能对数据进行行级的访问权限控制。

这是因为Excel是一个单机程序,所以一个Excel文件通常无法被多个用户同时管理。而BI具备完整的管理控制台,可以让企业多部门共用一个系统,各个部门有其自己的管理员,能给其部门员工分配权限,即实现多级管理员层层分配。分级管理员只能管理自己职责范围内的模板权限分配,如下图所示:

BI代替Excel,数据量的支持,全民数据分析工具

再例如,现在各个公司业务线都扩张得厉害,很多员工可能都归属于多个项目组或多条业务线,报表权限非常复杂,常常是交叉组合的分配,这时候就需要保证权限配置的准确。而要实现这点,用Excel是无法做到的。因此,如果所在企业的子公司多、部门多,对数据安全、权限管理有强烈需求时,就可以考虑是否能用BI来满足了。

四、既然BI这么好,那BI难学吗?有Excel好上手吗?

这个问题,看似简单,却很实际。产品再好,不会用也是白费。

以BI来说,市面上的BI产品设计初衷是给不懂技术的业务人员(运营/财务/销售等)或专业数据分析师使用的(使用深度不同),因此易用性必定被摆在首位

而以FineBI为例,为了让业务人员真正愿意用、会用、用得起来,其采用的就是类Excel设计,整个数据分析流程简单易懂,添加数据→编辑分析数据→制作可视化图表及仪表盘→分享发布,符合大多人的分析思维,易上手。且FineBI在Excel操作基础上还增加了快速数据校验、分析操作步骤回溯等功能,一边分析一边校验预览数据,减少返工成本。

因此,对于有一定Excel操作基础的人来说,BI上手是分分钟的事。

BI代替Excel,数据量的支持,全民数据分析工具

五、回到开头,用BI究竟是盲目跟风还是必然趋势?

能够看到这里,相信大家已经通过上文清楚了解Excel与BI各自的适用场景,也明白了为什么在某些场景下BI相比Excel更适合用来做数据分析。

BI工具有逐步替代Excel的趋势,但不可能完全实现BI代替Excel,因为Excel有其不可替代的灵活应用场景。

但值得说明的是:Excel+BI一定是未来10年内最强的全民数据分析工具组合。

BI代替Excel,数据量的支持,全民数据分析工具

Excel工具适合用于个人的小数据量分析、手工维护数据、灵活的表格展示、个性化电子表格制作的场景。

BI工具适合用于企业大数据分析、批量的数据处理和自动更新、交互式分析、分享与协作、数据权限分配的场景。

两款全民数据分析工具能解决我们大部分的数据分析需求,但也有各自的需求场景,用BI并不是盲目跟风,而是顺应企业数据需求的发展。

至于选择Excel还是BI?

我们诚恳建议:

大家要切实根据自己目前的实际需求场景出发,来判断选择Excel还是BI(其实大多数情况下是两者共同使用,不存在只能使用一个工具的情况)。可能在初学BI时会觉得Excel更好用,这很正常,是需要一段时间的“阵痛期”,但这个过程不会太长。

且要相信,随着市场产品竞争同质化严重,企业对数据的依赖程度会飞速提升,数据量的大小及复杂程度也会指数级提高。虽然不可能完全实现BI代替Excel,但企业后续在市场的激烈竞争压力下,必定愈发开始注重数据价值,因此使用BI去做数据分析的人只会越来越多,这是必然的发展趋势。

因此,不如趁现在去了解、学习利用BI=(Excel + PPT)² 的价值,来实现职场的弯道超车。

很显然在目前的信息时代,借助类似于FineBI的这些工具,可以让企业加速融入企业数据分析的趋势。备受市场认可的软件其实有很多,选择时必须要结合实际的情况。一般的情况下,都建议选择市面上较主流的产品,比较容易达到好的效果,目前企业BI数据分析软件市场占有率前列的,就是帆软BI软件——FineBI。

BI代替Excel,数据量的支持,全民数据分析工具

商业智能BI产品更多介绍: www.finebi.com

相关内容

立即体验 立即体验

在线客服

电话咨询

技术问题

投诉入口

返回顶部