訂單管理全指南：從 Excel 到系統化的實務導入策略

你是否還在用Excel處理訂單？許多中小微企業由於資源有限，仍依賴手動收集數據與製作報表。隨著數位轉型浪潮，越來越多企業選擇導入自動化工具，明顯提升營運效率。現在正是你重新審視流程、思考升級時機的最佳時刻。

一、訂單管理是什麼？

1、訂單管理的定義及英文說明

訂單管理指的是從客戶下單開始，到產品交付、付款完成的整個流程。你需要追蹤每一筆訂單的狀態，確保商品能準時送達客戶手中。這個流程不只包含記錄訂單，還包括庫存分配、物流安排、客戶溝通等步驟。

在國際企業與系統文件中，常見的英文用法包含以下幾種：

Order Management 是企業系統與國際文件中最標準且通用的說法。

2、訂單管理在企業中的價值

你如果想讓企業運作順暢，訂單管理就是不可或缺的核心。它不只影響你能否滿足消費者需求，也直接關係到企業的營收和品牌形象。

• 提升顧客體驗，尤其在個人化行銷策略上更有優勢。
• AI技術的導入讓你能快速調整行銷策略，加快交付速度。
• 精確追蹤和需求預測能幫你降低庫存成本，減少浪費，提升現金流。
• 自動化工具讓你減少人為錯誤，提升效率和生產力。
• 能更準確預測市場趨勢，降低因季節變化或供應鏈中斷帶來的風險。
• 良好的訂單管理也能改善客戶服務，提升滿意度和忠誠度，讓品牌更有競爭力。

你只要掌握訂單管理的技巧，就能讓企業在競爭激烈的市場中脫穎而出。

二、訂單管理流程步驟

你想讓企業的訂單管理更有效率，必須了解每個流程的關鍵步驟。標準的訂單管理流程包含以下四個階段：

1、訂單捕獲

在訂單捕獲階段，會經歷多個重要步驟。這些步驟確保你能準確收集訂單資訊，並為後續流程打下基礎：

• 進貨：你需要確保有足夠的庫存來滿足市場需求。
• 入庫：驗收商品，確認品質和數量無誤後安排入庫。
• 備貨：根據銷售數據安排備貨，確保庫存及時補充。
• 揀貨與分揀：你可以利用技術提升揀貨效率，簡化後續作業。
• 包裝：選擇合適的包裝材料，保障商品安全。
• 配貨：選擇合適的物流方式，並保持良好溝通。

你在這個階段常會遇到幾個挑戰。例如，外勤銷售人員與核心系統斷開連接，導致資訊收集延遲。這會增加時間耗費，也容易出現誤差，影響需求預測和庫存管理。外勤人員的效率和服務水準也會直接影響客戶滿意度，低效率會讓成本上升，影響公司利潤。

小提醒：你可以透過數位工具連結外勤與內部系統，減少資訊落差，提升整體效率。

2、庫存分配

在庫存分配階段，必須確保每筆訂單都能快速且準確地出貨。自動倉儲系統結合機械設備與智慧管理，能大幅提升庫存精確度和出貨速度。這些系統能減少錯誤，提升作業安全性，對於高品項、高週轉產業特別重要。許多企業導入自動化後，訂單處理時間可大大縮短，出貨時效明顯提升。

你可以採用以下做法來優化庫存分配：

• 使用統一的庫存管理平台，讓所有通路的庫存一目了然。
• 建立靈活的調貨機制，根據需求在各渠道間移動庫存。
• 應用智能分配算法，優化每筆訂單的履行方式。
• 自動化系統能減少人工錯誤，提高效率，降低因產品損壞或延誤產生的額外成本。

建議你定期檢查庫存數據，並利用自動化工具追蹤庫存流動，這樣能大幅降低錯誤率。

3、運輸安排

在運輸安排階段，需要確保商品能準時送達客戶手中。這個流程通常包含：

• 出貨：安排物流，無論是宅配還是超商取貨，都要處理好。
• 通知客戶：發送發貨通知，提供物流追蹤碼。

小技巧：你可以設定自動通知，讓客戶即時掌握物流進度，提升信任感。

4、客戶溝通

在訂單管理流程中，客戶溝通扮演關鍵角色。良好的溝通能提升顧客滿意度，增加回購率，並減少作業成本。你若能即時回應客戶問題，滿意度會顯著提升。提供有效解決方案，也能增強顧客忠誠度。

你只要掌握這些訂單管理流程步驟，並持續優化，就能讓企業營運更順暢，提升市場競爭力。

三、如何用Excel進行訂單管理

1、Excel 訂單管理的核心欄位設計

一份完整的訂單管理表通常需要包含以下欄位：

• 訂單編號（唯一識別每張訂單）
• 客戶名稱
• 產品／品號
• 數量與單價
• 訂單日期、預計出貨日
• 實際出貨日、物流編號
• 訂單狀態（處理中／已出貨／已結案）

企業也可依需求加上：

• 付款狀態
• 審單紀錄
• 業務負責人
• 備註／異常說明

這些欄位能構成最基本的訂單流程紀錄架構。

2、Excel 訂單管理的基本流程和操作方式

Excel 訂單管理的核心流程包含：

3、Excel 訂單管理常用技巧

• 資料驗證（下拉選單）：避免錯字、保持資料一致性
• 條件格式（Conditional Formatting）：逾期訂單自動亮紅
• 樞紐分析表（Pivot Table）：快速匯總訂單量、銷售額
• VLOOKUP/XLOOKUP：跨表查詢庫存或產品資料
• 保護工作表：避免公式被誤改

Excel 是一個非常靈活的訂單管理工具，但也因為大量依賴人工輸入與公式維護，當訂單量變大或多人協作時，容易出錯、版本混亂、資訊不同步。

四、用 Excel 進行訂單管理的限制

你如果還在用Excel處理訂單管理，會發現隨著業務成長，問題也越來越多。以下三點是最常遇到的挑戰：

1、資料同步高度依賴人工

在Excel裡同步資料時，常常需要手動複製、貼上或更新。這種方式容易出現以下風險：

• 資料被覆蓋或誤刪
• 無法即時更新最新資訊
• 共享功能不足，資訊傳遞慢
• 工作複雜度增加，容易出錯

每次更新資料都要小心翼翼，稍有不慎就可能導致錯誤，影響整體作業效率。

2、報表與分析能力有限

用Excel做報表，當數據量一大，處理速度就會變慢。你還會遇到這些問題：

• 數據處理效率低，容易卡住
• 人為錯誤和版本控制困難
• 整合不同來源的數據很花時間
• 可視化圖表有限，決策效率低
• 資料安全性和擴展性不足

你很難快速整合多個系統的資料，也無法即時產出高品質的分析報告。

3、無法真正多人即時協作

當業務、倉儲、財務同時編輯訂單檔案時，Excel 容易出現版本衝突與資料覆蓋。即便使用雲端版本，也難以做到完整的操作軌跡追蹤。

當資料無法追溯“誰在何時改了什麼”，管理風險就會急速累積。

實務常見風險包含：

• 不小心刪除關鍵訂單資料
• 版本錯亂導致出錯貨
• 無法還原歷史修改紀錄

五、FineReport：助力從Excel轉向系統化的訂單管理

FineReport 是一款專為企業設計的, 集數據展示和數據錄入功能於一體的企業戰情室報表工具。

在訂單管理中，FineReport 不只是報表工具，而是一整套可視化、即時監控、數據鑽取的訂單管理解決方案。透過 FineReport，企業可以：

1、整合分散系統資料，實現訂單／供應鏈全流程監控

無論客戶訂單、銷售系統 (CRM／ERP)、物料／庫存／生產系統 (MES／WMS)、供應商資料庫……都能匯聚到同一平台，消除資料孤島，打通從「接單 → 生產 → 出貨 → 交付 → 售後」的完整流程。

這樣一來，訂單、庫存、生產與供應鏈資訊同步更新，管理者能一眼掌握整體進度，避免跨系統協作失靈。

2、建立訂單管理「戰情室」大屏／儀錶板 

以儀錶板／大屏方式展示關鍵指標 (KPI)，例如訂單數、出貨進度、銷售額、回款、庫存周轉、未出貨訂單、缺料警告、生產排程、出貨分佈、各區域／各通路狀況等 。 管理者與決策者可即時看到訂單與供應鏈健康狀況。因為 FineReport 支援大屏展示 + 多種圖表 + 動態效果，非常適合用作「訂單管理／供應鏈監控中心」。

3、指標可鑽取 ，支援多維度分析與問題定位

大屏上的每一個指標，本質上都是一張報表。使用者可點擊進入明細、展開更深入分析 (例如依區域、倉庫、商品、客戶、時間維度等拆解)，快速定位問題：是訂單延遲、缺料、生產瓶頸、出貨累積、庫存不足、還是物流/供應問題。這種即時、靈活的數據鑽取能力，是傳統 Excel／手動報表無法比擬的。

4、跨部門／多角色共用，提升協作效率

不同部門 (如銷售／行銷、採購、生產、倉儲、物流、財務) 可透過同一平台查看各自需要的資訊模組／儀表板，資訊同步、一致，避免因部門分工導致資料延遲、誤解、重複查詢或協同障礙。這樣的透明協作機制，有助於供應鏈順暢、決策迅速。

5、支援即時預警 & 流程觸發 + 回溯／複盤功能

你可以為關鍵指標設定警戒線 ，一旦出現異常 (例如訂單積壓、庫存低於安全量、出貨延遲、缺料、回款偏低等)，系統可自動觸發警報／提醒，並標記異常訂單／供應鏈節點。管理者與責任人可立即追蹤並啟動處理流程。

後續還能用 FineReport 將處理結果與成效落實回饋 (填報、審核、追蹤、報表記錄)，逐步沉澱成企業的「訂單／供應鏈運營知識庫」，為未來做預防、優化、決策支持。這樣從單純報表 → 到流程管理 → 再到制度化運營管理，形成完整閉環。

想要了解更多依託 FineReport 的訂單管理解決方案，可以參考：訂單管理系統：助您加速交付，實現高效穩定的交付體驗！

你如果想讓訂單管理更高效，FineReport 是你數位轉型的最佳選擇。