手把手教你製作活動甘特圖，專案管理不再難

活動甘特圖是一種專案管理工具，能以條狀圖的形式視覺化展示活動的時間安排與進度。它幫助你清晰了解任務分配與重要節點，讓專案規劃更有條理。透過顏色和圖表，你可以快速掌握任務狀態，並預見潛在問題。這不僅提升了溝通效率，也讓團隊能即時調整計劃，避免延誤。無論是活動策劃還是專案管理，這工具都能讓你事半功倍。

一、活動甘特圖的基本概念

1.活動甘特圖的定義與特點

活動甘特圖是一種專案管理工具，是以圖示的方式透過活動列表和時間刻度形象地表示出項目活動順序與持續時間的圖表。

甘特圖橫軸表示時間，縱軸表示活動（項目），線條表示活動在整個時間週期中計劃與實際完成的進度情況，常用於評估當前工作進度或工作計劃的執行情況。

2.活動甘特圖在專案管理中的應用場景

在專案管理中，活動甘特圖被廣泛應用於預測時間、成本、數量及品質的結果。它能幫助你清楚了解任務進展情況，並考慮人力、資源與日期等要素。例如，在建築、IT軟體開發或汽車製造等領域，甘特圖能有效顯示每個任務的進展情況，並集成多張甘特圖形成總圖，讓專案管理更加高效。

以下是一些常見的應用場景：

• 建築專案管理：安排施工任務、追蹤工程進度。
• 軟體專案開發：依序安排程式碼的開發、測試、專案上線等任務。
• 活動策劃和管理：安排活動籌備工作、確定執行進度和流程。
• 新產品設計測試：管理各階段的新產品開發進度。
• 行銷推廣計畫：規劃產品的各項推廣期程。
• 學術研究專案：組織研究任務、安排實驗進度。
• 企業內部專案：改善內部流程、系統更新、員工培訓等。

舉例來說，假設你正在策劃一場大型活動，透過活動甘特圖，你可以將籌備工作分解為多個階段，並為每個階段設定明確的時間表。這樣一來，不僅能確保每個環節按時完成，還能快速發現可能的延誤，及時調整計畫。

3.活動甘特圖的優勢：視覺化專案進度與資源分配

甘特圖較為簡單直覺，易於普通使用者理解。一般適用於不超過 30 項活動的中小型項目，且無須擔心複雜計算和分析。

• 追蹤進度一目了然：任務完成到哪裡，一張圖就能清楚呈現。
• 團隊分工清楚：能看出每個人負責什麼，避免資源分配不均。
• 便於監控與調整：若某個任務延遲，可以馬上看到對其他任務的影響，並迅速採取行動。

這些優勢讓活動甘特圖成為專案管理中不可或缺的工具。無論是初學者還是專業人士，都能從中受益，提升工作效率。

二、製作活動甘特圖的技巧和要素

1.建立時間軸與活動欄位

時間軸是活動甘特圖的核心部分，它能幫助你清楚地展示每個活動的開始與結束時間。建立時間軸時，你需要注意以下幾點：

• 進度表提供可視化的專案時間安排，幫助團隊有效管理時間和資源。
• 透過進度狀態的更新，團隊能及早識別任務的延遲或偏差，從而提高專案成功機會。
• 進度表有助於確定任務的優先級，確保按計劃進行和達成目標。
• 它幫助團隊優化資源分配，提高效率和生產力。
• 進度表作為溝通工具，促進團隊成員和利益相關者之間的信息共享。

在建立時間軸時，你可以使用工具中的模板或手動設置。將活動分配到時間軸上後，記得添加活動欄位，例如活動名稱、負責人、資源需求等。這樣能讓你的活動甘特圖更具結構性與可讀性。

2.將活動分配到時間軸上

當你完成活動清單並建立時間軸後，下一步就是將每個活動分配到時間軸上。這一步能幫助你清楚了解每個任務的開始與結束時間，並確保所有活動能夠按時完成。以下是具體的操作步驟：

• 確定活動的優先順序
  先將活動按照重要性與緊急程度排序。優先處理那些對專案成功至關重要的任務，並確保它們有足夠的時間完成。
• 分配開始與結束時間
  根據活動的性質與所需資源，為每個活動設定合理的開始與結束時間。確保時間安排不會過於緊湊，避免影響其他任務的進行。
• 檢查活動之間的依賴關係
  有些活動可能需要在其他任務完成後才能開始。例如，活動場地的佈置必須在場地租借完成後進行。檢查這些依賴關係，避免時間安排出現衝突。

透過這些步驟，你可以更有效地將活動分配到時間軸上，確保專案進度清晰且可控。

3.添加里程碑與重要節點

在活動甘特圖中，里程碑與重要節點是不可或缺的部分。它們能幫助你追蹤專案的關鍵進展，並及早發現潛在風險。以下是添加里程碑與重要節點的具體步驟：

• 設定階段性目標
  為專案的每個階段設定明確的目標，例如完成初步設計、完成測試階段等。這些目標能幫助你逐步實現專案的最終成功。
• 定義追蹤指標
  為每個里程碑設定清晰的追蹤指標，例如完成百分比、資源使用情況等。這些指標能幫助你評估專案的進度與風險狀況。
• 定期檢視成果
  在每個里程碑完成後，檢視相關數據與成果，分析是否存在潛在問題或風險，並及時調整計劃。

透過這些方法，你可以更有效地管理專案進度，並降低風險發生的可能性。

4.使用顏色或標記區分不同活動類型

為了讓活動甘特圖更具可讀性，你可以使用顏色或標記來區分不同的活動類型。例如：

• 使用顏色區分活動類型
  為不同類型的活動分配不同的顏色。例如，將籌備工作標記為藍色，執行階段標記為綠色，後續檢討標記為黃色。這樣能讓你快速辨識每個活動的性質。
• 添加標記說明活動狀態
  使用標記來表示活動的狀態，例如「進行中」、「已完成」或「延遲」。這能幫助你快速掌握專案的整體進展情況。
• 結合顏色與標記
  同時使用顏色與標記，讓活動甘特圖更直觀。例如，將延遲的活動用紅色標記，並添加「延遲」標籤。

這些方法能讓你的活動甘特圖更加清晰易懂，並提升專案管理的效率。

三、使用甘特圖產生器快速製作活動甘特圖

1.進行數據準備

首先，在製作活動甘特圖之前，要先完成數據準備：

FineBI支援多種不同型別的資料連接方式，包括Oracle等資料庫連接和SQL連接等等。在這裡，我們直接導入Excel表格，能輕鬆處理非即時數據，如下圖所示：

然而，如果我們有多個資料來源，需要從不同的指標中進行整合以進行大數據分析，該怎麼辦呢？

這就是FineBI非常人性化的一個優點，通過自助資料集的方式，我們可以方便地將數據指標整合在一起。只需前往相應的表格中尋找所需指標，非常方便快捷。

2.添加甘特圖活動開始和結束日期

在這裡，我們使用矩形塊實現甘特圖效果，需要關注兩個重要指標：任務的起始時間（矩形塊從哪個位置開始）、任務的時間跨度（矩形塊的長度）。

1）設置任務的起始時間：

點選「新增公式欄」，設定基準時間，透過計算每個任務起始時間與該時間的時間差計算每個矩形塊的起始位置。如下圖所示：

2）設置任務的時間跨度：

新增一欄用來計算任務時長。

3.製作甘特圖組件

完成了數據處理後，我們需要用這些數據來製作圖表。

FineBI支援50多種圖表樣式，基本上涵蓋了市面上所有基礎類、高階類的圖表，並且還具有優秀的動態效果和強大的交互體驗。在使用時能夠根據需求設定各類特性，並且在行動端、LED大屏也能自我調整展示。

在這裡，我們進入組件編輯區，拖入欄位，選擇圖表型別為「自訂圖表」，並在圖表屬性中切換為「矩形塊」。

在屬性中將欄位拖入各個標籤欄，如下圖所示：

4.美化甘特圖組件

為了美觀，可以不顯示左側的圖例。取消勾選圖例即可，如下圖所示：

之後，一張清晰的甘特圖就完成了！更詳細的步驟可以參考：FineBI教學文檔

5.根據計劃修改工作內容

計劃變更是無可避免的，這就是為什麼甘特圖製作軟體必須能夠根據實際需求進行適應。使用者需要的是一種工具，能夠輕鬆拖放任務，自動調整相依性，以便在計劃發生變更時保持專案的順利進展。這樣一來，即使計劃發生變動，仍能輕鬆應對，確保專案的順利進行。

四、檢查活動甘特圖合理性的建議

1.確保活動時間安排符合實際情況

活動甘特圖的時間安排直接影響專案的成功率。你需要仔細檢查每個活動的開始與結束時間，確保它們符合實際情況。首先，分析每個活動所需的資源和人力，並根據專案的規模設定合理的時間範圍。避免過於緊湊的安排，這可能導致團隊壓力過大或任務延遲。其次，考慮外部因素，例如天氣、供應鏈或假期等可能影響進度的情況。最後，定期與團隊成員溝通，確認時間安排是否可行，並根據實際情況進行調整。這樣能確保專案進度穩定，降低風險。

2.檢查活動之間的依賴關係是否正確

活動之間的依賴關係是專案管理中的重要環節。你需要確認每個活動是否按照正確的順序排列。例如，某些活動可能需要在前置任務完成後才能開始。檢查依賴關係時，可以繪製一張簡單的流程圖，標示出每個活動的前置條件與後續影響。這能幫助你快速發現可能的衝突或錯誤。

此外，注意避免過度依賴某些關鍵活動。若這些活動延遲，可能會影響整個專案的進度。定期檢視活動之間的依賴關係，並與團隊成員討論可能的解決方案，能有效降低風險。

3.確認資源分配是否平衡

資源分配的合理性是專案成功的關鍵。你需要檢查每個活動是否獲得足夠的資源支持，並確保資源分配平衡。以下是幾個重要的檢查點：

• 正確的資源分配能降低專案延遲風險。
• 專案經理透過工作分解結構（WBS）和專案管理行事曆有效分派資源。
• 提前識別潛在風險和問題，從而提高專案成功率。

例如，若某個活動需要大量人力或設備，可能會導致其他活動的資源不足。你可以使用專案管理工具來追蹤資源使用情況，並根據需求進行調整。定期檢查資源分配，能幫助你提前發現問題，並確保專案順利進行。

使用工具如 FineBI，製作甘特圖變得簡單易行。你不需要調整複雜參數，便能快速完成圖表繪製。其靈活的功能讓主管能隨時查看專案內容，節省溝通時間。立即嘗試製作活動甘特圖，並持續優化你的專案管理流程，讓工作更高效、更有條理。