部门一张嘴,财务忙断腿?这套方案让预算编制流程化!

文 | 商业智能BI相关文章 阅读次数:2,143 次浏览
2022-08-17 10:38:23

费用预算工作是企业内财务部门的一项重要工作,但传统的编制预算往往存在以下问题:

不同子公司、部门之间的数据格式、口径、指标名称往往不统一。

Excel+Email 的数据协同方式耗时耗力易出错,版本混乱,数据分散,信息追溯困难。

缺乏可靠的权限控制,Excel 可任意修改,且无法跟踪改动。

对于财务部门,常常需要反复和各部门沟通确认,并花费大量时间在整理、汇总、校对上。

那么,有没有好的解决方法呢?

当然有!为此,帆软推出这套费用预算系统方案,提供预算编制、审批、事后的报表分析,能实现在线精准采集数据、设置权限控制、审批记录留痕等,为企业费用预算工作节省人力、提高准确率

预算编制流程化,费用预算系统,部门填报预算

依托 FineReport 强大的报表填报、展示功能,能够实现:

在线采集数据,提供标准数据模板,解决不同部门、子公司之间数据不统一的问题。

增加权限控制,一旦制定了预算就不能认为轻易更改。

记录预算审批与更改的操作,审批与更改记录留痕。

财务年初预算编制

背景:传统费用预算中,预算表格下放给各部门填写时,财务回收后就会发现:各部门填写的数据数据格式、口径各有不同,有时格式还被修改,无形中给财务人员增加了工作量。

解决:而通过 FineReport 填报功能,可以制作统一规范的预算表(如下图),部门填写时只能修改数据,不能修改样式。填报的数据可直接入数据库,并在报表中汇总,实现预算编制流程化,这样就避免了数据格式不统一、汇总难的问题。

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部门预算汇总审批

背景:财务部门编制好预算表后,各部门要填写本年费用预算,财务部门再对预算审核,审核后汇总公司的总预算,给总经理审核,这其中涉及到多个部门配合,当资源不协调时,需要反复电话、邮件沟通。

解决:而通过 FineReport 可以通过建立审批流,让预算过程流转在系统中,减少沟通成本,同时保证数据被完整记录,实现预算编制流程化。如下图所示:

预算编制流程化,费用预算系统,部门填报预算

具体流程:

1、部门填报预算:当各部门主管收到填写预算提醒后,在「费用预算系统>部门填报预算」中填写本年预算。部门提交部门填报预算后,在我的提交处即可查看提交的预算。如下图所示:

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2、财务部门审核:部门提交预算后,财务部门将会审核预算,财务部门审核人员在「费用预算系统>财务审核预算」中审核各部门预算。

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3、财务部门汇总:当财务审核完各部门预算后,在「财务提交总预算」中,查看公司去年预算,系统会自动汇总,财务查看无误后,提交至总经理。如下图所示:

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4、总经理审核预算:财务提交总经理后,总经理在「总经理审核」中,可以查看和审核全公司的费用预算总额和明细。如下图所示:

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费用使用进度分析

问题:年初预算编制完成后,要做的就是监控实际和预算的差异。当实际和预算有很大出入时,需要重点关注,财务总监也需要根据进度分析,年中时对预算进行一定调整。

解决:通过 FineReport ,可将各部门、各分类费用花销数据汇总,和年初预算数据汇总后展现在一张报表中,就能直观地看出费用使用进度,当出现异常时,及时提醒。

1、预算费用使用进度分析如下图,包含:

公司总费用使用情况

各部门、各分类费用使用情况

各分类细项使用情况

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2、异常提醒

每个月或者年中可以设置进度值作为预警线,当进度出现问题时,标红提醒。

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比如,目前主流的软件——finereport,它小到填报、查询、部署、集成,大到可视化大屏、dashboard驾驶舱,应有尽有,功能很强大。最重要的是,因为这个工具,整个公司的数据架构都可以变得规范,下一步就是构建企业的大数据平台了。而且它是java编写的,支持二次开发,类Excel的设计器,无论是IT还是业务,上手都很简单:编辑sql优化、数据集复用简直都是小case,大大降低了报表开发的门槛。在企业中被关注最多的数据安全方面,FineReport支持多人同时开发同一套报表,并通过模板加锁功能防止编辑冲突;通过数据分析权限控制,保障数据安全。

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