進度表製作指南：一步步教你畫出甘特圖

在專案管理中，進度表是一個不可或缺的工具。它不僅能幫助你清楚掌握每個任務的進展，還能有效分配資源，避免浪費時間。你是否曾經因為專案太過複雜而感到無從下手？別擔心！透過進度表製作，你可以將計劃視覺化，讓所有細節一目了然，並且更容易追蹤進度。現在就來學習如何製作自己的進度表，讓你的專案管理更上一層樓吧！

一、進度表的基礎知識

1.進度表的定義與功能

你可能會好奇，進度表到底是什麼？簡單來說，進度表是一種專案管理工具，也叫進度甘特圖，用來視覺化展示任務的時間安排和進展情況。它通常以橫條圖的形式呈現，讓你能清楚看到每個任務的起始和結束日期，以及它們之間的關聯性。

進度表的功能非常強大，尤其是在專案管理中。以下是它能幫助你的幾個方面：

• 規劃和排程專案任務
• 展示專案進度和階段性成果
• 標識關鍵路徑和依賴關係
• 資源管理和分配
• 提升團隊溝通和利益相關者報告的效率

透過進度表，你可以更有效地掌控專案的每個細節，確保所有人都在同一頁上。

2.進度表的優缺點

優點：視覺化、易於追蹤

進度表最大的優勢就是它的視覺化效果。你可以一眼看到專案的整體進度，並快速了解哪些任務已完成，哪些仍在進行中。這種清晰的展示方式讓你能更容易追蹤進度，並及時發現問題。此外，進度表還能幫助你更好地分配資源，避免浪費時間和人力。

缺點：複雜性、靈活性限制

然而，進度表並非完美無缺。當專案規模較大或任務數量繁多時，進度表可能變得過於複雜，讓人難以理解。此外，進度表的靈活性有限，若專案計劃頻繁變更，更新進度表可能需要耗費大量時間和精力。

進度表製作雖然有挑戰，但只要掌握正確的方法，你一定能克服這些困難，讓專案管理更加高效。

二、使用 Finereport 製作進度表的步驟

Excel可能是最常見的製作甘特圖的工具，可以在儲存格中填滿顏色的方式製作，也可以用長條圖製作。但是，Excel裡其實並沒有內置專業的甘特圖選項，操作起來不僅麻煩，甘特圖樣式也很單調。花了半個小時，可能都無法製作出心儀的甘特圖樣式。

所以，本文將告訴你該如何利用專業報表軟體FineReport，快速製作一張專業美觀的甘特圖。

1.輸入基本資料

首先，在製作進度甘特圖之前，要先完成數據準備：

• 明確專案牽涉到的各項活動、專案。內容包括專案名稱（包括順序）、開始時間、工期，任務類型（依賴/決定性）和依賴於哪一項任務。
• 創建甘特圖草圖。將所有的專案按照開始時間、工期標註到甘特圖上。
• 確定專案活動依賴關係及時序進度。使用草圖，按照專案的類型將專案聯繫起來，並安排專案進度。
• 計算單項活動任務的工時量。
• 確定活動任務的執行人員及適時按需調整工時。
• 計算整個項目時間

在FineReport的儲存格中統計出每個步驟的計劃開始與結束時間、實際開始與結束時間及完成百分比，作為圖表數據來源，如下圖：

註：每個步驟的時間必須是縱向排列，活動必須為橫向排列，即上面的表格必須保持一樣的展現方式。

數據欄設定如下：

然後，在FineReport中新建工作薄，添加剛才製作的內置數據集，示例如下：

2.插入堆疊橫條圖

選擇圖表類型

進度表的核心是橫條圖，它能清楚地展示每個任務的時間範圍。在 Finereport 中，你可以選擇堆疊橫條圖作為圖表類型，因為它特別適合用來表示多個任務的時間分佈。

調整數據範圍

選擇好圖表後，記得調整數據範圍，確保每個任務的起始和結束日期都正確顯示在圖表上。這一步非常重要，因為數據的準確性直接影響進度表的可讀性和實用性。

3.調整格式與標籤

當你完成了進度表的基本結構後，接下來就是讓它看起來更吸引人、更容易閱讀的時候了！調整格式與標籤不僅能提升進度表的專業感，還能幫助你更快地傳達資訊。以下是兩個關鍵步驟，教你如何讓進度表更上一層樓。

自訂顏色與樣式

你是否覺得單調的進度表看起來有點無聊？別擔心！透過自訂顏色與樣式，你可以讓進度表變得更有層次感，也更容易區分不同的任務。

• 使用顏色區分任務類型
  為不同類型的任務分配不同的顏色。例如，將緊急任務標記為紅色，普通任務用藍色，完成的任務則用綠色。這樣一來，你可以快速辨識任務的優先級和狀態。
• 調整橫條的樣式
  在 Finereport 中，你可以修改橫條的樣式，例如改變邊框的粗細或添加陰影效果。這些小細節能讓進度表看起來更專業。
• 保持一致性
  雖然自訂樣式很重要，但也別忘了保持整體設計的一致性。選擇一組和諧的配色方案，避免過多的顏色干擾視覺效果。

添加標籤與註解

進度表不僅要好看，還要能清楚傳遞資訊。這時候，標籤與註解就派上用場了！

• 添加任務標籤
  在每個橫條上添加任務名稱或編號，讓讀者一眼就能知道這段時間對應的是哪個任務。這樣可以避免混淆，特別是在進度表中包含多個任務時。
• 使用註解說明細節
  如果某些任務需要額外的說明，可以在進度表旁邊添加註解。例如，標註某個任務的關鍵里程碑或需要注意的風險點。這些註解能幫助團隊成員更好地理解專案的細節。
• 保持簡潔
  雖然標籤與註解很有用，但也要避免過度使用，否則會讓進度表看起來過於雜亂。只標註最重要的資訊，確保進度表保持清晰易讀。

在 Finereport 中，你可以使用「註解功能」直接在圖表上添加文字說明，或者利用「工具提示」功能，讓讀者將滑鼠移到某個區域時顯示額外資訊。

至此，一個簡單的專案甘特圖就製作完成了，存儲範本，點擊分頁預覽，即可看到最終完成的甘特圖效果。

三、進度表製作的實用建議

1.如何選擇適合的工具

選擇正確的工具是進度表製作成功的關鍵。你可能會問，市面上這麼多工具，該如何挑選？其實，答案就在你的需求中。不同工具有不同的功能，了解自己的專案需求後，你就能找到最適合的選項。

以下是一些受歡迎的工具及其特色：

• Excel：適合小型專案，操作簡單且易於上手。你可以使用條狀圖功能快速製作甘特圖。
• 專業甘特圖軟體：例如Microsoft Project或GanttProject，這些工具提供更豐富的功能，如任務相依性設定和資源管理。
• 商業智慧工具：像FineReport和FineBI，這些工具不僅能製作甘特圖，還能進行數據分析，適合大型專案或需要深入分析的情境。

此外，這些工具的功能也能幫助你更好地管理專案：

• 視覺化工作流：讓進度一目了然，減少溝通成本。
• 數據整合：提高數據分析效率，幫助你做出更明智的決策。
• 即時通訊功能：促進團隊協作，提升工作效率。

選擇工具時，記得試用幾款，看看哪一款最符合你的需求。別忘了考慮團隊的使用習慣，這樣才能真正發揮工具的最大效益。

2.提高進度表可讀性的技巧

進度表的可讀性直接影響專案管理的效率。你可能會覺得，進度表看起來太複雜，難以理解。其實，只要掌握一些簡單的技巧，就能讓進度表變得清晰易懂。

以下是幾個實用的建議：

• 使用顏色區分任務：為不同類型的任務分配顏色，例如紅色代表緊急任務，綠色代表已完成任務。這樣能幫助你快速辨識任務狀態。
• 保持簡潔：避免過多的文字或圖表元素，專注於展示關鍵資訊。
• 添加註解：在進度表旁邊添加簡短的註解，說明任務的細節或關鍵里程碑。

透過這些技巧，你的進度表不僅更容易閱讀，也能讓團隊成員快速掌握專案進度。

3.避免常見錯誤的方法

進度表製作過程中，常見錯誤可能會影響專案的順利進行。你是否曾經遇到過進度表不準確或過於複雜的情況？以下是一些避免這些問題的方法：

• 合理分配時程：在計算任務時間時，考慮三種可能性：最可能完成時間、悲觀時間和樂觀時間。這樣能讓你的進度表更具彈性。
• 避免單一項目評估進度：專案進度應該以整體為基準，而不是僅僅依賴某個任務的完成情況。
• 定期更新進度表：專案計劃可能會隨著情況變化而調整，定期更新進度表能確保它始終反映最新的進展。

避免這些常見錯誤後，你的進度表將更準確、更高效，幫助專案順利完成。

所以，為什麼不試著製作自己的進度表呢？不管是用來規劃學校專案，還是管理日常工作，進度表都能讓你的生活更有條理。