一文了解公司採購流程步驟！善用工具優化採購流程

你是否清楚公司採購流程的標準步驟？標準化流程有助於管理與提升效率。根據不同國家的統計，標準規範能明顯提升生產力。你可以善用數位工具如 FineReport，可以讓流程管理更透明、更精準。

一、公司採購流程基礎認識

1、採購流程定義：從需求到付款的完整鏈

企業採購流程（Procurement Process）是指企業從「提出需求」到「付款完成」之間的所有管理活動。其目的不僅是買到物品，更是確保成本合理、品質可控、流程透明、風險可稽核。

典型的 一般採購流程 包含：

• 使用部門提出請購
• 採購部審查與比價
• 下發採購單（PO）
• 供應商交貨
• 驗收與入庫
• 財務三單比對與付款

流程看似簡單，但每個節點都牽涉不同角色與資料流，因此需要 SOP 與制度來維持一致性。

2、公司採購部門的職責

採購部門的成熟程度，直接反映企業的營運管理能力。

現代採購部門不再只是「下單中心」，而是企業的重要策略部門，負責：

• 選擇與評估供應商
• 控制採購成本與價格波動
• 管理交期與物料到料率
• 推動流程透明化與制度化
• 避免舞弊、重複採購、異常付款

可以將公司採購部門的職責總結為：控成本、控風險、控流程。

二、公司採購流程解析

1、公司採購流程圖

公司採購流程主要包括以下幾個環節：請購 → 比價  → 採購單下達 → 收料 → 驗收 → 付款 。

2、公司採購流程與SOP

採購流程看似「買東西」這麼簡單，但企業真正需要的是一套可管理、可追蹤、可稽核、能避免錯誤與舞弊的 SOP。以下依六大節點，深入說明 SOP 要求、易犯問題與最佳實務。

（1）請購

請購的核心目的，是讓需求被正確紀錄。這一步若做錯，後面全部都會錯。

SOP 應包含的要求：

• 明確填寫品號、規格、數量、用途
• 附上必要資料（圖面、規格書、照片、預算來源）
• 依部門建立請購權限
• 金額或項目類型需觸發不同的審核流程
• 全程需留存紀錄，避免口頭或 LINE 請購

（2）比價

比價是企業最重要的成本控制機制之一。

SOP應要求：

• 至少二至三家供應商報價（避免單一來源）
• 明確比價依據：單價、交期、付款條件、品質記錄
• 建立比價表或比價單
• 重大採購應保留比價憑證（Email、報價單）
• 設定例外流程（如緊急採購、專利品、唯一供應商）

（3）下單

採購單（PO）是法律契約的一部分，因此 PO 紀錄的完整度非常重要。

SOP 應規範：

• PO 必須包含：品號、數量、單價、交期、付款條件、驗收標準
• 嚴禁口頭下單
• 採購單需正式發送給供應商（Email／系統）
• PO 變更（數量／價格）需重新審批
• 高風險物料需加註品質要求

（4）收料

收料時倉庫需依照 PO 驗證供應商交付內容。

SOP 應要求：

• 收料需依 PO 核對品號、數量、批號、包裝
• 若與 PO 不符需開立異常報告（如超交、短交）
• 收料時間、序號、箱號需留存
• 收料資料需立即更新系統或表單
• 緊急收料需有主管核可

（5）驗收

驗收是品質控管的重要節點，決定物料是否可入庫。

SOP 應規範：

• 驗收依規格書、抽驗方案、檢驗標準執行
• 記錄檢驗結果（合格／不良）
• 需建立不良回報機制（圖片、影片、批號）
• 不良需通報採購與供應商
• 大量不良需啟動改善流程（8D 或 CAPA）

（6）付款

付款是企業風險最高的環節，必須做到 三單一致：

• PO（採購單）
• GR（收料單）
• INV（發票）

SOP 應規範：

• 財務需比對三單數量、價格、品項
• 若不一致需啟動異常流程
• 付款需依合約與付款條件執行
• 重要供應商需建立付款排程
• 保留所有付款紀錄與附件

三、公司採購流程運行難點

即使企業已建立採購流程 SOP，到了實際執行階段仍常遇到流程卡關、資訊失真、成本失控等問題。以下整理台灣企業最常遇到的 六大採購流程運行難點，能直接作為採購流程改善的檢查清單。

流程斷層：請購、採購、倉庫、財務資訊不同步

多數企業的採購流程跨越好幾個部門，但多數資訊透過 Excel、電話、Email、LINE 傳遞，造成：

• 最新狀態不一致（如庫存、交期、收料）
• 實際採購量 vs 請購量不吻合
• 採購、倉庫、財務各有各的版本

資料分散：Excel 與不同系統混用，易錯、難查、難追溯

企業常出現資料灑在不同地方，造成：

• 無法快速查詢完整採購紀錄
• 容易發生品號錯誤、數量錯誤
• 稽核無憑據

價格不透明：比價紀錄缺失、價格歷史難追蹤

許多企業雖制定比價制度，但實際執行上仍會遇到：

• 比價記錄散落在 Email，無法稽核
• 無法快速追蹤供應商歷史價格
• Excel 比價表被覆蓋或版本不同
• 特殊物料價格缺乏管控

造成：

• 採購成本居高不下
• 價格外洩風險
• 舞弊空間提高

交期與進度不透明：誰該做什麼、做到哪裡都不清楚

幾乎所有企業都曾遇到不知道交期、供應商是否出貨等情況，這些問題常源於：

• 無流程看板
• 無統一的進度更新
• 無交期預警

三單不一致：PO、收料、發票比對困難，付款風險高

財務付款需要比對：PO（採購單）、GR（收料單）、INV（發票）

但因資訊分散：

• 收料沒回填 → 發生多付款
• 供應商重複報帳 → 未被發現
• 發票品項與 PO 不一致 → 審核困難
• Excel 表格格式不一致 → 無法比對

異常處理缺乏閉環：流程問題、品質問題、交期異常無法追蹤

異常事件包括：

• 供應商延遲
• 收料短交或超交
• 驗收不良品
• 價格異常

但企業常缺少追蹤機制，導致：

• 異常狀況記錄後無後續
• 供應商未被要求改善
• 相同問題不斷重複

四、FineReport 推動公司採購流程優化與數位化

多數企業面對採購流程的挑戰，其實不是人員能力問題，而是資訊斷裂、資料分散、流程看不見、異常找不到。
FineReport 作為一款專為企業設計的, 集數據展示和數據錄入功能於一體的企業戰情室報表工具。正是以「資料整合＋流程透明化」為核心，協助企業打造真正可運行的數位化採購管理流程。

以下從六大採購節點說明 FineReport 如何助力企業優化流程：

1、請購數據集中管理

FineReport 可將請購資料（PR）集中在同一平台，並自動串接 ERP、庫存、預算資料，讓使用者在請購時就能確認：

• 品號是否正確
• 是否有安全庫存
• 是否超過預算
• 是否有同品項的重複請購

從源頭降低後續採購錯誤的發生率。

2、自動輸出比價表， 比價透明化

比價常見的痛點是資訊散落、無法稽核。
FineReport 可將供應商報價、歷史成交資料、交期表現全部整合在一個畫面，並能：

• 自動生成比價分析表
• 顯示多家供應商的價格、品質、交期比較
• 價格偏離自動預警

價格不再靠記憶或人工整理，而是系統即時呈現。

3、下單資訊可視化

FineReport 可整合 ERP 的採購單（PO）資訊，讓採購、倉庫、財務看到相同的資料版本：

• PO 明細與條件自動正規化
• 變更紀錄完整留存
• 採購進度看板呈現「誰負責、做到哪裡、是否延遲」

PO 不再只有採購部看得到，而是流程上所有相關人都能掌握。

4、異常即時提示，收料流程透明化

FineReport 可同步收料單（GR），並將資料與 PO 自動比對：

• 超交／短交即時標記
• 批號、箱號、自動記錄
• 收料異常立刻推播給採購與品質

倉庫不必逐筆手動核對，也能降低收料錯帳風險。

5、驗收品質問題能追溯、能改善

FineReport 能接入品質檢驗表（IQC）資料並自動分析趨勢：

• 每批物料的檢驗結果可追溯
• 不良原因可連結供應商
• 多次不良自動提升風險等級
• 可串接 8D／CAPA 異常處理流程

採購與品質不再互相推責，而是共享一致的事實資料。

6、三單比對自動化

三單（PO／GR／發票 INV）比對是財務最耗時的工作之一。

FineReport 可將三者資料串接並自動比對，能大幅降低重複付款、錯誤付款與疑義帳務：

你只要重視流程透明與效率，主動優化公司採購流程，就能大幅提升企業競爭力。