부서별 예산 취합에서 엑셀이 한계에 오는 때는 부서가 많아질 때라기보다, 같은 숫자를 여러 번 고쳐서 합치는 일이 늘어날 때예요. 내년 예산을 편성하는 11~12월에 이런 일이 되풀이된다면 취합 방식을 바꿔 볼 시점이에요. 엑셀로 충분한 경우와 아닌 경우, 시스템으로 바꿀 때 먼저 정해 둘 것을 정리했어요.
11월 말이 되면 재무·경영기획 팀 메일함에 부서별 예산 파일이 들어오기 시작해요. 같은 양식을 보냈는데 행이 늘어 있거나 열이 하나 빠져 있어요. 겨우 하나로 합치고 나면 "구매팀 숫자가 작년이랑 너무 다른데요?" 하는 확인 메일이 나가고, 수정본이 다시 돌아와요.
취합은 횟수로 늘어나요
예를 들어 볼게요. 부서가 10곳이고 부서마다 수정을 두 번씩 요청한다고 가정하면, 파일을 열어 합치는 일이 20번이에요. 여기에 숫자를 확인하고 다시 요청하는 일이 더 붙어요. 부서 수가 적어도 수정이 잦으면 비슷하게 늘어요.
엑셀 취합이 한계에 오는 신호
- 부서마다 양식이 조금씩 달라서 합치기 전에 먼저 맞춰야 해요.
- 최신 파일이 어느 건지 메일을 거슬러 올라가 찾아요.
- 숫자를 누가 왜 고쳤는지 나중에 확인하기 어려워요.
- 작년 실적과 비교하려면 다른 파일을 열어 붙여 넣어야 해요.
- 마감 전날 밤에 합치는 사람이 매번 같은 한 명이에요.
세 개 이상 해당하면 시스템을 검토할 때가 됐어요.
엑셀로 충분한 경우도 있어요
부서가 몇 곳 안 되고, 양식이 단순하고, 한 번 받으면 거의 확정되는 회사라면 엑셀로 충분해요. 시스템은 취합이 반복되고 수정이 잦을 때 효과가 커요. 지금 불편하지 않은데 굳이 바꿀 필요는 없어요.
입력 화면으로 바꾸면 달라지는 것
| 일 | 지금(엑셀 파일) | 입력 화면으로 바꾸면 |
|---|---|---|
| 요청 | 양식 파일을 메일로 보내요 | 부서가 화면에 직접 입력해요 |
| 합치기 | 담당자가 파일을 합쳐요 | 입력한 숫자가 자동으로 모여요 |
| 수정 | 수정본 파일이 다시 와요 | 같은 화면에서 고쳐요 |
| 비교 | 작년 파일을 열어 붙여 넣어요 | 실적 데이터를 연결하면 같은 화면에서 비교해요 |
| 현황 확인 | 누가 냈는지 메일로 물어봐요 | 제출 현황을 화면에서 봐요 |
어디까지 시스템으로 할지 먼저 정해요
예산 편성 전체를 다루는 전용 솔루션이 필요한 회사도 있어요. 배분 시뮬레이션이나 여러 해에 걸친 계획까지 한곳에서 해야 한다면 그렇죠. 반대로 부서 요청을 받아서 모으고, 보고서로 확인하는 데까지만 필요하다면 입력 화면과 보고서로 충분한 경우도 있어요. 이 범위를 먼저 정해야 비용과 일정도 가늠할 수 있어요.
FineReport는 엑셀과 비슷한 양식으로 보고서를 만들고, 데이터를 입력받는 화면도 구성할 수 있어요. ERP나 회계 시스템의 실적 데이터는 FineDataLink로 가져올 수 있고요. 승인 절차나 입력 통제를 어디까지 구성할지는 회사마다 달라서, 문의해 주시면 범위부터 같이 정리해 드려요. 매주 만드는 보고서를 줄이는 방법은 보고서 자동화, 무엇부터 시작할까요?에서 볼 수 있어요.
도입 전 체크리스트
- 올해 쓴 예산 양식과 계정과목 체계가 정리되어 있나요?
- 예산을 입력하는 부서와 담당자 목록이 있나요?
- 승인 단계(팀장, 본부장, 재무)가 정해져 있나요?
- 작년 실적을 가져올 시스템(ERP, 회계)이 어디인지 알고 있나요?
- 요청, 수정, 확정 마감 같은 편성 일정이 정해져 있나요?
- 단위나 부가세 포함 여부 같은 숫자 기준이 합의되어 있나요?
숫자 기준을 맞추는 방법은 Data governance tools 체크리스트가, 누가 어떤 부서 숫자를 볼 수 있는지 정하는 방법은 HR reporting software 선택 기준의 권한 부분이 도움이 돼요.
결재하기 전에
도입 기간은 부서 수, 양식 수, 승인 단계에 따라 크게 달라요. 그래서 기간부터 묻기보다 위 체크리스트가 얼마나 정리되어 있는지부터 보세요. 정리된 만큼 논의가 짧아져요.
예산 취합을 어디까지 바꿀지 고민이라면 문의를 남겨 주세요. FanRuan 담당 부서에서 확인하고 빠르게 답변드려요.
FAQs
취합 자동화는 엑셀 파일을 합치는 일을 줄이는 쪽이에요. 예산 관리 시스템은 입력부터 승인, 확정까지 한 흐름으로 다루는 쪽이고요. 어디까지 필요한지에 따라 선택이 달라져요.
