一、採購管理是什麼？
採購管理（Procurement Management）是指企業為了確保所需物料、設備與服務能在適當的時間、以合理的成本與符合品質要求取得，而對採購流程進行的系統性規劃與控管。它不只是下單與比價，而是涵蓋需求評估、供應商選擇、價格談判、合約管理、交期追蹤與績效評估的完整管理機制。
在實務上，採購管理直接影響生產是否順暢、庫存是否合理，以及整體營運成本是否可控。若採購缺乏規劃，容易出現缺料、急單、價格失控或供應風險，進而拖累整個供應鏈運作。
隨著企業規模擴大與供應鏈複雜化，現代採購管理已逐步從經驗導向轉為數據導向，透過制度與系統化管理，讓採購從單純的執行角色，升級為支撐企業策略與競爭力的重要環節。
二、核心採購策略與方法
在企業營運中，採購早已不只是執行下單的角色，而是直接影響成本結構、供應穩定性與競爭優勢的關鍵職能。成熟的採購管理，必須建立在清楚的策略思維與可落地的方法之上，才能在複雜的供應環境中發揮價值。
（1）策略性採購
策略性採購強調從「全局」而非單筆訂單來看採購決策。企業會先分析採購品項的重要性、替代性與市場風險，再決定採購策略，而不是一味追求最低單價。
實務上，策略性採購能幫助企業：
- 集中採購量，提高議價能力
- 區分關鍵物料與一般物料，採取不同管理方式
- 降低供應中斷與價格波動風險
這種做法讓採購從被動反應需求，轉為主動規劃供應布局。
（2）供應商分級與夥伴關係管理
並非所有供應商都應以相同方式管理。核心採購策略之一，是依照供應風險、技術依賴度與影響程度，將供應商進行分級管理。
對關鍵供應商，重點不在於壓價，而在於：
- 建立長期合作關係
- 提升交期與品質穩定度
- 共同改善流程與成本結構
關鍵物料的供應商，應被視為夥伴，而不是交易對象。
（3）總體成本思維
核心採購策略不只看「買價」，而是評估整個生命週期的成本，包括運輸、庫存、品質、維修與風險成本。
許多企業發現，看似便宜的採購選擇，實際上可能帶來：
- 更高的不良率
- 更長的交期
- 更高的庫存壓力
透過 TCO 思維，採購決策才能真正支持企業的長期獲利。
（4）需求預測與跨部門協同
有效的採購策略，離不開對需求的掌握。採購不應只接收需求，而是要與生產、銷售、庫存單位協同，提前參與需求規劃。
當需求預測更準確，採購才能：
- 避免臨時急單
- 降低加急與缺料風險
- 平衡庫存與交期
這也是採購從「執行部門」升級為「策略部門」的重要關鍵。
（5）數據化與系統化採購管理
在現代企業中，核心採購策略幾乎都離不開系統與數據支援。透過採購管理系統與 BI 分析，企業能即時掌握價格趨勢、供應商績效與採購風險。
這不只提升效率，更讓管理層能以數據為依據調整策略，而不是依賴個人經驗。
三、製造業採購管理的痛點
採購管理是企業供應鏈管理中至關重要的一環，尤其是對製造業來說。因為多數製造業的利潤率較低，而採購成本佔據了資金流的絕大部分。並且，供應鏈管理的資料流程都是環環相扣，往往是牽一髮而動全身。在工業4.0和智慧製造的浪潮之下，企業是否有一套高效的採購系統，實現採購流程優化，就變得尤為重要。
但目前，製造業因為普遍資訊化和數位轉型程度不高，缺乏一套統一、高效的採購系統。採購管理存在一些普遍的流程難點、痛點：
- 採購過程監控難：各部門資訊互不相通，出現採購監控盲點。
- 供應商管理難：缺乏統一的供應商管理體系，資質認證不規範，供應商管理風險大。
根據帆軟在多年製造業採購管理的專案經驗中發現的這些共性問題，本文將以大數據分析軟體 FineReport 為例，透過具體範例介紹採購管理中資料應用問題的解決思路和智慧製造流程實際落地方案。
四、採購管理解決方案
為解決上述問題，企業裡的採購管理業務要實現：
- 保障供應鏈正常運轉：物料或貨物及時到位，滿足當前生產經營。
- 建立供應商管理體系：解決產能問題，保障下游經銷商出貨銷售能力。
為此，帆軟退出了這套採購管理系統解決方案，使用商業智慧工具 FineReport 搭建數據看板，採用“自上而下”的思路，面向采購鏈條上不同層級的角色，提供對應的管理/分析模板：
五、採購管理系統範例
決策層：綜合採購管理
採購管理綜合分析看板
適用場景：該看板面向企業決策層，可以做到：採購全流程效率監控＋重點模組獨立分析，幫助決策者進行採購流程全面把控，並明確責任模組、釋放管理壓力。
內容說明：
- 節點情況：對採購管理流程中各個節點處理情況實時監控，保證高效流轉，避免等待時間長、節點權責不清。
- 消耗情況：掌握物料消耗情況和剩餘物料週轉天數，從採購側提高存貨效率，保持產能和成本之間的合理平衡。
- 預算分析：透過對各月份採購預算和實際採購的對比分析，監控實際採購行為是否有偏差，判斷預算編制是否合理。
- 降本分析：對物料降本情況整體把控，定量考核採購成本，指導下一步採購動作。
- 來料情況：透過來料直通率反映供應商交貨質量情況，選擇更優質的供應商，保證生產所需。
展示一下PC端採購管理綜合看板實例：
FineReport 報表除了可以在PC端查看之外，還可以在手機、平板等行動裝置端進行查看，讓使用者隨時隨地地瀏覽查看系統中的報表，實時掌握企業的資料。
接下來展示一下在行動端上的採購管理分析看板：
採購管理+執行層：供應商管理
1、採購管理供應商管理看板
適用場景：
區別於決策層對採購流程的全面管控，管理層更偏向於業務流程的執行監控。本看板面向管理層，從供應商交貨情況、供應商自身風險情況這兩方面進行監控，輔助管理層實現對物資採購質量的精準把控，對異常情況及時排查。
內容說明：
- 交貨情況：分別從時間維度和供應商維度分析採購物料情況，監控採購風險，避免造成採購壞帳、影響企業正常運營和生產。
- 狀態分佈：顯示企業當前供應商的狀態結構，適時調整各類供應商組成，保證供應商資源池健康。
- 風險等級分析：透過分析供應商高/中/低的風險情況，及時評估風險、採取應對措施，降低損失。
- 風險類別分析：從失信風險、司法風險、股權變化風險、經營風險、關聯風險五個維度，動態評估供應商的風險情況。
2、供應商風險明細分析
適用場景：面向管理+執行層，在上述供應商風險管理看板中，我們可以直接下鑽至供應商風險明細表，實現供應商風險預警視覺化。
內容說明：
- 面向執行層：可以透過風險類別、供應商名稱以及風險名稱三個篩選維度，進行供應商風險資訊的詳細查詢，並關注自己提出的風險資訊的處理結果，實現流程最佳化。
- 面向管理層：可透過風險資訊狀態看到哪些風險資訊的審批流程需要處理，點選明細表的風險編號，可直接跳轉至供應商風險資訊審批表進行稽核；
3、供應商風險補錄與審批
適用場景：面向管理+執行層，執行層可對供應商風險資訊及時上報，管理層對風險供應商及時處理，提高供應商管理效率。
內容說明：
面向執行層：使用 FineReport 填報錄入功能，錄入供應商風險資訊，系統自動生成風險編號，提交完成後，風險資訊狀態預設為：處理中，並流轉至管理層處理。
面向管理層：收到風險資訊後，管理層可以對基礎資訊進行稽核。如確認，則風險資訊狀態轉變為“已完成”；如退回，則狀態變為“待處理”，再次流轉至執行層重新確認；
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