「用户思维+FineReport」——东方衣架效率与管理的双赢秘诀

文 | 商业智能BI相关文章 阅读次数:289 次浏览
2023-10-27 15:10:30

企业依赖的价值,就是发挥1+1>2的协作价值,IT信息部时时刻刻站在业务人员(用户)的角度,思考自己的可视化呈现策略,哪怕走弯路,哪怕撞南墙,也是值得的!

1.线上线下结合,对数据应用有新要求

东方衣架成立初期,就一直强调数字化的应用建设能力,在2016年以前,衣架的IT平台架构是6层结构:

1.数据保存层:通过企业服务器和公有云的方式实现分区数据保存。

2.数据管理层:除了各个业务系统的基础数据的管理,另外搭建了数据仓库,根据业务场景创建了各个业务主题。

3.后台服务:供应链管理、人资行政、财务管理;供应链管理涵盖设计、开发。

4.中台服务:分销系统,主要是为了解决店与店、店与厂之间怎么高效的物流流转,确保每件货物都可以到它该去的门市去。

5.前台:一套是店铺运营管理平台,负责日常货物的调拨、报表的查找;另一套是POS系统,做收单。

6.渠道:电子商务渠道,目前是天猫。线下渠道有直营、联营和加盟。

数字化的应用建设,报表运用,用户思维报表

2016年,响应新零售的发展,衣架开设了电子商务天猫衣架旗舰店,管理团队对于在线渠道的定位发生了变化,试图探索线上线下联合的方案,以提高整体的库存使用率。顺应在线销售的发展,IT信息部需要对平台做以下三点改造:

意图实现在线上线下的库存共享;

意图实现在线上线下的订单共享;

意图实现统一的会员中心。

最开始想到的方案,是对中台的分销系统进行重构,很快被用户思维否定了,原因如下:

对技术团队来说,围绕着分销系统,已经用帆软报表软件开发了很多报表,重构工作量很大;

对业务团队来说,已经度过了新系统的试用期,并叠加了一些管理方法论,形成了管理效率的提升;

站在公司数字化全局,也无法接受重新走一遍从报表开发到报表运用的老路。

得出一个有意思的现状:整个企业报表的沉淀的价值甚至大于整套分销系统的价值。

最后得出的方案,对分销系统开放了它的服务能力,也就是现在比较流行的微服务的概念,同时,保留分销数据库,以确保整个报表体系的稳定性,持续形成数据分析层的价值沉淀。改造后的IT信息平台如下:

1.线下实体渠道全部划归为自有平台,通过店铺营运管理平台统一管理。

2.中台开放API,直接对接外部平台。

3.实现中台各中心的接口对接外部大数据,分销数据库更加壮大。

数字化的应用建设,报表运用,用户思维报表

2.重视业务人员的参与

企业依赖的价值,就是发挥1+1>2的协作价值,IT信息部时时刻刻站在业务人员(用户)的角度,思考自己的可视化呈现策略,哪怕走弯路,哪怕撞南墙,也是值得的!基于东方衣架的信息平台,IT部从2016年开始,就着力数字化的应用建设,旨在打造有管理沉淀能力的、好用的系统,IT团队为此做了很多努力,尤其是带动业务部门的积极参与,这让他们的工作获益无穷。

故事1:面料开发项目,用户思维发现奇妙的行为过程数据

>>>从一个简单的项目开始

做整个面料开发到样衣设计环节的项目时,就遇到了企业内部的过程数据。开始其实目的非常简单,还不涉及过程数据:

1.人员文件进系统;

2.成衣文件进系统;

3.流程进系统。

>>>产生一个复杂的管理需求

做完这些之后,管理层提出了更高的需求,开始关注公司的一季面料,因为衣架的面料都是自己开发,管理层希望能够用数据驱动面料的开发。管理层希望看到:

1.一季面料开发成功了多少?失败了多少?

2.哪个供应商的打样成功率最高、返工最少?

3.哪些样衣开发进度正常?哪些有风险?风险是怎么造成的?

>>>眼光转向过程数据

可以看到,上述这些数据都在过程数据里面,那过程数据在哪里?答案是,在公司的共享服务文件夹里面!企业会建很多的共享文件夹,这些文件可能是Excel,需要多个部门去管理去填入数据。可能有的文件不需要共享,在某位员工的电脑里,或者在某封邮件或者某堆纸里面,最重要的可能是数据已经丢失了或者在已经离职的员工电脑里面。那么对于企业的数据分析来说,这些数据都是没有价值的。

IT信息部尝试过把共享文档夹里的报表提取出来来回答管理层提出的上述问题,但发现无法确保这些数据的质量!于是,信息部门意识到:要将企业的行为过程数据进行收集和沉淀。在刚开始推进这个项目的时候就遇到了问题,就是管理和效率之间的冲突。

>>>过程数据带来效率的问题
因为要知道不同面料的开发进度,所以面料开发员通过不同的背景颜色去标注。业务人员提议,信息部能不能做到填数方便,一填这些数据就进入系统里面?

IT信息部给的解决方案是:在系统里已有的面料文件管理报表中,把excel中的数据维护上去,增加一个字段,点进去让面料维护员填写行为过程进度。

但沟通之后发现,一件两分钟可以完成的事情结果要耗费一倍甚至更多时间,因此业务人员对方案是有抵触的。某种程度上说,为了实现管理,牺牲了很多效率。

>>>寻求效率和管理的双赢方案
为了解决这个问题,信息部对这种类型的数据进行了研究,发现行为过程数据有两个特点:

1.流程非常短,不像要先期创建合同然后层层审批,面料进度数据直接填完就行,而且灵活度高,这些都是围绕开发员的日常工作习惯创建的。

2.监控困难,有些东西要填,但是有些东西从公司的角度来说是非常难监管到的。

总结后发现,如果没有业务人员的积极配合,这个项目真正落地是很困难的。除非可以把数据填报入库,做得比Excel还要方便,真正从操作人员的工作效率出发考虑问题。而他们,从帆软FineReport填报功能中找到了答案。

>>>帆软填报工具的实用性
采用帆软FineReport报表工具的填报页面设计效果有几个亮点:

1.保留了Excel的填写方式,操作和脱机PC一样,一个个填进去就结束了。

2.历史的面料数据,可以随时查看。

3.只要填出供应商的关键字,供应商也可以直接带出来。

4.背景颜色也按照业务经验做缺省,保持一致。

5.这个表每月要给主管汇报,按照汇报演示文稿的模版,再做一张报表专用于汇报,系统直接导出。

这个页面得到了业务人员的广泛好评,好的报表自己会流行起来!

>>>用户觉得好用,才会有主动性!
后来,这个面料开发员主动提出,还有一个面料调样的excel,能不能也做到系统中。

各个部门的负责人,主动要求把工作记录数据转移到企业系统里面去,很多共享文件夹里面的很多要填的东西都被系统取代。对于企业来说,最重要的价值在于数据的质量可以得到保证,报表非常方便,而且可以确保准确性。

故事2:补吊牌,用户思维主动帮业务简化流程

商品通过仓储、物流,难免有吊牌遗失。在没有系统之前,门店要填申请单,到商品部,收集起来申请单之后到生产部,吊牌的数据都是在生产部的电脑里,word文件整理出来后,经过生产—工厂—商品—督导—门店的流程。一套流程下来,可能这件衣服都不在门店了。

数字化的应用建设,报表运用,用户思维报表

那么,能不能把吊牌做到系统里面去,以后也不需要询问工厂,系统能够直接制作出来?

经过IT团队的努力,现在店铺在系统里填写补吊牌申请单,自动流转到仓库,仓库一键把吊牌打印出来,然后发给门店。

数字化的应用建设,报表运用,用户思维报表

数字化的应用建设,报表运用,用户思维报表

这个功能很受业务人员欢迎,通过这样小小的变化使整体的效率大幅提高,缩短补吊牌周期。

故事3:商品色样会,用户思维发现业务短板

样衣做完之后会召集各部门开会,对衣服打分。以前都是打印一堆A4纸,大家在上面评分,评分之后会议暂停,数据员收集商品的评分纸,再把数据一张一张往报表里面填,报表出来之后再次召开会议讨论结果。这样的会议非常低效,于是IT信息部门考虑,有没有可能用行动设备来做填报打分?

数字化的应用建设,报表运用,用户思维报表

这样只要在色样会之前,把所有的商品数据录入系统,开会当天大家直接可以在FineReport开发的行动端报表中对每一件衣服进行评分,然后现场直接展示评分结果,大家再对结果进行讨论,效率提高了一倍。

数字化的应用建设,报表运用,用户思维报表

故事4:流程可视,让审批有迹可循

审批,是管理层的一个痛点。审批依据在哪里?可能要把员工叫过来,整体汇报一遍。IT信息多审批流程上的可视化工作,这里举两个例子。

>>>色样BOM单变更历史版本对比

在样衣开发过程中,BOM经常会变的,而且会牵涉到多个部门之间的沟通。很多时候到下一个部门的时候,他不知道上一个部门改了什么,甚至到管理层去审批的时候也不知道变了哪些东西。

信息部门就思考,能否让系统做记录员,记录下每个部门的修改足迹?

经过努力,为了让每个部门修改的内容区分开来,设计了如下页面:

数字化的应用建设,报表运用,用户思维报表

左边是这一版本的BOM,右边灰色的是上一版本的BOM,更改的部分用红色高亮出来,这样就很清楚这个流程变了哪些东西。

>>>店铺拓展利润试算

每一个门市开之前,都会对利润进行试算,首先需要营运和拓展将一些开店的基础数据(包括预估的数据)全部进入系统里面去。原先这些信息进去之后,到财务那边打开表格,把数据填到Excel里面去,然后算出一个利润,看这家店开设赚不赚钱。不赚钱,反过来再找对应的人员沟通。

那沟通的过程,能否在线自动化解决,同时兼顾财务数据的安全性?

经过信息部的努力,为了方便做开店试算和沟通需求,设计了如下页面:

数字化的应用建设,报表运用,用户思维报表

财务只需要填写表单数据,点击「利润计算」,一键就把整个利润全部测算出来,赚不赚钱,甚至细分科目的数据都算出来了。

数字化的应用建设,报表运用,用户思维报表

不仅如此,既然是试算,就要有试的功能,所以对每个科目对应的内容允许做调整,调整后利润会相应变化,这样小小的动作提升了开店利润试算的效率。

3.衣架内最流行的报表软件

FineReport目前在衣架内部的使用率非常高,日均访问次数在3000-4000之间。东方国际创业品牌管理股份有限公司——「衣架」,在FineReport报表工具平台上,跑出了独特的身影。坚持用户思维,让数据的价值,沉淀到企业管理中,固化成企业的数据生产力。这远比做一两张报表,意义深刻得多。未来的衣架,也会在企业数字化的应用建设潮流中,以坚定的步伐不断向前。

比如,目前主流的软件——finereport,它小到填报、查询、部署、集成,大到可视化大屏、dashboard驾驶舱,应有尽有,功能很强大。最重要的是,因为这个工具,整个公司的数据架构都可以变得规范,下一步就是构建企业的大数据平台了。而且它是java编写的,支持二次开发,类Excel的设计器,无论是IT还是业务,上手都很简单:编辑sql优化、数据集复用简直都是小case,大大降低了报表开发的门槛。在企业中被关注最多的数据安全方面,FineReport支持多人同时开发同一套报表,并通过模板加锁功能防止编辑冲突;通过数据分析权限控制,保障数据安全。

数字化的应用建设,报表运用,用户思维报表

报表产品更多介绍: www.finereport.com

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