專案甘特圖怎麼做 從零開始的完整教學

在專案管理中，清晰的計畫與有效的進度追蹤是成功的基石。專案甘特圖自1910年問世以來，已成為不可或缺的工具。它能將複雜的專案時間規劃轉化為直觀的條形圖，讓你快速掌握專案的整體進展。像日產汽車這樣的成功企業，正是藉助甘特圖的力量，在2009年成功躍升至《財富》全球500強第67位。

甘特圖不僅能清楚地顯示截止日期和關鍵節點，還能協助你更好地規劃與協調專案進度。當你能迅速了解任務的輕重緩急，潛在風險便能大幅降低。這種工具的價值，對於專案負責人和團隊成員來說，無疑是不可忽視的。

一、專案甘特圖的基本概念

1.什麼是專案甘特圖？

專案甘特圖是一種專案管理工具，能夠幫助你視覺化專案的進度與計畫。它以橫軸條狀圖的形式呈現，將任務的起始與結束時間清楚地顯示出來。每個任務以長條的方式排列，從上到下依序展開。透過這種方式，你可以快速掌握專案的整體進展，並有效避免延遲的情況發生。

甘特圖的特性讓它成為專案管理中最常見的工具之一。無論是規劃新產品的開發，還是協調多部門的合作，專案甘特圖都能提供清晰的時間框架，幫助你更好地安排資源與人力。

2.專案甘特圖的核心組成要素

時間軸的作用

時間軸是專案甘特圖的基礎。它通常位於圖表的橫軸，標示出專案的時間範圍。你可以根據專案的需求，將時間軸設置為天、週或月。這樣的設計能讓你快速了解每個任務的時間分配，並確保專案按計畫進行。

任務條的功能

任務條是甘特圖中最直觀的部分。每個任務條代表一項具體的工作，條的長度則對應任務所需的時間。當你查看甘特圖時，任務條的排列能幫助你輕鬆辨識任務的優先順序與進度。這種視覺化的呈現方式，能讓你更高效地管理專案。

依賴關係的設定

專案中的任務往往相互依賴。一些任務需要在前置任務完成後才能開始，而另一些則可能同時進行。甘特圖允許你設定這些依賴關係，並以箭頭或連線的方式標示出來。這樣的功能能幫助你避免資源衝突，並確保專案的每個階段都能順利銜接。

3.專案甘特圖的主要應用場景

專案甘特圖適用於多種場景，特別是在需要協調多項任務的情況下。例如，產品開發專案中，甘特圖能協助你規劃設計、測試與上市的每個階段。在建築工程中，它能幫助你追蹤施工進度，並確保各項工作按時完成。此外，甘特圖也常用於活動策劃，從場地預訂到活動執行，每個細節都能清楚呈現。

二、從零開始製作專案甘特圖的完整步驟

1. 確定專案範圍

定義專案目標

在開始製作專案甘特圖之前，你需要明確專案的目標。專案目標是整個計畫的核心，能幫助你和團隊保持一致的方向。定義目標時，請確保它具備清晰性和可衡量性。例如，若你的專案是開發新產品，目標可以是「在六個月內完成產品設計並進行市場測試」。這樣的目標能讓每個人都清楚專案的最終成果。

確認利益相關者

利益相關者是專案成功的關鍵。你需要列出所有可能受到專案影響的人或團體，並了解他們的需求與期望。這包括內部的團隊成員、管理層，以及外部的客戶或合作夥伴。透過與利益相關者溝通，你能更好地界定專案範圍，避免後續出現不必要的修改。

界定專案範圍時，請注意以下幾點：

• 明確專案涵蓋的領域、過程、部門或技術。
• 排除專案以外的因素，並確定涉及的地理位置或目標市場。
• 設立具體的時間排程，例如任務的開始和結束日期。

2. 建立任務清單

分解專案任務

將專案分解成可管理的任務是製作甘特圖的第一步。你可以使用工作分解結構 (WBS) 來建立清晰的層級關係。這種方法能幫助你將大型任務拆解為小型子任務，便於管理和追蹤。例如，若你的專案是舉辦活動，主要任務可以分解為「場地預訂」、「活動宣傳」和「現場佈置」。每個子任務都應有明確的目標和所需資源。

設定任務優先級

任務的優先級決定了專案的執行順序。你可以利用艾森豪威爾矩陣來分類任務，根據緊急性和重要性進行排序。緊急且重要的任務應優先完成，而不重要且不緊急的任務則可延後處理。這樣的分類能幫助你合理分配資源，確保專案順利進行。

3. 估算任務時間

使用歷史數據

估算任務所需時間時，歷史數據是最可靠的參考。回顧過去類似專案的時間記錄，能幫助你更準確地預測每個任務的完成時間。例如，若你曾經執行過產品測試專案，可以參考之前的測試時間，並根據當前專案的規模進行調整。

考慮資源可用性

資源的可用性直接影響任務的完成時間。你需要評估團隊成員的工作負荷、工具的使用情況，以及外部資源的供應狀況。若某項任務需要特定的設備或專業技能，請確保這些資源在預定時間內可用。這樣的規劃能避免延誤，並提高專案的執行效率。

4. 確定任務依賴

標示前置任務

在專案管理中，任務之間的依賴關係是不可忽視的。你需要先標示每個任務的前置條件，確保後續任務能順利進行。前置任務是指必須完成的工作，才能啟動下一步。例如，若你的專案是開發新產品，設計階段可能是測試階段的前置任務。清楚標示前置任務能幫助你避免資源衝突，並確保專案按計畫進行。

確認後續任務

在標示前置任務後，你需要確認每個任務的後續工作。後續任務是指在前置任務完成後立即開始的工作。這些任務的順序直接影響專案的進度。你可以使用視覺化工具來追蹤後續任務，確保每個階段都能順利銜接。例如，若你的專案涉及多部門合作，後續任務的確認能幫助你避免溝通不暢，並確保資源分配合理。

5. 使用專業工具繪製專案甘特圖

使用專業工具

專業工具能讓甘特圖的製作更加高效且精確。你可以選擇適合自己需求的工具，從簡單的Excel到功能強大的專業軟體。以下是幾種常見的選擇：

• Excel：適合小型專案，操作簡單且易於上手。你可以使用條狀圖功能快速製作甘特圖。
• 專業甘特圖軟體：例如Microsoft Project或GanttProject，這些工具提供更豐富的功能，如任務相依性設定和資源管理。
• 商業智慧工具：像FineReport和FineBI，這些工具不僅能製作甘特圖，還能進行數據分析，適合大型專案或需要深入分析的情境。

調整甘特圖以應對變更

專案過程中，變更是不可避免的。你需要定期檢查甘特圖，並根據最新情況進行調整。例如，若某項任務的完成時間延遲，你可以重新分配資源，並更新甘特圖中的時間軸。FineBI 提供了靈活的編輯功能，讓你能快速修改任務條的長度和依賴關係。這樣的調整能幫助你保持專案的靈活性，並確保最終目標不受影響。

三、使用FineBI工具製作專案甘特圖

1.進行甘特圖數據準備

首先，在製作甘特圖之前，要先完成數據準備：

FineBI支援多種不同型別的資料連接方式，包括Oracle等資料庫連接和SQL連接等等。在這裡，我們直接導入Excel表格，能輕鬆處理非即時數據，如下圖所示：

然而，如果我們有多個資料來源，需要從不同的指標中進行整合以進行大數據分析，該怎麼辦呢？

這就是FineBI非常人性化的一個優點，通過自助資料集的方式，我們可以方便地將數據指標整合在一起。只需前往相應的表格中尋找所需指標，非常方便快捷。

2.添加甘特圖專案開始和結束日期

在這裡，我們使用矩形塊實現甘特圖效果，需要關注兩個重要指標：任務的起始時間（矩形塊從哪個位置開始）、任務的時間跨度（矩形塊的長度）。

1）設置任務的起始時間：

點選「新增公式欄」，設定基準時間，透過計算每個任務起始時間與該時間的時間差計算每個矩形塊的起始位置。如下圖所示：

2）設置任務的時間跨度：

新增一欄用來計算任務時長。

3.製作甘特圖組件

完成了數據處理後，我們需要用這些數據來製作圖表。

FineBI支援50多種圖表樣式，基本上涵蓋了市面上所有基礎類、高階類的圖表，並且還具有優秀的動態效果和強大的交互體驗。在使用時能夠根據需求設定各類特性，並且在行動端、LED大屏也能自我調整展示。

在這裡，我們進入組件編輯區，拖入欄位，選擇圖表型別為「自訂圖表」，並在圖表屬性中切換為「矩形塊」。

在屬性中將欄位拖入各個標籤欄，如下圖所示：

4.美化甘特圖組件

為了美觀，可以不顯示左側的圖例。取消勾選圖例即可，如下圖所示：

之後，一張清晰的甘特圖就完成了！更詳細的步驟可以參考：FineBI教學文檔

5.根據計劃修改工作內容

計劃變更是無可避免的，這就是為什麼甘特圖製作軟體必須能夠根據實際需求進行適應。使用者需要的是一種工具，能夠輕鬆拖放任務，自動調整相依性，以便在計劃發生變更時保持專案的順利進展。這樣一來，即使計劃發生變動，仍能輕鬆應對，確保專案的順利進行。

四、製作專案甘特圖的常見問題與解決方法

1. 如何處理任務變更？

確認變更的原因

在專案進行中，任務變更是常見的挑戰。你需要先確認變更的原因，才能制定適當的應對策略。變更可能來自內部因素，例如資源分配不足，或外部因素，如市場需求的改變。清楚了解變更的背景，能幫助你快速找出解決方案，避免專案進度受到影響。

評估變更的影響

當變更發生時，評估其對專案的影響至關重要。你可以從時間、成本和資源三個方面進行分析。例如，若某項任務需要額外的時間完成，你需要考慮是否會影響後續任務的排程。透過全面的影響評估，你能更好地調整專案計畫，確保整體目標不受影響。

更新甘特圖

在確認變更的原因並評估其影響後，立即更新專案甘特圖。調整任務條的長度或依賴關係，確保圖表反映最新的專案狀態。這樣的更新能幫助團隊成員快速了解變更內容，並協調資源以應對新的挑戰。

2. 如何應對多任務依賴的複雜性？

確定任務優先順序

多任務依賴可能讓專案管理變得複雜。你需要先確定每個任務的優先順序，才能有效分配資源。將重要且緊急的任務排在前面，確保關鍵路徑上的工作能按時完成。這樣的安排能減少延遲風險，並提高專案的執行效率。

使用視覺化工具

視覺化工具能幫助你更清楚地管理多任務依賴。例如，使用專案甘特圖時，你可以透過箭頭或連線標示任務之間的依賴關係。這種直觀的呈現方式，能讓你快速辨識潛在的資源衝突，並及時調整計畫。

定期檢查進度

多任務依賴的專案需要定期檢查進度，才能確保每個階段順利銜接。你可以安排每週或每月的進度會議，與團隊成員一起檢討任務的完成情況。透過這樣的檢查，你能及早發現問題，並採取行動避免進一步的延誤。

3. 如何確保甘特圖的準確性？

定期更新任務狀態

專案環境經常變化，定期更新甘特圖能確保其準確性。你可以根據最新的市場調查數據或團隊反饋，調整任務的時間安排。更新頻率可根據行業動態和專案需求決定，例如每季度或每年進行一次全面檢查。

檢查時間估算的合理性

時間估算的準確性直接影響甘特圖的可靠性。你需要定期檢查每個任務的時間分配，確保其符合實際情況。若發現某些任務的時間過短或過長，應立即進行調整，避免影響專案的整體進度。

徵求團隊成員的意見

團隊成員的意見是提高甘特圖準確性的關鍵。你可以定期與團隊進行討論，了解他們對任務時間和資源分配的看法。這樣的溝通能幫助你發現潛在問題，並確保甘特圖能真實反映專案的進展。