年底將至，你的年度預算表準備好了嗎？據統計，90% 的企業在年度彙報時都會製作預算表，但其中超過一半的企業仍然依賴Excel手動輸入，導致時間成本高、出錯率增加。那麼，有沒有更高效的方案呢？
讀完本文一定讓您收穫滿滿。下面，我將從資料的蒐集整理到表格的設計排版開始說明，教您如何呈現出如何創造一份美觀且具有說服力的年度預算表。透過巧妙運用圖形設計、顏色搭配等技巧，使得數字不再冰冷，而是躍然紙上，為企業年度彙報錦上添花。我們會讓這份表格不再是枯燥的數字堆砌，而是一張生動的畫布，透過巧妙設計和美觀呈現，使得資料更加直觀、易讀。趁著年底還沒到，快來提前學習一下吧，保證你今年的年度預算表能讓領導眼前一亮！
一、年度預算表是什麼？包括什麼內容？
預算表是企業根據一定的計劃和預測制定的財務報表，用於預測和控制企業在未來一定時期內的財務狀況和業績。它包括各種財務指標和業務資料，通常按照特定時間週期（如月度或年度）進行列示。
上面的專業定義太深奧？不太容易理解？沒關係！讓我們想象一下，你是一家小餐館的老闆，現在已經到一年尾聲了，除了覆盤總結這一年的經營狀況外，你還想知道未來一年裡餐館會是什麼樣子，經濟狀況如何，自己心裡好有個數，對於每個月的進貨量、員工數量等花銷也有個估計。這時候，你就需要製作一個預算表了，那麼具體你要怎麼做呢？
首先，你得列出一年裡的每個月的銷售計劃，然後預測每個月餐館的銷售收入。這包括每天售出的食物、飲料的數量和價格。接下來，你要考慮餐館的成本，比如原材料、員工工資、水電費等。你會預測這些成本每個月的變化。然後，你會考慮一些額外的費用，比如廣告宣傳、裝修維護等，這就是“費用預算”部分。
當你把所有的這些資訊都放在一張表上，你就得到了一份完整的預算報表。這份報表可以告訴你，未來一年你可能會有多少收入，需要花多少成本和費用。如果某個月的實際情況和預算相差太大，你還可以及時調整經營策略，確保餐館的經濟運作在你的預期範圍內。簡而言之，預算報表就是一個企業提前制定的計劃書，透過對收入、成本和費用的預測，幫助企業做好未來經濟決策，就像我們個人規劃一年開銷一樣。
二、為什麼企業一定要做年度預算表？這六大好處你不能錯過！
- 規劃和目標設定： 預算報表是企業規劃和設定目標的工具之一。透過制定預算，企業可以明確未來一定時期內的財務目標，為實現戰略目標和經營計劃提供具體的數值目標。
- 資源分配和最佳化： 預算報表幫助企業合理分配資源，包括資金、人力和物資等。透過預算，企業可以更好地瞭解在各個領域的投資需求，從而最佳化資源配置，確保最有效的利用。
- 經營控制和監測： 預算報表提供了一個標準，用於比較實際經營績效與預期目標之間的差異。透過監測這些差異，企業可以及時發現問題、調整經營策略，從而更好地實現經營目標。
- 決策支援： 預算報表為管理層提供了決策支援的依據。在制定業務決策時，管理層可以根據預算報表中的資料進行分析，更好地瞭解不同決策可能產生的財務影響，做出明智的決策。
- 激勵和績效評估： 預算報表可以成為激勵和績效評估的依據。透過設定獎勵機制與預算目標掛鉤，可以激發員工的積極性，同時實施績效評估，幫助企業瞭解員工的表現與目標的符合程度。
- 投資者和利益相關方溝通： 預算報表也是企業與投資者、利益相關方溝通的一種工具。它能夠向外界傳達企業的財務計劃和預期，增加投資者對企業未來業務展望的信心。
總體而言，預算報表在企業中有著重要的意義，是一種有效的管理工具，幫助企業實現經濟效益最大化，提高財務管理水平。
三、年度預算表怎麼拆解？部門、專案、財務統統搞定！
做年度預算表最重要的是明確預算定位+拆解明細，也就是知道自己要編制什麼型別預算表和表的內容。
預算表的編制涉及多個關鍵步驟，其中一個重要的環節是找準自身定位，明確目標，知道要編制什麼樣的預算表，這包括部門預算、專案預算、人員成本預算以及財務預算彙總與執行計劃。
（1）部門預算表：
部門預算表的編制需要與各部門主管充分溝通。透過與主管討論，瞭解本部門的具體需求和計劃，制定出符合實際情況的預算表。這涉及到部門支出和收入的具體細項，以確保每個部門都能充分滿足其業務運營的需求。透過這一步，部門管理層能夠更清晰地瞭解和掌控資源的利用情況，有利於提高整體效益。具體明細拆解為：
- 部門名稱和編碼：明確預算表所屬部門。
- 部門目標和策略：列明部門在財政年度內的目標和執行策略。
- 部門收入預算：詳細列示部門預期的各項收入。
- 部門成本預算：明細列出與部門運營相關的各項成本，如生產成本、人員成本等。
- 部門利潤預算：計算預計淨利潤，為部門財務狀況提供預測。
（2）專案預算表：
專案預算表需要與專案經理密切合作。專案經理可以提供專案實施過程中的詳細資訊，包括成本、收入、利潤等方面的資料。透過與專案經理深入溝通，可以更好地規劃和控制專案的預算，確保專案的成功實施。
當涉及到專案預算表時，拆解明細可以包括以下內容：
- 專案基本資訊：專案名稱和編號：明確標識每個專案的獨特名稱和編號。指定負責該專案的具體責任人。明確專案在新財政年度內要達到的總體目標。列明專案實施的目的和預期效益。
- 專案收入預算：專案的收入來源：詳細列出專案預計的各項收入，包括銷售額、贊助款項等。
- 專案成本預算：專案運營成本：明細列示專案運營所需的各項成本，如人員費用、材料費用等。專案投資預算：如果專案需要額外投資，列明投資金額和計劃投資時間。
- 專案利潤預算：預計的專案淨利潤：計算專案預計的總收入減去總成本，得到專案預計淨利潤。
- 專案執行計劃和關鍵節點：專案啟動和完成時間表：列出專案的啟動和完成計劃，確保專案按時完成。專案關鍵節點：標識專案執行中的關鍵節點，幫助監控專案的進度。
編寫完成之後，部門或者專案需要層層上報
在部門或者各個專案上報之後，財務部門需要將各個部門的資料整合：
（3）財務預算彙總與執行計劃表：
最後，財務人員需要了解整體財務狀況和資金分配計劃，以便制定全面的財務預算表。這一步驟涉及到整體資金的使用情況，確保在財政年度內資源得到最大化的利用。並且要制定預算執行計劃，是將整體預算制定出執行計劃和時間表，以便管理層能夠監控和調整執行進度。
其實將明細彙總整合起來，無外乎以下四大塊：
（1）收入預算
（2）成本預算
（3）利潤預算
（4）執行計劃和關鍵節點
所有這些詳細的內容匯聚在一起構成了全面的年度預算表，為企業提供了在新財政年度內財務活動的全面計劃和預測。
瞭解了明細之後，我們也許會想知道，編制預算表有哪些工具可以使用呢？
四、Excel vs. FineReport：誰才是企業年度預算表的最佳選擇？
1、用Excel製作預算表
預算表製作工具的選擇取決於企業的具體需求和規模。
作為通用工具，提供了靈活性和廣泛的使用者熟悉度，適用於簡單的預算表。
（1）建立新工作簿：
開啟Excel並建立一個新的工作簿。
（2）輸入資料：
在不同的工作表中輸入收入和支出等資料，為每一項分配預算金額。
我們在第一個工作表中輸入預算資料。例如，我們建立一個預算表，包括家庭的收入和支出，如下：
（3）制定總預算表：
在一個新的工作表中，使用SUM函式等計算每個部門或費用類別的總預算。
（4）製作報表：
在另一個工作表中，列出實際花費和預算，然後計算差異。使用SUM函式和相對引用以自動更新報表。
（5）新增圖表：
在報表工作表中，選擇預算金額、實際花費和差異資料，插入圖表以直觀地展示這些資料。選擇適當的圖表型別，例如柱狀圖或折線圖，以便更清晰地傳達資訊。
透過以上步驟，您可以在 Excel 中建立一個簡單而有效的預算表，對比預算和實際花費，瞭解各項支出的差異。這種方法可幫助您實時跟蹤財務狀況，並做出及時的調整和決策。
但是根據上述步驟和流程我們也能發現，在EXCEL中想要多維度計算和分析預算，需要建立多個表格，相對比較繁瑣； 並且， Excel 中的預算表通常需要手動輸入和更新資料。
對於大規模或頻繁變動的財務資料，這可能會導致繁瑣的工作，容易引起輸入錯誤和資料不一致。而且，Excel 的資料分析能力相對有限，特別是在處理大量資料和複雜計算時。相對於專業的報表工具，Excel 的資料透視表等功能可能顯得不夠靈活和強大；
最後，也是很多企業最關心的安全和許可權隱私問題，Excel 檔案的安全性和許可權控制顯然有限的，滿足不了高階許可權分級需求。在共享檔案時，難以確保敏感資料得到充分保護，這可能在一些敏感財務環境中成為問題。
2、用FineReport製作預算表
FineReport是一款強大的報表工具，用於設計和生成各種複雜的報表。以下是使用FineReport製作預算報表的簡要步驟：
(1) 資料連線
開啟FineReport， 連線資料來源，可以是資料庫、Excel檔案或其他資料格式。
(2) 報表設計
在報表設計介面中，用拖拉拽組建的方式新增和排列預算表的各個元素，例如預算項、預算金額、實際花費、差異等欄位。FineReport提供了豐富的設計工具，您可以透過拖拽、設定屬性等方式自定義報表的外觀和佈局。
(3) 預算編列
透過 FineReport 填報功能，只需將製作的統一格式的線上預算表在web端發送給事業部門，事業部門即可填報年度預算；還可以用資料校驗功能保證每一筆預算填報都符合會計基礎邏輯。填報的資料會自動錄入資料庫，這樣就避免了資料格式不統一、彙總難的問題。
（4）預算表匯總審批
預算審批過程中，傳統的 Excel 編制方式缺乏嚴格的權限控制，任何人都可以隨意修改，且無法追蹤變更記錄。這不僅導致財務部門與各業務部門之間頻繁溝通、耗時低效，還可能因數據錯誤難以溯源，而引發責任推諉的風險。
透過 FineReport 的報表展示、填報功能與決策系統整合，企業可實現線上預算填報，並設定嚴格的權限控制與審批流機制，確保數據審核流程透明且可追蹤。
此外，系統自動記錄預算審批與修改操作，確保所有變更留痕，大幅降低溝通成本，並在發生異議時快速查找數據變動來源，提高審批的準確性與效率。
五、可以直接套用的預算分析範例
那麼，年度預算表做好就好了嗎？
NONONO，我們想告訴你的是，預算是企業財務管理中的一項全方位過程，它不僅僅包括最初的預算編制，更關鍵的是其後續的預算預測、預算分析和監控階段。這一連貫流程哪一項的缺一不可，如下圖所示：
透過這些模板和看板的使用，企業可以實現3個GAP和3個List的預算管理最終目標：
1.預算總結分析
應用：總結不同部門或成本中心的預算和實際執行資料，全面瞭解整體預算執行狀況。
包含：預算金額、實際執行金額、差異、差異百分比等詳細列，按照部門或成本中心分類綜合資料。
2.資金運用進展觀察
目標：監測預算使用情況，展示已使用和餘留預算的百分比，確保在財政年度內合理利用預算。
涵蓋：預算總額、已使用金額、剩餘金額、使用百分比等各項資料。
3.實際預算對比分析
目標：詳細分析預算和實際執行之間的差異，協助管理層瞭解具體影響業績的要素。
內容：囊括每個細項的預算和實際執行金額、差異、差異原因、解決方案等要素。
4.預算管理總覽平臺
目標：為高層管理層提供直觀的預算執行概覽，為決策提供支援。
內容：圖表和圖形展示整體預算執行情況、趨勢、關鍵指標等。
六、總結
總的來說， 預算表在企業管理中扮演著至關重要的角色，它不僅是一份財務計劃的藍圖，更是企業未來經營的指南。透過制定預算，企業可以明確目標、規劃資源、實現經濟效益最大化，為戰略決策提供有力支援。預算表的制定不僅有助於規避潛在風險、及時調整經營策略，還能夠提高資源的有效利用，增強企業的經濟韌性。
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