excel怎么打印出来的报表？

你是否曾经遇到过这样的问题：在Excel中制作了一份详细的报表后，发现打印出来的效果却不尽如人意？报表的格式错乱，页眉页脚没对齐，甚至有些数据还丢失了。本文将详细讲解如何在Excel中打印出高质量的报表，确保你的数据展示清晰、整洁，满足各种需求。通过这篇文章，你将学会如何设置页边距、调整分页符、使用打印区域等技巧，甚至还可以了解一种更为专业的报表制作工具，FineReport，来替代Excel，提升工作效率。

一、打印设置的重要性

在Excel里制作报表时，打印设置往往被忽视，但它们对最终输出结果有着至关重要的影响。适当的打印设置可以确保报表在纸张上完美呈现，无论是数据的完整性还是格式的美观性，都会大大提升。

首先，了解打印设置的基本选项非常重要。以下是一些常见的打印设置选项：

• 页边距：设置页边距可以确保报表的内容不会被裁切，保持一定的边距也能使报表看起来更整洁。
• 纸张大小：根据报表的内容选择适当的纸张大小，A4纸是最常用的选择。
• 分页符：通过设置分页符，可以控制每页显示的内容，避免数据被分割到不同页。
• 打印区域：定义需要打印的区域，避免打印出多余的空白页。

合理利用这些设置选项，可以让你的报表打印效果更佳。

二、设置页边距和纸张方向

在打印之前，设置页边距和纸张方向是非常重要的一步。合适的页边距和纸张方向可以极大地优化报表的打印效果。

1. 设置页边距

页边距是指页面内容与页面边缘之间的距离。设置页边距可以避免内容被打印在边缘，导致信息丢失。以下是设置页边距的方法：

• 点击“页面布局”选项卡。
• 选择“页边距”下拉菜单，选择预设的边距或自定义边距。
• 在弹出的对话框中，输入合适的上、下、左、右边距。

2. 选择纸张方向

纸张方向分为“纵向”和“横向”。根据数据的分布选择合适的纸张方向，可以让报表更加美观。

• 点击“页面布局”选项卡。
• 选择“方向”下拉菜单，选择“纵向”或“横向”。

通常，较宽的报表适合选择横向，而较长的报表适合选择纵向。

三、使用分页符

分页符是控制每页显示内容的重要工具。合理设置分页符可以避免数据被分割到不同页，确保报表的完整性。

1. 插入分页符

插入分页符的方法如下：

• 选择需要分页的位置。
• 点击“页面布局”选项卡。
• 选择“分页符”下拉菜单，选择“插入分页符”。

2. 删除分页符

如果需要删除分页符，可以按照以下方法操作：

• 选择分页符所在的行或列。
• 点击“页面布局”选项卡。
• 选择“分页符”下拉菜单，选择“删除分页符”。

通过这些操作，可以灵活控制每页显示的内容，避免打印时出现数据被分割的问题。

四、定义打印区域

在打印报表时，定义打印区域可以避免打印出多余的空白页。定义打印区域可以确保只打印出需要的内容，提升打印效率。

1. 选择打印区域

选择打印区域的方法如下：

• 选中需要打印的单元格区域。
• 点击“页面布局”选项卡。
• 选择“打印区域”下拉菜单，选择“设置打印区域”。

2. 清除打印区域

如果需要清除打印区域，可以按照以下方法操作：

• 点击“页面布局”选项卡。
• 选择“打印区域”下拉菜单，选择“清除打印区域”。

通过这些操作，可以灵活定义打印区域，避免打印出不需要的内容。

五、使用页面设置对话框

页面设置对话框是一个强大的工具，可以帮助你进行更详细的打印设置。通过页面设置对话框，可以进行页眉页脚、背景、缩放等详细设置。

1. 打开页面设置对话框

打开页面设置对话框的方法如下：

• 点击“页面布局”选项卡。
• 点击右下角的对话框启动器图标，打开页面设置对话框。

2. 设置页眉和页脚

在页面设置对话框中，可以设置页眉和页脚。设置页眉和页脚的方法如下：

• 选择“页眉/页脚”选项卡。
• 选择预设的页眉页脚样式，或自定义页眉页脚。

3. 设置页面背景

在页面设置对话框中，还可以设置页面背景。设置页面背景的方法如下：

• 选择“工作表”选项卡。
• 选择“背景”按钮，选择合适的背景图片。

通过这些操作，可以进行更加详细的页面设置，确保报表打印效果更佳。

六、FineReport：更专业的报表制作工具

虽然Excel已经非常强大，但对于一些复杂的报表需求，FineReport会是更好的选择。FineReport是一款帆软自主研发的企业级web报表工具，支持用户根据企业需求进行二次开发，功能非常强大。

1. 为什么选择FineReport

FineReport有以下几个优势：

• 简单的拖拽操作：无需编写复杂的代码，只需简单的拖拽操作便可以设计出复杂的中国式报表。
• 多样化展示：支持参数查询报表、填报报表、管理驾驶舱等多种报表形式。
• 强大的数据处理能力：支持数据的交互分析、数据录入、权限管理等功能。
• 灵活的打印输出：支持定时调度、打印输出、门户管理和移动应用等需求。

2. 如何使用FineReport

使用FineReport的方法如下：

• 下载并安装FineReport软件。
• 根据需求设计报表，进行数据连接和报表布局。
• 进行报表预览和打印输出。

通过使用FineReport，可以极大地提高报表制作和打印的效率。

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总结

通过本文的讲解，你应该已经掌握了在Excel中打印出高质量报表的技巧。合理设置页边距和纸张方向、使用分页符、定义打印区域、利用页面设置对话框，都可以帮助你优化报表的打印效果。此外，如果你有更复杂的报表需求，可以尝试使用FineReport来替代Excel，提升工作效率。希望这些技巧能帮助你更好地制作和打印报表。

本文相关FAQs

如何在Excel中打印出报表？

在Excel中打印出报表并不难，但要确保打印效果好且信息完整，需要注意一些细节。以下是几个关键步骤：

• 首先，确保数据的排版整齐。可以通过调整列宽和行高，使数据更易于阅读。
• 接着，设置打印区域。选中需要打印的区域，然后在“页面布局”选项卡中点击“打印区域”并选择“设置打印区域”。
• 然后，调整页面设置。点击“文件”菜单，选择“打印”，然后点击“页面设置”。在这里可以设置页面方向（横向或纵向）、纸张大小和页边距等。
• 预览打印效果。在“文件”菜单中选择“打印预览”，查看打印效果，确保没有遗漏或布局问题。
• 最后，点击“打印”按钮，选择打印机并确认打印。

通过以上步骤，可以有效地在Excel中打印出整齐美观的报表。

如何在Excel中设置页眉和页脚？

页眉和页脚可以为报表增加额外的信息，如页码、日期和标题等。在Excel中设置页眉和页脚的步骤如下：

• 打开Excel文件，点击“插入”选项卡。
• 在“文本”组中选择“页眉和页脚”。
• 页面会切换到页眉和页脚的编辑模式，可以在上方编辑页眉，在下方编辑页脚。
• 在页眉或页脚中插入所需信息，例如页码、日期或自定义文本。可以使用“设计”选项卡中的工具进行格式设置。
• 完成编辑后，点击工作表任意位置退出页眉和页脚模式。

这样可以在报表打印时，自动添加页眉和页脚，提高报表的专业性和可读性。

如何在Excel中分页打印长报表？

当报表数据量较大时，需要进行分页打印，确保每页的布局和内容合理。以下是具体步骤：

• 打开Excel文件，点击“页面布局”选项卡。
• 在“页面设置”组中，点击“分隔符”并选择“插入分页符”。
• 根据需要，在合适的位置插入分页符，使每页数据保持连贯且易于阅读。
• 预览打印效果，确保分页合理。可以通过调整分页符的位置来优化每页的内容布局。
• 确认无误后，进行打印操作。

通过以上方法，可以在打印长报表时，合理分页，提高报表的阅读体验。

如何在Excel中调整打印比例？

有时报表内容太多，无法在一页内打印，可以通过调整打印比例来解决。具体步骤如下：

• 打开Excel文件，点击“页面布局”选项卡。
• 在“页面设置”组中，点击右下角的箭头，打开“页面设置”对话框。
• 在“页面”选项卡中，可以选择“调整为”并设置比例，或选择“将工作表调整为”并设定页数。
• 预览打印效果，确保内容清晰且布局合理。
• 确认无误后，进行打印操作。

调整打印比例可以有效解决内容过多的问题，使报表更适合打印输出。

使用FineReport替代Excel制作报表

虽然Excel功能强大，但在处理复杂报表时可能会遇到一些限制。例如数据量大时的性能问题、多用户协作时的冲突等。此时，可以考虑使用专业的报表工具如FineReport。

FineReport具有以下优势：

• 专业的报表设计功能，更易于创建复杂报表。
• 强大的数据处理能力，支持大数据量的处理和分析。
• 支持多用户协作，避免版本冲突。
• 丰富的图表类型和定制化选项，提升报表的可视化效果。

如果你对FineReport感兴趣，可以点击链接进行免费下载试用：FineReport免费下载试用