什么是分析报表以及如何创建:模板和示例

文 | 商业智能BI相关文章 阅读次数:890 次浏览
2023-08-16 15:45:35

分析报表几乎是每家公司都需要的文件。在数字时代,由于数据爆炸,分析报表似乎更加不可或缺,但具有挑战性。

如果您想跟上快速变化的步伐,让我们讨论什么是分析报表以及如何通过遵循一些步骤和模板来创建有效的分析报表。

1. 分析报表的定义

分析报表是显示分析结果和可行建议的基本业务报表,并为决策者提供有价值的信息,以便他们评估当前的运营状态,然后做出明智的决策。

根据分析对象、目的、方法的不同,分析报表可分为综合分析报表、专题分析报表、日常工作分析报表等多种类型。

通常,我们经常在Excel中制作分析报表或在PowerPoint中显示它们。但是,有时我们可能会在数据收集和数据可视化的过程中发现一些不便之处。

例如,在制作日常工作分析报表时,我们发现重新汇总最新数据并重新创建有效的分析报表是不方便的,尤其是在数据量较大的情况下。此外,在 Excel 中创建图表也很耗时。因此,我更喜欢从现代报表工具中获得一些帮助来制作分析报表。

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帆软分析报表

2. 现代分析报表的重要性

如果一家公司能够充分利用报表软件,它将获得许多好处。

现代分析报表提高了公司内部以及公司与其他公司之间的沟通效率。利用分析报表可以确保数据在单一平台上的客观性、一致性和准确性。因此,无论谁需要这些信息,他们都可以随时访问报表,而无需重复要求他人发送文档。结果,通信过程变得更加高效。

更重要的是,使用分析报表不仅可以简化决策过程,还可以让管理人员根据充分的分析而不是本能或经验做出决策。现代分析报表往往充斥着可视化的数据,以便管理者可以更直观地发现问题,然后利用报表工具中的数据钻取功能分析问题的原因。

此外,在报表软件中创建有效的分析报表还可以为公司提供及时更新的数据,以监控关键信息指标并为潜在的挑战做好准备。他们还可以根据报表显示的历史趋势预测未来趋势。

3. 制作分析报表的步骤

阅读以上部分后,您可能对什么是分析报表以及公司为什么需要分析报表有了基本的了解。也许现在,您想知道如何创建它。因此,我想介绍一下在FineReport等一些现代报表工具的帮助下制作有效分析报表的步骤。

第 1 步:考虑目标和受众

常识是,我们最好在开始某事之前确定目标。同样,在制作分析报表之前,请记住明确其目的。否则,你可能会付出很多努力,但最终是徒劳的。因此,制作一份以目标为导向的分析报表至关重要。

除了目标之外,您的受众也是您需要首先考虑的因素。最终用户可能会影响分析报表的重点。不同岗位的人会从不同的层次分析一个问题。因此,在创建有效的分析报表之前,请尝试考虑您的受众及其期望。

第 2 步:关注 KPI 并收集相关信息

分析报表用于帮助决策者获得最关键的信息。因此,你应该做的是专注于关键的信息指标,然后过滤和分析大量的数据,而不是简单地记录所有信息供读者自己分析。从本质上讲,查找对用户有用的 KPI 并不是很困难,因为有许多涉及常见 KPI 的分析报表样本供您参考。例如,以下财务报表示例包含一些常用的财务分析指标。

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财务分析报表

第 3 步:选择合适的分析报表类型

数据和关键绩效指标已准备就绪。您可能会考虑的下一个问题是如何选择合适的报表类型以将数据转换为值。传统上,数据是逐页显示的,这直接增加了报表的长度。因此,为什么不尝试一些现代类型的报表,在一个屏幕上包含大量数据呢?在这里,我想为您提供FineReport开发的三种类型的现代报表:一般报表,聚合报表和仪表板报表。您可以根据自己的要求选择最合适的一个。

一般报表是一种您非常熟悉的类似 excel 的报表。最明显的区别是,这种类型的报表支持从多个数据库中获取数据并制作不同目的的报表,例如销售分析报表,人力资源分析报表,财务分析报表等。

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如果有多个模块无法显示的大量数据,可以选择聚合报表制作包含多个碎片区域、涉及多个指标的复杂大型分析报表。这些模块彼此独立,同时支持自定义组合。

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或者您尝试最大化数据的可视化并享受最高程度的自由度,仪表板是您的最佳选择。FineReport中的仪表板可以看作是一个画布,可让您选择精美的图表并根据自己的意愿设计布局。

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FineReport 的仪表板报表

步骤 4:可视化数据并组织组件

到目前为止,您已经为您的分析报表做好了充分的准备。是时候以合乎逻辑和有效的方式在报表中显示它们了。

在最后一步中,我们完成数据收集。尽管数据经过仔细过滤,但由于基于定量数据的分析结果更具说服力和效率,因此仍然数量很大。但是,不建议为读者显示太多统计数据,因为这会导致效率低下。

因此,数据可视化是下一步。您需要使用一些数据可视化工具(如 FineReport)将数据传输到可视化图表中。正确的图表将对您的分析报表产生积极影响。因此,请记住根据您的目的选择合适的图表。例如,当您需要显示上一财政年度的发展趋势时,折线图比饼图更理想。

以合乎逻辑的方式表达您需要传达的信息也很重要。就像充满数字和单词的报表一样,充满图表的报表也不可读。因此,不要在分析报表中过度使用图表和组件。

报表中的组件应以逻辑和可读的方式进行组织。下图显示了 FineReport 创建的流行布局示例之一,供您参考。

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FineReport的逻辑布局

步骤 5:利用交互式效果并预览分析报表

交互效果不仅使您的分析更具吸引力,而且还具有一些实际优势。

一方面,图表向下钻取、图表联动、参数查询等交互效果,让您在不影响分析报表整洁性的情况下,将更多必要的信息放在一个屏幕上。

另一方面,读者也可以从交互式分析中受益。例如,如果销售经理想知道销售额下降的原因,他可以向下钻取以查看某种产品的详细销售业绩。交互式分析体验使用户能够更好地了解报表上显示的数据。

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持续预览将帮助您确保分析报表中的所有交互式或动态效果和图表都能正常工作。如果发现报表中的任何错误,请记住立即更正,以便在发布报表时所有内容都处于最佳状态。

步骤 6:授权分析报表的读者

现在您已成功为计算机终端设计分析报表。但我们离完成分析报表还有几步之遥。

如上所述,借助一些现代报表工具,所有用户都可以在一个平台上访问分析报表。但是,也许您只想与特定人群共享分析报表。帆软中的授权功能可以实现您的目标。权限的分配可以基于部门职位、角色或用户名。使用此功能,您可以确定谁可以访问报表以保证数据的安全性。

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步骤 7:调整移动用户的布局

上面设计的分析报表只能在计算机终端上访问。有时,经理希望在手头没有计算机的情况下查看报表。此时,提供适用于移动终端的分析报表是非常必要的。您可以在 FineReport 中轻松调整布局以适应移动端,该报表提供与移动应用程序的集成。

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帆软报表移动端

通过支持移动访问的分析报表,用户可以摆脱办公空间的限制,充分利用报表软件。     

步骤 8:自动更新分析报表

我们成功地完成了创建有效的分析报表的最后一步。您最好经常更新分析报表,包括其样式和数据。

众所周知,经常需要一些分析报表,例如月度销售业绩报表,季度财务分析报表等。在重新创作的过程中会产生一些重复的作品。尽管数据是昨天收集的,但可能不是最新的,因为我们生活在一个充满快速变化的时代。

幸运的是,您可以利用一些分析报表工具来自动更新报表以适应更改。我认为帆软中的数据监控功能非常实用。当数据库中发生更改时,分析报表中的数据也会及时更新。因此,读者可以查看最新数据,这对他们的决策过程更好。

4. 分析报表样本和模板

遵循一些分析报表样本肯定会提高您的工作效率。以下是我在FineReport中找到的一些模板供您参考。也许你会从这些报表中得到一些启发。

市场分析报表

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帆软营销分析报表

如果您的高管想知道产品在不同领域的表现如何,营销绩效分析报表是他们分析的重要工具。

此市场分析报表提供了一些条形图,按州显示数据,以及按城市显示销售计划完成情况的柱形图。通过这种方式,您的经理可以一目了然地找到最佳区域。

销售分析报表

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帆软销售分析报表

经理也会非常关注贵公司的整体销售业绩。此销售分析报表还允许您的经理通过组件之间的链接查看不同城市的详细销售业绩。此外,该报表还支持通过数据钻取深入分析每个销售人员的绩效和进度。

财务分析报表

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帆软财务分析报表

公司的财务状况对其业务运营有重大影响。这是财务分析报表样本,供首席财务官使用财务和非财务指标评估公司的财务状况。收入、毛利、资产负债等财务指标直观地反映了经营状况,而非财务指标,包括客户满意度和否。的认证员工,间接显示公司的整体经营状况。

5. 终言

分析报表是支持和加速公司决策过程的重要材料。他们为管理人员提供对其业务运营的可操作见解,然后制定明智的策略以确保公司的健康发展。

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读完这篇文章后,您会发现在一些现代报表工具的帮助下创建出色的分析报表并不苛刻,其中我更喜欢 FineReport。即使您不是专业分析师,也可以充分利用报表软件像专家一样设计分析报表。它有免费个人版,包括所有功能。

比如,目前主流的软件——finereport,它小到填报、查询、部署、集成,大到可视化大屏、dashboard驾驶舱,应有尽有,功能很强大。最重要的是,因为这个工具,整个公司的数据架构都可以变得规范,下一步就是构建企业的大数据平台了。而且它是java编写的,支持二次开发,类Excel的设计器,无论是IT还是业务,上手都很简单:编辑sql优化、数据集复用简直都是小case,大大降低了报表开发的门槛。在企业中被关注最多的数据安全方面,FineReport支持多人同时开发同一套报表,并通过模板加锁功能防止编辑冲突;通过数据分析权限控制,保障数据安全。

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帆软智能财务解决方案: https://www.fanruan.com/solutions/epm

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