Workflow ERP是什麼？企業為何需要它

Workflow ERP是一種創新的系統，結合工作流程管理與企業資源規劃，幫助你提升企業的運營效率與數據整合能力。它的核心功能包括流程自動化、數據整合及即時監控。例如，新代科技透過FlowMaster BPM商業流程開發平台，成功整合ERP系統，開發了超過兩百張表單，並累計結單達20幾萬張，顯示出流程自動化的卓越效能。精元電腦則利用WebISO制度文件管理平台，全面IT化部門流程，確保標準化與效率。這些案例展現了ERP工作流程如何在實際應用中帶來效益。

一、Workflow ERP的概念

1.Workflow ERP的定義

Workflow ERP結合了工作流程管理與企業資源規劃的核心理念，旨在幫助你優化企業內部的運營模式。它不僅僅是一個管理工具，更是一個能夠自動化處理日常業務、整合數據並提供即時監控的平台。這種系統的設計目的是讓你能夠更高效地管理資源，並快速應對市場變化。

企業在導入ERP系統時，通常會強調整合與使用者參與的重要性。像天仁茶葉在導入甲骨文ERP時，特別要求所有功能由使用者參與提出，這充分顯示了Workflow ERP的核心概念——以使用者需求為導向，提升整體運營效率。透過教育訓練，企業還能凝聚員工共識，確保系統的成功實施。

2.Workflow ERP的功能

自動化日常流程

Workflow ERP能夠自動化處理企業的日常流程，減少人工操作的錯誤率。例如，當你需要處理採購訂單時，系統可以自動生成相關文件，並將其傳送至相關部門進行審核。這不僅節省了時間，也提升了工作效率。

實時數據整合

實時數據整合是Workflow ERP的一大亮點。它能將來自不同部門的數據整合到一個平台上，讓你能夠快速獲取所需資訊。根據行業報告，導入ERP工作流程後，企業的存貨庫存可降低30%至50%，延遲交貨情況減少80%，停工待料減少60%。這些數據顯示了實時數據整合對企業運營的重要性。

監控業務運作

Workflow ERP還提供即時監控功能，幫助你掌握業務運作的每個細節。透過系統的儀表板，你可以隨時查看生產進度、銷售數據或財務狀況，確保每個環節都在正常運行。這種透明化的管理方式能有效降低風險，並提升決策的準確性。

3.Workflow ERP的應用場景

財務管理

在財務管理方面，Workflow ERP能自動生成報表，並整合各部門的財務數據，讓你能快速掌握企業的財務狀況。這種系統還能追蹤應收應付款項，確保資金流動的穩定性。

銷售流程

Workflow ERP在銷售流程中發揮了重要作用。它能自動化處理客戶訂單，並追蹤每筆交易的進度。這讓你能更快地回應客戶需求，並提升客戶滿意度。

供應鏈管理

在供應鏈管理中，Workflow ERP能幫助你優化採購、庫存與物流流程。根據統計，導入ERP工作流程後，企業的製造成本可降低12%，生產力提高10%至15%，準時交貨率平均提高55%。這些數據顯示了Workflow ERP在供應鏈管理中的價值。

二、為什麼企業需要Workflow ERP

1.解決效率低下的問題

在企業運營中，效率低下常常是最大的挑戰之一。手動處理流程容易導致錯誤，並且浪費大量時間。ERP工作流程能幫助你自動化重複性任務，減少人工操作的錯誤率。例如，當你需要處理採購訂單時，系統可以自動生成文件並傳送至相關部門進行審核，避免了傳統紙本流程的延誤。

實際案例顯示，導入ERP工作流程後，企業的效率顯著提升。例如：

• 高鐵工業導入i-TEC ERP系統後，BOM（物料清單）的完整性及正確率從76%提升至100%。
• BOP（製造工藝清單）的完整性和正確率從20%～30%提升至90%。

這些數據證明，ERP工作流程不僅能提升準確性，還能節省時間，讓你專注於更具價值的業務活動。

2.消除數據孤島，實現信息共享

在傳統的企業管理中，不同部門之間的數據往往分散在各自的系統中，形成所謂的「數據孤島」。這種情況會導致信息不對稱，影響決策的效率與準確性。ERP工作流程通過整合各部門的數據，將所有信息集中到一個平台上，實現即時共享。

當你使用ERP工作流程時，財務部門可以即時查看銷售部門的收入數據，供應鏈部門也能快速獲取庫存狀況。這種信息的透明化不僅能促進部門間的協作，還能避免因數據不一致而產生的誤解或延誤。對於快速變化的市場環境，這種即時的信息共享尤為重要。

3.提升決策速度與準確性

在競爭激烈的市場中，快速且準確的決策能力是企業成功的關鍵。ERP工作流程提供的即時數據分析功能，能幫助你快速掌握企業的運營狀況，並根據實時數據做出明智的決策。

例如，當市場需求突然變化時，你可以通過ERP系統的儀表板，快速查看庫存數據與生產進度，並即時調整策略。這種數據驅動的決策方式不僅能降低風險，還能提升企業的競爭力。根據研究，導入ERP工作流程的企業，其決策效率平均提升了30%以上，這顯示了系統在提升決策能力方面的價值。

4.應對市場變化與競爭壓力

在當今快速變化的市場環境中，企業面臨著來自各方面的挑戰。消費者需求的變化、技術的進步以及競爭對手的壓力，讓企業必須具備靈活應變的能力。這時候，ERP工作流程成為了你的最佳助手，幫助你快速適應市場變化並保持競爭優勢。

首先，ERP工作流程能讓你即時掌握市場動態。透過系統的數據分析功能，你可以快速了解消費者的需求趨勢。例如，當某產品的銷量突然上升時，系統會即時通知你，讓你能迅速調整生產計劃，避免因供應不足而錯失商機。

其次，這套系統能提升你的供應鏈效率。市場需求的波動可能會影響原材料的採購與庫存管理。ERP工作流程能協助你優化供應鏈，確保原材料的供應與生產計劃相符，降低庫存過多或不足的風險。這不僅能節省成本，還能提升交貨的準時率。

此外，ERP工作流程還能幫助你應對競爭壓力。透過整合的數據平台，你可以分析競爭對手的策略，並根據市場數據制定更具競爭力的價格或促銷方案。例如，當競爭對手推出新產品時，你可以利用系統的數據分析功能，快速評估市場反應，並調整你的行銷策略。

總而言之，ERP工作流程是你應對市場變化與競爭壓力的關鍵工具。它能讓你即時掌握市場資訊，優化供應鏈，並制定有效的競爭策略。透過這套系統，你可以更從容地面對市場挑戰，並在激烈的競爭中脫穎而出。

三、如何選擇適合的ERP工作流程系統

1.根據企業規模與行業特性選擇

選擇ERP工作流程系統時，企業規模與行業特性是重要的考量因素。小型企業通常需要簡單易用的系統，專注於核心功能，例如財務管理與銷售流程。大型企業則需要更全面的解決方案，能夠整合多部門數據並支持複雜的業務流程。

行業特性也會影響你的選擇。例如，製造業需要強大的供應鏈管理功能，而零售業則更注重庫存與銷售數據的即時整合。如果你是服務業，則可能需要更靈活的客戶管理功能。

2.考量預算與長期投資回報

ERP系統的成本可能包括軟體購買費用、實施費用與後續維護費用。你需要根據企業的預算，選擇性價比最高的方案。雖然初期投資可能較高，但長期來看，ERP系統能幫助你節省人力成本並提升效率。

3.比較雲端與地端部署的優劣

ERP系統的部署方式主要分為雲端與地端兩種。雲端部署適合需要靈活性與低初期成本的企業。它能讓你隨時隨地存取數據，並由供應商負責系統維護。地端部署則適合對數據安全性要求較高的企業，因為所有數據都存儲在內部伺服器中。

4.評估系統的擴展性與技術支持

選擇ERP工作流程系統時，系統的擴展性與技術支持是不可忽視的關鍵因素。這些特性直接影響系統的長期適用性與穩定性，確保你的企業能隨著需求的變化而成長。

系統擴展性的重要性

當你的企業規模擴大或業務模式改變時，ERP系統是否能快速適應新需求？這是你需要考量的首要問題。一個具備高擴展性的系統，應該能夠輕鬆新增模組或功能，例如整合新的銷售渠道或支援多國語言與貨幣。

技術支持的可靠性

技術支持的品質直接影響系統的運行效率與問題解決速度。你需要確保供應商能提供即時且專業的技術支援，特別是在系統出現故障或需要升級時。

以下是評估技術支持的幾個關鍵點：

• 支援時效：供應商是否提供24/7全天候支援？
• 支援方式：是否有多種管道，例如電話、電子郵件或即時聊天？
• 教育資源：是否提供使用手冊、線上課程或培訓服務？