你可以把採購管理想成企業運作的心臟。採購管理負責確保公司擁有所需的原料、商品或服務。許多企業會根據採購品項和服務特性，將供應商分成八大類。企業設有專業採購部門已經成為常態。
一、什麼是採購管理？
1、採購管理基本概念與英文解析
你在企業裡會聽到「採購管理」這個詞，英文叫做「Procurement Management」。這不只是單純的購買行為。你需要規劃、執行、控制整個採購流程，確保公司能夠取得合適的原料、商品或服務。採購管理的目標是讓企業在正確的時間、用合理的價格，獲得品質可靠的物資，並且支持公司的長期發展。
下表整理了採購管理的核心要素，幫助你快速掌握重點：
| 核心要素 | 說明 |
|---|---|
| 採購尋源 | 定義需求，比較供應商投標，運用最佳實務取得利潤。 |
| 合約管理 | 簡化合約建立，使用標準化範本和自動化管理來控制成本。 |
| 請購 | 依照公司政策執行議定的節省金額，減少無合約支出。 |
| 供應商管理 | 評估供應商資格，管理供應商關係，確保供應商能力和風險狀況。 |
2、採購管理的類型
不同類型的採購管理有不同的重點，以下是常見的採購管理類型：
- 直接採購：購買直接支援公司銷售商品生產的原料或零件，這會影響公司的收入和成長。
- 間接採購：處理與生產不直接相關的材料和服務，例如辦公室用品、差旅費用。
- 貨物採購：購買有形物件，包含成品或半成品。
- 服務採購：尋找專業服務，例如諮詢、外包，這對提升工作效率很重要。
採購管理不只是購買，更是企業戰略的一部分。你需要主動參與經營，和各部門協作，讓採購成為企業成長的推動力。
二、採購管理流程圖與步驟解析
1、採購管理流程圖
採購管理的流程不只是單純的下單與收貨。流程圖能幫助你清楚掌握每個環節，減少溝通誤差。
2、採購管理作業流程解析
採購管理看似單純「下單買東西」，但在企業中，其實牽涉到 成本控制、供應風險、品質管理與跨部門協作。一旦流程不透明，就容易出現採購延宕、重複採買、比價不完整、供應商失控等問題。
標準的採購作業流程通常包含七大階段，以下逐一解析。
（1）需求提出（PR：Purchase Requisition）
採購流程的起點來自需求單位提出請購，內容須包含：
- 物料／設備名稱、規格
- 數量、期望交期
- 預算來源
- 使用目的
- 必要附件（圖紙、BOM、圖片等）
（2）詢價與比價（RFQ：Request for Quotation）
採購針對 PR 問題向多家供應商詢價，取得：
- 單價、MOQ、付款條件
- 交期、運輸方式
- 技術規格／服務內容
- 售後保固條款
（3）選商與核准（Vendor Evaluation）
比價後需進行供應商評估，包括：
- 價格競爭力
- 交期能力與穩定性
- 過往合作紀錄
- 品質績效（IQC、退貨率）
- 財務與風險評估
（4）採購下單（PO：Purchase Order）
確認供應商後，採購開立 PO，並由對方簽回。
PO 應包含：
- 料號、規格、數量、價格
- 交期與運送方式
- 付款方式
- 驗收標準
- 合約條款
（5）供應商交貨（Delivery）
供應商依 PO 交貨，需同步回報：
- 物流資料
- 預計到貨時間
- 缺貨／延遲原因
（6）驗收（GR：Goods Receipt）
倉庫、品質或使用單位根據 PO 與驗收標準檢查：
- 數量是否正確
- 外觀、規格是否符合
- 品質是否達標
- 功能是否正常
並填寫驗收紀錄（含照片、檢測數據）。
（7）請款與對帳（Invoice / Payment）
供應商提供發票後，需進行 三方核對（3-Way Match）：
- PO（採購單）
- GR（驗收）
- Invoice（發票）
三者一致後才可進入付款程序。
三、企業採購管理工具與常見痛點
1、採購管理工具優缺點比較：Excel、表單化流程與採購管理系統
在企業裡執行採購管理時，會發現工具的選擇直接影響工作效率和資料準確性。常見的工具有Excel、表單化流程，以及專業採購管理系統。每種工具都有不同的適用情境和限制。
下表比較了不同採購管理工具的優缺點：
| 比較面向 | Excel | 表單化流程（流程工具） | 採購管理系統 |
|---|---|---|---|
| 主要優點 |
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| 主要缺點 |
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| 適用情境 |
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| 流程控管能力 | ★☆☆☆☆（幾乎無） | ★★☆☆☆（基礎） | ★★★★★（完整透明） |
| 協作能力 | ★☆☆☆☆（檔案版本混亂） | ★★★☆☆（表單統一但仍需人工追蹤） | ★★★★★（多人協同、權限控管完善） |
| 資料分析能力 | ★☆☆☆☆（需手工整理） | ★★☆☆☆（簡易統計） | ★★★★★（儀表板、成本分析、供應商績效） |
2、製造業採購管理的痛點
目前，不論企業選擇何種採購管理工具，也因為普遍資訊化和數位轉型程度不高，缺乏一套統一、高效的採購系統。採購管理存在一些普遍的流程難點、痛點：
採購過程監控難：導入初期仍面臨資訊斷層
採購管理系統要真正發揮「全流程監控」的效果，前提是所有部門都願意且能夠依規定上傳資料。若企業內已有多個獨立系統（如 ERP、WMS、CRM、財務系統），但未串接：
- 請購單、PO、收貨驗收、請款資料仍然散落在各部門
- 系統呈現的只是局部流程，難形成完整採購監控
- 若人員未按流程操作，仍會出現流程中斷、節點未更新、資料不完整的問題
採購管理系統不是買了就有效，需要跨部門協作與流程標準化才能真正落地。
供應商管理難：系統功能再強，也需企業建立供應商制度
多數採購管理系統都提供供應商資料庫、績效評分、稽核紀錄等功能，但若企業本身沒有：
- 統一的供應商評選標準（如 PQ、SQ、稽核制度）
- 供應商資質文件（ISO、保固承諾、財務證明）定期更新流程
- 合約管理與期程管理制度
- 供應商品質異常評分制度（PPM、OTD、價差分析）
那麼系統內就會出現：
- 供應商資料不完整、無法追蹤更新
- 無法客觀選擇供應商，只能依靠經驗或習慣
- 即便系統可評分，但 評分資料來源不一致、無法形成客觀 KPI
- 缺乏風險預警，導致高風險供應商持續出現問題
系統不是供應商管理的替代品，企業仍需制度化供應商管理辦法。
四、採購管理技術指引：FineReport 推動智慧採購管理
針對企業在採購管理中的痛點，企業要強化採購管理，除了制定流程與制度，更需要有一套資訊化、標準化、可追蹤、可分析的管理技術指引。這些指引大致可分為以下三大方向：
- 流程可視化與全流程監控 — 從請購、比價、下單、驗收、付款／請款，每一個節點都必須可被追蹤、稽核與回溯。
- 供應商管理與風險控制機制 — 建立供應商資料庫、風險登錄、資質紀錄、交期／品質紀錄與評分機制，以動態管理供應商風險。
- 資料整合與決策輔助能力 — 將採購、供應商、驗收、付款、成本、交期等資訊整合，透過報表或儀表板支持管理決策、成本分析與風險預警。
FineReport 作為一款專為企業設計的, 集數據展示和數據錄入功能於一體的企業戰情室報表工具，在落實上述技術指引時具有多項關鍵優勢，特別適合用來打造智慧採購管理。以下歸納了FineReport 的技術優勢：
1、採購流程全景可視化與流程監控
企業可透過 FineReport 建立「採購管理綜合分析看板」，將請購 → 比價 → 下單 → 驗收 → 請款等流程節點可視化，並標示每個節點的狀態與責任人。管理者可即時掌握：
- 哪些採購案處於哪個階段
- 哪些供應商交期、品質、來料有問題
- 物料消耗與庫存週轉天數是否正常
- 採購預算 vs 實際採購成本差異
這種「流程透明 + 進度即時掌握」功能，大幅降低過程監控盲點。
2、供應商風險與績效管理與動態維護
FineReport 提供供應商管理看板與風險登錄功能。企業可以：
- 建立供應商資料庫（資質、合約、歷史交期／品質資料）
- 當執行層偵測到風險（如交期遲滯、品質不合格、財務異常…）時填報風險資訊，系統自動生成風險編號並流轉給管理層。管理層可審核 / 驗證後決定是否暫停 / 結案。
- 對供應商進行風險等級分類與績效評分，並產生明細報表與分析圖。管理者可依據這些資料做供應商替換、分級管理、供應商池優化等決策。
這樣的做法有效補足「供應商管理難、風險高」的挑戰。
3、採購資料整合與風險預警、決策支援
透過 FineReport，企業可以將分散於不同系統或手工記錄的資料（採購單、供應商資料、驗收結果、成本、交期、付款紀錄等）整合起來，生成統一的資料倉庫與報表系統。
管理者透過儀表板，可以看到：
- 原材料採購成本、價格走勢、成本節省分析
- 供應商交貨準時率、不良率、退貨率等績效指標
- 採購預算 vs 實際支出、採購週期、庫存週轉率
- 異常供應商、異常訂單、自動風險預警提醒
這讓採購不再只是「下單 + 支付」，而成為「 資料驅動、風險可控、決策可追蹤 」的流程。
如果你想了解更多採購管理的解決方案，可以參考：智慧採購管理：創新採購策略降本增效，引領業務成功！
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