BI系統是如何運作的？從概念到應用的全方位解讀

在現代商業環境中，數據已成為企業決策的核心資源。透過BI系統，企業能夠快速整合大量數據，並進行即時分析與可視化展示。例如，即時數據分析功能讓企業能迅速應對市場變化，縮短決策時間，降低資訊滯後所帶來的風險。這種能力不僅提升了競爭力，也讓企業更具前瞻性。

此外，BI系統還能將複雜數據轉化為易於理解的視覺化內容，即使是非專業背景的管理者，也能快速掌握關鍵資訊並做出正確決策。透過預測分析，企業甚至可以根據歷史數據預測未來的市場趨勢，進一步把握競爭先機。這些功能幫助企業在數據驅動的時代中脫穎而出。

一、BI系統的基本概念

BI系統（Business Intelligence），也叫商業智慧系統，是一種用於資料分析和業務決策支援的工具，核心功能包括資料收集、資料儲存、資料分析、報表產生和視覺化展示。 BI系統的應用可以提高企業的資料處理效率、增強決策的科學性、優化業務流程。其中，數據分析功能尤其重要，它能夠透過資料探勘、統計分析等手段，幫助企業發現潛在問題和機遇，進而實現精細化管理和策略優化。

• 數據整合：BI系統能將來自不同來源的數據（如銷售記錄、客戶資料、庫存數據）進行整合，形成一個統一的數據庫。這樣，你可以避免數據分散帶來的困擾，並確保數據的一致性與準確性。
• 數據分析：透過多維度分析，BI系統幫助你快速辨識影響業務的關鍵因素。例如，運動用品代理商星裕國際利用BI系統分析經銷與直營店的營運數據，成功優化了行銷活動與產品代理策略。同時，BI系統還能結合人工智慧（AI）與機器學習（ML），對未來趨勢進行預測，讓你在競爭中搶占先機。
• 數據視覺化：BI系統將複雜的數據轉化為圖表、儀表板等直觀的視覺化內容。這讓你能快速理解數據背後的意義。例如，某金融服務公司透過數據視覺化，識別客戶的投資偏好，從而提升了客戶忠誠度並增加業務利潤。

二、BI系統的分類

BI系統根據功能和應用場景的不同，可以分為三種類型：報表式BI系統、看板式BI系統和平台式BI系統。每種類型都有其獨特的特點與應用價值，適合不同規模與需求的企業。

1、報表式BI系統

報表式BI系統指系統中內置各種固定樣式的報表範例，報表通常用於展示業務的明細資料和匯總指標，支援的資料量相對較小。主要針對企業資訊部的IT人員。適用於各種固定樣式的報表設計。報表工具如帆軟FineReport能夠很好地支援複雜的表頭和類似Excel的格式。

報表式BI多採用類似Excel的設計模式。雖然主要對像是IT部門，但業務人員也可以易於上手，並在已建立的資料權限內製作一些基本的資料報表和駕駛艙報表。例如，FineReport自主開發的HTML5圖表可以滿足不同族群的視覺顯示需求，還可以進行一些簡單的即席分析操作，如圖表類型切換、排序、過濾等。

2、看板式BI系統

看板式BI系統主要包括資料看板、企業戰情室和儀錶板等，其特點是以視覺化圖表為主的固定指標進行數據展示。看板式BI系統對資料分析的支援較少，由於指標固定，因此在業務變化後升級看板式BI需要一定時間，敏捷性也較弱。

3、平台式BI系統

平台式BI系統主要是指BI自助分析平台，自助式BI面向業務人員，追求業務與IT的高效合作，使IT人員回歸技術層面，做好數據的底層支援；讓業務人員回歸價值本位，透過簡單易用的前端分析工具，輕鬆進行基於業務理解的自助分析，挖掘數據價值，實現數據驅動的業務發展。

自助式BI有以下優點：

• 資料量的彈性，雖然傳統的BI工具對大數據量的處理性能比較好，但在一些數據量小的企業裡就比較繁瑣，有簡單的思路而難用更簡單的處理方法，自助式BI更靈活，它有海量的數據處理能力，面對少量的數據，分析更容易。
• 降低了購買產品的成本。購買傳統BI工具的成本很高，另外還有一些額外的培訓和服務諮詢費用。自助式BI產品工具只專注於解決某些問題，不一定要大而全。
• 縮短了工程週期，降低了人力成本。過去，專案週期主要消耗在ETL處理和資料倉儲建模、效能最佳化等方面。如今，建模不再那麼難搞，效能最佳化在大多數場景中也可以輕鬆運行了。專案週期由先前的按月或按年單位迅速縮減為按日、按週、按月單位。

總之，在有業務人員自主分析、解決關鍵問題、靈活應對小數據業務、快速迭代專案週期等資料分析需求的情況下，自助式BI將是明智的選擇。

三、企業導入BI商业智慧系統的目的和價值是什麼？

1、資料分析時效性大增，決策更快速

企業經營中有非常多固定格式的報表，比如生產日報表，財務月報，月度經營會議報表等等，企業需要定期分析一段時間內的數據，根據數據情況調整經營生產計畫。通常情況下我們需要人工從各個分部收集資料，從各個系統匯出資料，然後使用excel進行計算整合設計，最終呈現出來。

依據資料量多少和工作人員處理速度不同，這一過程通常耗時幾天甚至十幾天，例如2月經營月報要2月15日才能看到。在市場變化速度快，全球化競爭日趨激烈的狀況下，時效性成為企業競爭的短板。

導入報表BI工具可以讓這些固定報表實時自動生成，2月的經營月報，3月1日就可以看到，直接針對報表召開經營會議。

2、在資訊洪流中，隨時隨地掌握關鍵指標與關鍵問題

資訊大爆發的時代，企業的數據指標非常多，數據報表非常多，怎麼去分辨哪些是有價值的重要的？採訪過十幾家企業老闆這個問題，較多的回答是太多報表和指標了，沒時間看完，有問題直接把負責人叫過來問一下。很多報表人看到這裡很生氣，報表是老闆讓我們做的，做完了又不看，工作沒價值，浪費人力。

導入BI報表工具可以視覺化與互動性來解決這個問題，針對不同管理者建立戰情室，比如財務總監戰情室，業務總監戰情室，工廠廠長戰情室等等，將核心指標簡單明瞭的展示在上面。

同時還能夠支援行動設備，出差在外時可以在手機查看，可以通過點擊下鑽了解詳細資料，有問題的圈出來做批註，分享給對應負責人。有些指標制訂了警戒線，比如庫存不能低於1000，低於1000時，系統會自動發送警告到負責人的手機上，提醒他儘快處理。

3、增強業務系統功能，降低成本，提高效率

企業資訊化已經經歷多年，許多企業都導入了CRM、ERP、OA、MES等等系統，系統內部產生的業務數據想要進一步分析怎麼辦？通常企業會自己開發或請原廠開發，由於不是專門的數據分析的工具，自己開發難度大，效率低下，原廠開發專案費用非常高。

導入報表BI系統，可以整合各個系統的數據，建立統一的報表管理BI系統，在其中查看所有資料分析報表，也可以把BI系統整合到業務系統之中，企業自己的app中，開發簡單方便高效。

四、BI系統是如何運作的？

這裡我們用近幾年廣受企業好評的自助式分析軟體FineBI為例，介紹一下平台式BI系統的數據處理和分析流程，以及BI系統是如何協助業務分析和決策的：

1、資料聯結

資料聯結是BI系統運作的第一步。這個階段的目標是將分散於不同來源的數據整合到一個統一的平台中。你可以將來自ERP系統、CRM系統、電子表格或雲端資料庫的數據進行聯結，形成一個完整的數據基礎。這樣的整合不僅能提升數據的一致性，還能減少數據孤島的問題。

在資料準備方面，FineBI支援多種不同型別的資料連結方式，包括Oracle等資料庫連結和SQL連結等，也支援直接上傳Excel文件。

2、資料處理

資料處理是BI系統的核心階段。這個過程包括數據的清理、轉換、分析與解釋。你可以透過BI系統自動化處理大量數據，從而提升效率並減少錯誤。數據處理的每個環節都能幫助企業在大數據環境中挖掘商業價值。

FineBI具有清晰明瞭的介面和流程，每個模組都有明確的功能區域，易於使用。

藉助FineBI的自助式資料集功能，一般業務人員無需進行任何編碼操作，只需拖拽操作，就可以對資料進行篩選、切割、排序、總結等處理。

3、報表產生和視覺化展示

報表產生與視覺化展示是BI系統的最後一個階段。透過這個功能，你可以將複雜的數據轉化為直觀的圖表、儀表板或報表，幫助你快速理解數據背後的意義。這不僅提升了數據的可讀性，還能促進跨部門的溝通與協作。

FineBI擁有豐富的視覺化功能，內建了50多種常用圖表，只需一鍵操作即可生成令人驚豔的視覺化圖表。

透過FineBI，使用者可以靈活地獲取所需的資料結果，並選擇適合的圖表和儀表板進行資料的視覺化展示，還可以透過設定圖表組件聯動和資料解譯，實現多維度的資料剖析。如果使用者每天花費大量時間製作報表，使用FineBI將大大縮短時間並提高工作效率。

4、資料分發

資料分發是BI系統運作的最後一個關鍵步驟。這個階段的目的是將分析後的數據，快速且準確地傳遞給需要的使用者或部門。透過資料分發功能，你可以確保每位決策者都能即時獲取最新的資訊，從而提升整體的業務效率。

最後，將資料分析結果製作成報表、資料門戶、主管儀表板等形式，透過不同的資料應用進行資料分發和結果共享，以實現協作分析和業務彙報。

FineBI支援多樣化的儀表板樣式和配色方案，無需進行視覺設計，就能輕鬆建立多種風格的看板。不僅如此，FineBI還擁有自適應佈局功能，能夠根據不同的螢幕大小和決議度進行自動適應，讓使用者在PC、行動裝置和企業戰情室之間無縫切換。

正是透過這些功能，BI系統才能更好地連接各業務系統的資料，將收集到的數據進行分析處理，以視覺化戰情室的方式進行展示，幫助使用者更好地理解資料並做出決策。此外，BI系統還能支援使用者的交互操作和資料應用分發，提高團隊資料協作和資訊共享的能力。

導入BI系統能讓你快速調整策略，掌握市場先機。現在就開始探索BI系統的應用，思考如何將其引入你的業務，為企業創造更多價值！