如何实现全面财务报表自动化?治治手工做表的痛!

文 | 商业智能BI相关文章 阅读次数:3,104 次浏览
2023-08-31 11:40:34

财务电算化或者说财务信息化这个事国内搞了30年多年了,记账人员彻底被淘汰,财务管理也基本都全面计算机化了,然而当下看咱们财务,还是存在很多手工作业,大量报表,原始而落后:堆积如山的各类单证,逼着业务部门满天飞的各种手工补签手续,一到结账日的日夜加班加点,领导要个报表就折腾的上上下下鸡飞狗跳,每次税务汇算清缴时都如履薄冰。

每个财务人员都是熟练的表哥表姐,Excel是最得力的工具,甭管你是在规模庞大的上市公司,还是牛逼的不行的新兴巨头。我想,绝大部分公司在出具各类财务数据报告和披露时其实还是采用了系统查账+手工编报的原始方式。所以什么财务智能化、自动化,都骂骂咧咧:咱先别整这些高大上,咱需要先把这个基础的不能再基础的事情先解决掉。

所以本文咱就开门见山,聊聊财务报表自动化,正儿八经实现它,根治它。

一、聊聊财务报表

财务报表一般人理解可能就是三大表:资产负债表、利润表、现金流量表,这可能是大家接触最多的报表内容。然而从整个企业需要财务部门出具的财务报表报告来讲,其实远远超出这个内容。

虽然,对外报告角度说报表是围绕“四表一注”展开的,也就是:资产负债、利润、现金流量、所有者权益变动表、报表附注说明。但作为一套完整的财务报告可能还要包括:董事报告、管理分析及财务情况说明书等。在这些报表和报告中,核心是“四表一注”的数据出具,然后在此基础上出具分析和说明。因此从财务报表自动化出具上要核心去解决两个层面的问题:

第一个核心就是“四表一注”的自动化出具。

第二是基于“四表一注”的数据基础上,采取同期、上期对比、趋势判断等多种方法进行财务分析和说明。

四表好理解,只要会计科目设计合理,这些数据目前的财务系统基本上也能自动出具。麻烦的是一注,这里所说的一注,可不只是一个表的概念,这是相当于对每一个财务报表指标的详细化解释,如果把每一个财务报表指标理解为科目总账,这个附注相当于每一个财务报表指标的明细帐,这个一注可能相当于50~70张财务报表的规模。不考虑其需要附加说明的会计政策或有事项等必须的人工填报,仅仅讨论单家单位能够做到附注的明细数据自动获取也已经是一件不小的工作量,如果再把集团企业在对外披露时需要基于合并抵消内部数据后的明细附注,这个就更是一个不仅工作量大而且超级复杂的事了。

二、如何实现初步的财务报表自动化

那财务信息化做的比较好的企业是怎么做的呢?

依托现有的各种会计核算软件、报表及合并系统基本能够达到60~80%左右的自动取数,如果再加上借助一些BI报表工具,比如FineReport进行嵌套的WORD版报告生成,基本上能够做到80~90%的半自动化。

那有人就问了,这最后10%怎么办呢,是没辙了吗。这最后一公里是数据源头的问题。目前的财务报表系统取数都是来源于会计核算系统也就是我们所说的总账模块,其所有的数据载体是那个会计凭证。会计凭证见过没?如下图,是不是财务人见了都头大。

会计凭证是财务人员将企业经营活动翻译为财务语言后的载体,如上图,您看了这张凭证,可能知道这是一张4月份计提工会经费的凭证,可是背后的明细信息是什么?这就得靠查看凭证后面附带的一张附表,哪个部门工资多少,计提多少的明细表。也就说会计凭证制作的过程,其实就是原始业务数据被财务语言扭曲,业务原始信息被逐步丢失的过程。

基于此,我们可以看到如果我们的取数只是依据这张会计凭证,想要得到或者取到背后的这张明细数据是不可能的,而如果你真把凭证做到这个细的颗粒层次,即增大了非常非常多的工作量,还造成数据的大量冗余,很难很难,有的时候做的再细也记录不下所有明细业务信息。而如果你公司的信息化水平非常高,这些层面凭证数据都是各种专业系统自动生成传递过来的,当然工作量是会大大降低的,但是从数据分析的角度来看一样没有解决明细数据留存备查的诉求,仅仅解决了做账工作量问题。以上仅仅是举个小例子,可是我们可以看到的是如果我们想真正做到财务报表取数随心所欲:想取明细取明细,想取总数取总数,想看凭证看凭证,想看附件看附件的程度,就必然要改变目前的传统财务核算基于会计凭证进行数据存储和报表生成的方式。

三、如何实现全面财务报表自动化

1、实现单证全面电子化和影像化

理论上讲,除了自动结转损益或者调错处理凭证处理需要,没有一张凭证是由财务自身发起的,所有的凭证处理都可以前移到一张业务数据载体上,比如刚才HR层面的薪酬计算表、发放表;生产成本层面的消耗表、工时表、领用单、产量表;销售发票、提现单、收款表等。这些原始的单证是做账的依据,是原始凭单,而从来源看这些单据或者数据要么来自于业务系统,要么来源于电子表格,要么来源于供应商纸面传递,因此要实现财务报告的自动化,要先从这一步入手,实现原始单证的全面电子化和影像化。也就是说要借助电子发票、电子合同、异构系统集成、OCR单证识别技术甚至于是EXCEL导入形式,把所有的原始单证变成结构化的电子数据和原始图片数据,从而实现电子数据流转和影像附件的调阅与审批,这是基础。

2、建立财务数据中心

刚才第一步说的是要把原始单证转换成结构化数据和影像化图片,第二步说的是把需要进行会计处理的财务、业务数据做到明细级保存,维越多越好,记录越详细越好,这样的记录和存储方式一定不是凭证形式能满足的,一定是要基于数据仓库、明细级记录的。这样才能根据会计政策和内容业务开展要求,进行数据的后续财务处理(如根据内部采买关系自动生成内部交易数据、价税分离处理、核算主体和核算口径转换等)、税收处理(如税务申报、税务开票、加计扣除、退票处理等)、报表处理(如虚拟组织、管理口径处理等);基于明细级、业务级的多维数据存储方式,才能为财务报表附注的自动生成和高级财务数据分析及洞察打下坚实的数据底层基础。

比如我们帆软给很多客户做的方案是:先构建财务数据仓库、整合财务系统、业务系统的数据,手工excel数据,抽取与整合,按照既定的口径和维度将数从业务系统取到数据仓库中来,然后再通过帆软报表开发固定的查询的报表,供自动化财务报表输出、财务分析。

3、实现做账自动化

有了第一步,第二步,进行凭证处理就成为一个非常简单的事项。根据不同的经济业务类型确定不同的入账规则,这是一个非常规范化和标准化的要求,对于集团公司来讲,每年对下属单位的财务制度将不是一本纸面指导,而是详细的入账规则设定,直接固化在做账系统中。只有总部有调整系统入账规则的权利,每年根据会计制度要求调整入账规则成为总部核算规范化的手段,下属单位财务不需要也没权利关心如何入账和做账的问题,就是对业务数据的正确性做好确认即可。而会计凭证的这个载体,也将被赋予更多的数据维度,这个数据维度不仅仅限于传统财务系统的辅助核算,而是在原有业务数据上增加会计科目等相关信息的标签,从而使得会计凭证成为业务数据的附件和会计说明,成为数据的另外一个辅助属性,从而彻底扭转原始业务数据是会计凭证附件的常识,唯有这样,才能实现数据的灵活使用,降低数据分析难度。

4、把财务取数前置

按照第三步所说,会计凭证将成为原始业务数据的附件或者说是数据的财务属性而已,也就是代表我们要获取的各种数据都是可以从原来的依托财务凭证取数前移到基于做账的明细业务取数,明细数据保存了最原始的、最细小颗粒度、最精确时间的信息,具备各种明细的维度,可以更加灵活方便的组织和加工,也更加适用于各种高级数据分析工具,从而操作更加简单,进一步能够满足各种对内对外报表出具和分析的要求。谁说财务报表取数必须从总账取数?数据时代,只有数据加工存储的仓库,没有什么东西叫总账,以前手工做账,需要有总账,今天的做账、记账、审核、出报表都是自动化的,需要什么总账?

5、利用报表工具或者BI数据分析工具出具报告

如果已经存在结构化、明细化、具有财务标签属性的数据,出具四表一注将成为非常非常简单的事情,任何的业务活动经过电子化影像化的转化后推送到财务数据中心,自动的做账系统将根据入账规则进行会计相关核算自动处理,赋予业务数据会计科目的核算属性,处理完成后通过自动化的报表系统出具各类报告,报告将随着数据变化自动更新,不需要记账、结账,报告与数据是实时联动和反应的。

1)利用报表工具FineReport自动出财务报表

  • 比如工资成本表:员工工资表,需要从人力资源部把工资单拿到手之后,匹配身份证号、成本中心之后再生成网银要求的格式,现在直接做到系统里来,后台自动关联,只需要人力资源部定期维护一下人员信息表,其他工作自动完成。比如
  • 每个月把计划执行数据导入到系统,自动关联SAP数据,通过后台逻辑计算,得出各项目资金计划执行结果表,不用再手工关联计算
  • 以往要从SAP导出明细,手动核算汇总,现在直接通过报表后台自动计算输出结果,每天早晨只需拍照发给总经理即可。
  • 以往要从SAP导出费用明细数据,手动拆分核算汇总,同样现在直接通过报表后台自动计算输出结果,每个月月初就能生成结果,财务人员只需要审核一下数据是否有问题,即可上报提交,省去人工处理环节。
  • 以往要从SAP导出费用明细数据,手动拆分核算汇总,同样现在直接通过报表后台自动计算输出结果,每个月月初就能生成结果,财务人员只需要审核一下数据是否有问题,即可上报提交,省去人工处理环节
  • 六大往来表:以往要从SAP导出费用明细数据,手动拆分核算汇总,同样现在直接通过报表后台自动计算输出结果,每个月月初就能生成结果,财务人员只需要审核一下数据是否有问题,即可上报提交,省去人工处理环节
  • 费用明细表:对于需要结合实际情况进行手动维护的数据,可以通过报表的填报功能,直接修改回填,报表自动取出调整前和调整后的数据进行对比核对

2)利用BI数据分析工具FineBI自动分析财务数据,出具财务分析报告

基于已经存储的业务、财务数据甚至于外部数据,进行各种高级财务分析与报告。

四、总结——关于帆软财务解决方案

帆软是一家大数据平台及分析厂商,拥有最强大最懂中国式报表(包括复杂财务报表、勾稽关系)工具finerport,还是简单易上手的数据分析工具finebi。我们自己也是利用这两大工具,再结合数仓以及用简道云搭建了财务流程,实现了整个:预算管理、财务分析、报表自动化等场景

在财务领域也是和数据、报表打交道最多的领域,至今已做了1500+财务项目。积攒了很多经验和能力,感兴趣可以了解下:

1)能够搭建财务数据仓库,构建财务数据中心的底层能力。可以看下帆软数据仓库解决方案:www.fanruan.com/solutions/dw

2)财务报表自动化输出。借助报表工具finerport,开发明细科目录入报表,实现系统自动计算逻辑,生成每月财务报表

3)合并报表编制。提供财务数据管理数据标准及规范,包括整理主数据规范,建立集团主数据整体框架;建立流程审批规范,规范化上报审批流程等

4)财务数据分析。借助数据分析工具finebi,财务人员可以在此平台上自己分析数据,共享分析成果。

5)整体解决方案能力:业财融合、全面预算管理、阿米巴经营的解决方案能力。

帆软智能财务解决方案: https://www.fanruan.com/solutions/epm

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