还以为“Excel+PPT”就能“一招鲜、吃遍天”?看这家物流企业如何高效实现数字化转型,让数据真正成为核心生产力

文 | 商业智能BI相关文章 阅读次数:1,251 次浏览
2023-04-20 20:06:24

疫情期间,随着中国制造业的逐渐复苏,外贸出口货运量快速增长,物流服务需求激增。供应链物流服务企业在面临新挑战的同时,也迎来了新的发展机遇。中国外运长江有限公司(以下简称“外运长江”)是长江区域集物流、数据流、资金流为一体的、具备供应链解决方案设计运营能力的现代综合物流企业。

而当前,外运长江正在大力促进数字化转型,推动企业建设成为世界一流物流平台,这既是企业可持续发展的内在需要,也是数字化时代传统企业突破创新、重塑自我的必然选择。

外运长江曾经存在的数据问题

在长期的发展历程中,数十年来,外运陆续建立了各类信息化系统,有财务、HR、海运、WMS、TMS、OA等等……。这些系统在推陈出新的过程中承担着特定阶段的信息化,突出的问题是数据质量不高、数据可用性低,数据孤岛现象较为突出。大量的数据只是简单堆积,数据价值无从体现,决策者难以透过数据发现事实、产生洞见。

物流企业的信息化建设,BI平台建设,物流数据分析

面对这一局面,外运长江IT总监俞雪源认为:“大数据”不能有量无质,当务之急必须优化数据资产、加强数据治理、消除数据孤岛、重构数据价值,推动企业实现数字化运营。要开展好数字化变革工作,重塑业务、重塑运营,好的BI产品的支撑必不可少。外运长江此前曾使用过几款国外知名的BI产品,在使用过程中,传统型BI产品部署效率低、交互体验差、访问速度慢、技术陈旧等问题较为突出,致使产品应用效果不佳,用户态度消极,很多业务分析仍然在Excel中完成,费时费力,效率低下,难以发挥数据共享和管理协同效应,数据价值未获得挖掘和呈现。

工欲善其事必先利其器

为此,我们一直期待能寻求到一款更契合本企业应用需求的BI产品。另一方面,作为综合物流领域的传统企业,不少员工还是缺乏足够的信息化意识和数字化思维,日常工作习惯于跟着感觉走,惧怕改变,总指望靠着“Excel+PPT”就能“一招鲜、吃遍天”,管理协同更多是通过“邮件+附件”的落后方式进行,效果难如人意。

同时,物流企业的信息化建设工作,业务人员、管理人员的参与度不高,数字化分析工作还是以IT主导为主。针对这一现状,外运长江决心从打造全新的数字化文化、重塑员工的数字化思维入手,破旧立新、脱胎换骨、走向重生。实现路径是通过全面的数字化动员和全员“沉浸式”数字化实践让企业上下实现根本的数字化转变,让广大员工在数字化变革的“实景体验”中逐渐形成数字化的工作习惯、培养数字化的工作能力,进而用数字化的工作方法开展工作、解决问题。

要达成这一目标就需要选择一个先进的BI技术平台。也正是在这个时候,帆软旗下的FineBI进入了我们的视野。经过对国内外众多BI工具的测试与评估,外运长江创新研发部最终从产品易用性、技术先进性、平台安全性、体系健壮性、用户友善性以及系统的开发部署效率等诸多方面进行了综合比较,最终决定采用FineBI这款国产敏捷型BI产品作为帮助我们完成系统升级、推动我们实现数字化变革的产品和工具。

实施有方略,落地靠方法

为保证系统成功落地,我们对项目的实施部署进行了周密地组织和规划,一步一个脚印,扎扎实实稳步前进。

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项目建设工作从以下几个方面渐次展开:

推动标准化:基于核心业务系统——i-SCP智慧供应链平台及关联信息系统,从客户供应商信息、业务规则、基础数据等几个方面入手开展标准化管理和数据治理,条分缕析、规范流程、建章立制、标准先行,沉下心来抓细节,敢于碰硬重“执行”,让标准不仅仅停留在纸面上,而是融入到实际工作中,为后续的数字化分析、精细化管理奠定坚实基础。

发挥IT驱动作用:在开展系统建设的过程中,结合传统型综合物流企业的信息化建设发展实际,由IT(创新研发部)人员先行开展FineBI的技术探索,积累成熟经验、加强梯队建设、构建应用生态,在系统建设和技术推广方面发挥引领和驱动作用。

步步深入:首先在总经理室、职能部室层面大力宣传和推动BI技术,之后层层递进、步步深入,在事业部、经营片区、分子公司层面进一步推广。在此过程中,不断通过成功案例开展技术培训和经验交流,逐步让各级领导和广大用户感受到商业智能技术带来的“看得见”的价值。积极加强引导,循序渐进,从浏览仪表板开始,让更多的用户由浅入深、由易到难、潜移默化地掌握FineBI的使用方法,帮助、鼓励更多的用户以DIY方式开展自助物流数据分析,从中体会自身潜能充分释放后“随心所欲”开展物流数据分析带来的如鱼得水般的从容与快乐。

培养关键用户:全面动员、周密计划、重点培养、建立生态。大力开展员工技术培训,发展关键用户,构建用户协同生态,建立分级管理机制。将关键用户细分为管理员和分析员,明确不同角色的合理分工。组织技术交流,加强技术支持,在钉钉中建立工作群,及时响应用户请求、快速解决各类技术难题。让用户尽快熟悉工具,掌握方法,将新的工作方法融入到日常工作中。

关键用户做先锋,技术推广立大功

初期的进展并不意味着最后的成功,如何在广度和深度上进一步推广FineBI技术的应用是工作成败的关键。在推进过程中,我们把自顶向下和自底向上的工作方法相结合,既争取高层支持,又注重发动员工,因地制宜制定策略、千方百计开动脑筋、机动灵活开展工作。尤其注重让关键用户在一线公司发挥以点带面的示范引领作用。

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系统推进初期,曾有一位分公司的新员工到创研部接受了为期两天的FineBI技术培训,年轻人善学习、肯动脑,短时间就掌握了FineBI的使用方法。回到分公司后,该员工很快自主完成了一个业务分析仪表板的设计开发并推送给了部门领导,立竿见影的效果让一线领导欣喜异常,他们亲眼见识了FineBI的威力和价值,应用热情很快激发出来。

在员工的努力和领导的支持下,短短一年时间,该员工就为所在分公司开发了近100个仪表板,定制了几十个邮件报表推送,赋能效应凸显。示范效应放大后,更多的同事被带动起来。该员工于是又主动抓住时机,适时开展技术培训,迅速培养起一批FineBI的忠实用户。这一成功实践让我们看到了关键用户的核心价值,也使我们深受启发,找到了一条推广应用的新途径。我们认识到通过一线熟悉业务的员工进行身临其境式的场景化应用推广往往能收到事半功倍的效果。

为此,我们有意识地加强对骨干关键用户的培养和支持,鼓励他们带动更多的用户参与到FineBI技术的应用实践中来。“一枝独秀不是春,百花齐放春满园”。在我们的引导、支持和推动下,在关键用户的配合下,这一模式在不少下属应用单位得到借鉴和推广,FineBI的用户数量迅速增长,FineBI平台建设访问量不断攀升,系统建设逐渐进入了平稳发展期

为让平台价值充分呈现,我们一手抓技术一手抓管理,双管齐下,齐头并进。我们深知:作为有近百家下属单位的三级公司,要用好系统就必须建立完备的企业级组织架构和完善的系统管理机制。为此,我们以公司的现有行政架构为基础创建了完整的FineBI系统组织架构和完整的用户管理体系,按照组织层级设置分管理员,一级管一级、分级授权、分级管理、职责分明。各级管理员和用户在系统平台的支撑下相互协同、相互支持、各司其职,各得其所,用户潜力获得极大激发、平台价值得到进一步提升,数字化变革效应逐渐彰显。

突破移动瓶颈,加固安全体系

针对以往传统BI工具对移动端支持不足的问题,外运长江在部署FineBI之初就决意要突破移动端的使用瓶颈,让大数据一触即达,让用户随时随地都可以访问系统、开展工作。

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为此,依托FineBI丰富的插件体系,我们实现了FineBI与钉钉的桌面集成。现在,用户可以在钉钉中单点登录访问FineBI,打开手机或移动终端就能通过物流数据分析掌握业务动态。

在PC端,我们强化身份认证,实现了用户的扫码登录,既保证了访问便利性、又提升了系统安全性

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分析可视化,“数据”看得见

此次FineBI平台建设,外运长江完成了i-SCP分析运营管理分析分公司分析职能部室分析等众多分析主题的构建和仪表板的开发,通过充分调动各分子公司关键用户的积极性实现了系统建设的层层递进、全面推广。截至目前,计有1200多个仪表板投入使用,实现了近100个定时推送,推送目标用户超300名系统日均访问量达1000多人次。数字化技术日益普及、数字化工作理念日渐深入人心。BI平台建设的部分成果如下:

利润分析看板:

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客商分析看板:

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人力资源专用看板:

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财务管理看板:

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乐享帆软“全家桶”,相伴成长齐进步

说起来,FineBI既不是我们最早使用的帆软产品、也不是唯一的产品。实际上,数年前,我们就已是帆软FineReport产品的用户了,我们采用FineReport构建了公司的报表开发平台,通过FineReport这一先进的报表开发工具实现了技术赋能,把报表制作这一琐碎并占用开发人员大量精力的“dirty work”从核心系统开发工作中有效分离出来,优化了平台架构、降低了主系统负担,实现了报表制作的化繁为简,让更多一线用户掌握了自行定制报表的技能,极大解放了生产力。

开发人员得以从大量低效重复的报表制作中解脱出来,从而能把更多的精力和资源聚焦于高附加值的技术创新。在此基础上,为了充分发挥FineReport和FineBI的功能特点和技术专长、实现优势互补,我们又进一步将这两个产品进行了平台集成,构建了外运长江决策门户,进一步提升了外运长江的大数据应用能力和数字化管理水平。

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企业的信息化是一个持续不断的过程,既有大的系统、大的需求,也有小的应用、小的需求。同时,对大部分企业来说,刚性、低频应用需求也是一类普遍存在。在物流企业的信息化建设过程中,需求变化是常态,毕竟,再完备的系统也不可能做到功能无所不包,随着企业发展,总会不断出现一些既有功能外的新增和变化需求,甚至需求算不上十分清晰(成熟)的情形也是有的,需要边开发、边讨论、边调整。

因而,应用开发上的即时快速响应能力对企业来说是一种现实需要。传统企业IT人员往往不足,难以独立开发大型应用,对大的项目,通常采取高举高打、外购或协同开发的方式进行部署实施,而小规模的应用如果一刀切地采用与大型项目一样的运作方式,就成本控制和实施效率上来讲并不可取。在这样的场景下,如何凭借有限的资源实现对企业应用需求的敏捷响应就成为困扰很多传统企业的难题。

在这样的背景下,零代码技术应运而生。近几年,零代码技术发展迅猛,帆软的“简道云”是较早进入零代码技术赛道的产品,在其推出之初,外运长江就作为第一批用户入驻了“简道云”,从零起步,一步一步逐渐构建起公司的零代码开发体系,极大提高了企业的数字化应用需求响应能力和快速开发能力。

目前,我们已采用“简道云”零代码开发技术推出了数十个面向职能和业务管理的轻应用,包括“集中保险管理”、“采购管理”、“物业管理”、“疫情管理”、“关务管理”……。现在,一个需求提出来,技术部门几天就能拿出原型系统,投入使用。“简道云”实实在在提升了我们对各类突发需求的即时响应能力。

此外,在需求管理方面,我们以前分别使用过开源的Bugfree和Jira等工具和产品,但功能上总有不尽如人意的地方。从今年开始,基于对帆软产品品质的信赖和服务体系的认可,我们的项目需求管理工作已逐渐转向到帆软“数知鸟”平台。“数知鸟”灵活的可配置性、与帆软自身产品的融合性以及对移动平台(钉钉)的良好集成性使我们的项目需求管理工作越来越从容不迫、游刃有余,渐入佳境。

数字化建设的道路上,我们一路跋涉、一路前行,而FineReport、FineBI和简道云、数知鸟也一直伴随着我们不断成长。相信随着帆软产品的不断进步和发展,外运长江的数字化建设工作也将不断取得新的进展。

对自己,我们有着清醒的认识:“诚然,物流行业这几年确实是快速发展。但外运长江目前在数字化建设方面还是一个追赶者的角色,业界很多企业的数字化能力和水平都要领先于我们,是我们追赶的目标。面对强手,除了直面挑战,我们别无选择。我们有信心在数字化转型的道路上奋发图强、砥砺前行,不断迈向新高度。我们深知:只有一个数字化的企业才能成为一个有竞争力的企业”。

很显然在目前的信息时代,借助类似于FineBI的这些工具,可以让企业加速融入企业数据分析的趋势。备受市场认可的软件其实有很多,选择时必须要结合实际的情况。一般的情况下,都建议选择市面上较主流的产品,比较容易达到好的效果,目前企业数据分析BI软件市场占有率前列的,就是帆软BI软件——FineBI。

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