如何在企業管理中有效運用PDCA循環提升績效

你想提升企業績效，必須掌握PDCA的運用。持續改善管理流程，才能讓組織穩定成長。你可以運用數據驅動決策，快速找出問題並驗證成果。

一、什麼是PDCA？

1、PDCA核心概念與循環原理

PDCA循環是一種持續改善的方法。該方法由美國品質管理專家戴明提出，是全世界最具代表性、跨產業都能使用的管理改善方法。它以循環方式進行改善，使企業可以在反覆檢視中提升效率、品質與制度成熟度。

PDCA的運用讓你每次遇到問題時，都能有系統地找出原因並改善。這個方法已經在各行各業廣泛應用。

• PDCA循環包含四個階段：計劃（Plan）、執行（Do）、檢查（Check）、行動（Act）。
• 你可以透過不斷循環，讓流程越來越好。

2、PDCA四個步驟（Plan／Do／Check／Act）

你可以用下面的步驟來實踐PDCA：

1. 計畫（Plan）：你要先設定目標，找出問題，列出要做的事情，分配負責人，規劃檢查方式。
2. 執行（Do）：根據計畫，開始執行每一項工作。
3. 查核（Check）：你要隨時檢查進度。如果發現計畫和實際有差距，馬上提出改善方法。
4. 行動（Act）：根據檢查結果，修正做法，執行新的措施，讓下次做得更好。

這四個步驟會形成一個循環。你每完成一次，就能讓流程更完善。

3、PDCA為什麼適合用於企業管理與流程改善？

在企業管理中常常需要解決流程問題。PDCA可以幫你做到以下幾點：

• 能清楚知道每個單位的職責，讓大家分工明確。
• 可以和團隊一起討論，找出最重要的改善方向。
• 能建立專案管理團隊，設定目標，讓大家有共識。
• 可以針對流程進行討論，確實執行與監督。
• 能持續檢討和改善，讓流程不斷進步。
• 可以學習標竿企業的做法，讓自己越來越強。

PDCA的運用讓你在管理上更有系統，也能確保每個步驟都能落實。這就是為什麼許多企業都選擇用PDCA來提升績效。

二、PDCA在企業的實際運用方式

1、如何在Plan階段找出真正問題

在Plan階段，必須先精準找出問題。這一步是PDCA的運用中最關鍵的一點。

Plan 的正確操作包括：

• 使用資料比對找出關鍵問題
• 尋找問題根因，而不是只看到表面現象
• 與相關部門共同確認問題定義
• 設定具體、可衡量的改善目標

同時，對問題的描述也應具體深入，例如：不是“品質不好”，而是“A 線材 7 月不良率提升至 3.1%，高於標準 1%”。

這種方法能幫你確保方案設計貼近實際需求，也能有效解決資料品質問題。

2、Do階段的執行重點與流程紀錄

你進入Do階段時，應該把大目標拆解成小任務。這樣做能讓執行更有方向。你可以：

• 依照WBS原則，把目標分成容易執行的小工作。
• 用5W2H（何人、何事、何時、何地、為何、如何、多少）描述每個任務，讓內容明確。
• 進行Sprint短衝和每日站立會議，提升執行效率。
• 建立會議記錄和追蹤清單，確保每項工作都有人負責。

流程紀錄很重要。你能快速找到每個任務的進度和負責人，避免遺漏。

3、Check階段用什麼方式驗證改善成效

在Check階段，需要用數據來驗證成效。你可以：

• 整理和分析執行後的數據，評估是否達到預期目標。
• 比較改善前後的數據，找出差異。
• 透過數據收集，了解客戶需求和問題根源。
• 根據分析結果，設計下一步行動計畫。

這些方法能幫你確保每次改善都有實際成效。你用數據說話，讓決策更有依據。

小提醒：你每次檢查時，都要記錄下發現的問題和改善建議，這樣才能累積經驗，讓下次做得更好。

4、Act階段如何建立標準化與下一輪改善

在Act階段，要把成功經驗標準化，並推動下一輪PDCA的運用。你可以：

• 成功方法寫成 SOP
• 失敗方法重新調整進入下一輪
• 每月／每季召開 PDCA 改善會議
• 形成改善標準流程

你這樣做，能讓每次改善都成為組織的寶貴資產。你也能持續優化流程，讓企業不斷進步。讓PDCA循環在企業真正落地。

三、企業運用PDCA常遇到的困難

1、Plan階段資料分散無法精準找出問題

在Plan階段常會遇到資料分散的困擾。常見狀況有：

• 各部門的數據分布在不同系統，難以統一分析。這會讓你無法精準找出問題根源，影響後續改善計畫。
• 異常紀錄散落於系統或聊天軟體。沒有統一明晰的異常記錄，無法找出異常趨勢。
• 數據計算邏輯不一致。數據分析者無法準確定義目標。

2、Do階段進度不透明難以追蹤

如果在Do階段如果無法即時掌握進度，容易造成管理混亂。進度不透明主要體現在以下幾個方面：

• 進度以 Email／簡訊／口頭更新
• 每個部門紀錄方式不同
• 改善項目多但沒有人追蹤
• 任務延遲無人發現

進度不透明會讓你難以追蹤每個任務的執行情況，也會降低團隊的向心力。你可能無法及時發現問題，導致目標難以達成。

小提醒：你只要建立透明的數據管理流程，就能讓Do階段的執行力大幅提升。

3、Check階段缺數據，難驗證

在Check階段通過數據進行分析是檢驗成效最有效的方法。如果只能依靠主觀判斷，那麼就無法用客觀數據說明成果。這會增加管理風險，也可能影響PDCA循環的準確性和可靠性。

缺乏數據驗證會帶來以下風險：

• 準確性和可靠性下降。
• 組織在決策和運營上的風險增加。
• 高度監管產業資料治理不足，生成不可靠結果，整體風險加劇。

4、Act階段沒有制度化，成功無法複製

即使前面的環節都順利進行，但如果在Act階段如果沒有制度化流程，成功經驗很難複製到其他部門。

• 缺乏 SOP，成果無法複製
• 改善文件散落各處
• 無固定檢討節奏
• 新人進來要重新學

企業在知識管理和制度化方面仍有很大改善空間。你需要建立標準化流程，讓每次改善都能沉澱為組織資產。

四、企業管理如何有效運用PDCA循環

1、文化层上持续PDCA運用管理

你要讓PDCA循環真正落地，企業文化扮演關鍵角色。組織文化能影響員工的行動和思考方式。你可以透過制度、數據和文化建構，讓團隊在不確定的環境下依然穩定運作。

品質管理的價值在於建立一套大家都認同的行動標準。你推動PDCA的運用時，必須讓每個人都明白持續改善的重要性。

• PDCA不只是流程，更是治理層面的底盤。你可以在計劃、執行、檢查和行動各階段，強化團隊的合作。
• 參考ISO 20121永續活動管理系統，發現PDCA已成為國際標準。這顯示企業文化在ESG和永續發展中不可或缺。

你鼓勵員工主動提出改善建議，讓持續改善成為日常習慣。你建立公開透明的溝通機制，讓每個人都能參與討論。這樣，PDCA循環才能在企業文化中深根發芽。

2、流程上优化PDCA执行细节

在流程優化時，常用以下方法：

• 採樣抽查法：你隨機選擇樣本檢查，設定及格標準。
• 曲線趨勢法：你用時間軸檢視結果趨勢，決定是否調整。
• 進度設定法：你設定小目標，根據進度狀況調整步驟。
• 前後對比法：你比較不同時間點的數據，評估改善效果。

你善用這些方法，能讓PDCA的運用更精準。你把每個細節都記錄下來，方便日後檢討和優化。流程透明，團隊協作更順暢。

3、工具上利用數據分析軟體提效

你要提升PDCA循環的執行力，必須善用數據分析工具。FineReport能幫你整合分散的資料，讓管理更有效率。

（1）FineReport是什麼？

FineReport 是帆軟旗下的企業級報表與資料可視化工具，專為中大型企業打造。透過多源資料整合、靈活報表設計、行動端填報、自動化排程、可視化大屏展示，FineReport 能支援企業在經營管理、營運監控、流程改善等場景中打造完整的 數據驅動 PDCA 管理閉環，有效提升組織效率、透明度與決策品質。

（2）FineReport 在 PDCA 循環中的優勢

你可以用它在每個階段都獲得數據支持：

Plan階段：數據整合、查詢過濾，快速找出問題根源

• 整合ERP、CRM、MES等多個業務系統的資料，打破資料孤島。
• 利用數據查詢過濾和鑽取聯動功能，快速分析問題根源。
• 透過手動輸入、Excel匯入或行動裝置掃碼，高效收集現場數據。

這樣，你能更快掌握全貌，精準找出真正的問題所在。

Do階段：資料填報、進度追蹤，即時掌握執行狀況

• 建立互動表單，讓現場人員直接填寫資料，提升收集效率。
• 自動提醒需完成的報表與任務，報表定時生成與寄送，減少人工彙整。
• 日營運看板、大屏展示，執行狀況完整可視化。

讓你在PDCA的運用中，能更快追蹤進度，減少人為疏漏。

Check階段：報表分析、可視化，科學驗證改善成效

• 利用大數據技術優化決策。
• 可以補充外部數據，擴展分析深度。
• 可視化分析增強結果說服力。
• 即時監控平台讓你隨時掌握交易運行情況。

FineReport能協助你在Check階段即時取得數據。可視化技術讓分析結果更具說服力，流數據處理技術則能搭建即時監控平台，保障業務穩定運行。

Act階段：多元報表輸出、知識沉澱，標準化流程，複製成功經驗

• 數據分析讓你掌握每次改善成果。
• 資料視覺化幫助你快速分享成功經驗。
• 數據化管理促進流程標準化。
• 決策支持功能讓成功經驗能夠複製到全公司。

你只要持續優化制度化流程，就能讓PDCA的運用成為企業成長的動力。

你運用PDCA循環，能讓企業持續改善流程。數據驅動型組織決策速度更快，業務成效明顯提升。你選擇FineReport，能整合分散資料，讓管理更精準。

建議你從小處著手，結合數據工具，讓PDCA成為日常習慣。這樣，你就能持續提升組織績效。