用Excel打造專屬你的專案甘特圖

你可以用Excel輕鬆製作專屬的甘特圖Excel，不需要安裝其他軟體。你只要建立任務表格，輸入開始和結束日期，就能用Excel圖表功能視覺化專案進度。

相比其他工具：

• Wrike 介面複雜，學習曲線較長
• MS Project 適合大型專案，學習門檻高

Excel操作簡單，適合初學者快速上手，讓你打造個人化專案管理工具。

一、Excel甘特圖是什麼

1、甘特圖的定義

甘特圖是一種專案管理的視覺化工具，透過橫條圖的形式清晰展示專案任務的時間安排和進度狀態。這種圖表由美國工程師亨利·甘特於1910年代發明，至今仍是專案管理領域最重要的工具之一。在Excel中製作甘特圖，實質上是對堆疊橫條圖的創意應用，透過巧妙的數據組織和格式設定，將枯燥的任務數據轉化為直觀的時程可視化。

• Excel甘特圖用橫條圖方式呈現每個活動的開始和結束時間。
• 可以直接在Excel中建立條狀圖，快速了解每個任務的歷時長短。
• 這種圖表形式簡單好學，適合初學者或需要快速整理專案進度的人。
• 每個長條代表一個任務，起點和終點分別標示開始與結束時間。
• 可以在圖表中標示負責人或任務間的連動關係，讓專案溝通更順暢。

小提醒：甘特圖Excel不僅能顯示預定進度，也能追蹤實際進展，讓你隨時掌握專案狀況。

2、甘特圖的核心元素

在用Excel進行專案管理，建立甘特圖時，必須掌握幾個重要元素。這些元素能幫助你完整呈現專案架構與進度：

• 項目清單：列出所有需要完成的任務。
• 時長：估算每個任務的執行時間。
• 里程碑：標記專案中的重要成果或階段。
• 依賴關係：明確任務之間的先後順序與相互影響。
• 資源分配：分配人力、設備等資源，確保任務順利進行。

只要把這些元素整理在Excel表格裡，就能輕鬆製作出專屬的甘特圖Excel。這樣一來，專案進度、資源分配和重要里程碑都能一目了然，提升你的管理效率。

二、為什麼要建立Excel甘特圖

1、視覺化專案進度

視覺化專案進度是甘特圖最核心的價值所在。Excel甘特圖能幫你把複雜的時程轉換成清楚的圖表。人類大腦處理圖像資訊的速度比處理文字快60000倍，這使得甘特圖成為溝通專案狀態的最高效工具。透過顏色區分任務狀態（如已完成、進行中、未開始），專案成員能夠瞬間理解專案整體進度，減少會議溝通時間，提升團隊協作效率。

• 可以看到每個任務的開始和結束時間，讓專案進度一目了然。
• 任務的排列順序清楚，降低執行時的混亂。
• 時間軸設計幫助你追蹤進度，及時發現落後的部分。

2、資源分配最優化

在複雜專案中，多個任務可能共享相同資源，容易產生資源衝突。透過甘特圖的資源負荷分析，專案經理可以及時發現資源過度配置的問題，並在任務間進行資源平衡，避免因資源競爭導致的專案延誤。這種視覺化的資源管理方式，讓資源調配決策更加科學合理，確保每個任務都能順利完成。利用甘特圖Excel，你可以：

• 清楚看到哪些任務同時進行，避免資源重疊。
• 依據圖表調整人員或設備分配，提升效率。
• 在專案規劃階段，預先安排好每個人的工作，減少臨時調度的壓力。

這種方式特別適合中小企業或教育單位，能協助你有效協調跨部門的工作，讓每個細節都不會被遺漏。

3、時程管控效益

你如果想要專案準時完成，時程管理就很重要。甘特圖Excel讓你：

• 明確設定每個任務的起始日和天數，方便追蹤進度。
• 及時調整計畫，應對突發狀況。
• 提供完整的專案名稱、開始日、結束日等欄位，讓管理更有條理。

注意：如果你輸入的資料有錯誤，圖表就會顯示不正確，這會影響決策和溝通。你一定要確保資料完整且正確，這樣才能發揮甘特圖的最大效益。

三、Excel甘特圖基礎製作

1、數據準備與結構設計

你在開始製作甘特圖Excel時，必須先整理好數據。清楚的數據結構能讓後續操作更順利。一個標準的甘特圖數據表應該包含任務名稱、開始日期、持續天數和完成百分比四個核心欄位。任務名稱應該簡潔明確，開始日期使用標準日期格式，持續天數計算結束日期與開始日期的差值，完成百分比則反映實際進度。你可以依照下列方式設計表格：

• 列出所有任務名稱，讓每個工作項目都清楚呈現。
• 為每個任務設定開始日期，確保時程正確。
• 計算每個任務的持續天數，方便後續圖表製作。
• 調整欄位順序與標籤，提升可讀性。

小提醒：你只要確保資料清晰，圖表就能正確反映專案進度。

2、堆疊橫條圖應用

堆疊橫條圖應用是Excel甘特圖的核心技術。利用Excel的堆疊橫條圖功能，可以快速將任務時程視覺化。以下是基本步驟：

1. 選取任務名稱與起始日兩欄所有資料。
2. 點選「插入」索引標籤，選擇平面的「堆疊橫條圖」。
3. 點選圖表後，回到表格將資料範圍從「起始日」欄位最後一格右下角，往右拖曳增加「所需天數」。
4. 新增的橘色區段就是專案期程。

你可以進一步美化專案期程表：

1. 雙擊圖表的縱軸，在「座標軸選項」勾選「類別次序反轉」。
2. 點選圖表的綠色區段，在「格式」裡的「圖案填滿」選擇「無填滿」。
3. 設定橫軸範圍的最小值為起始日。

這樣你就能清楚看到每個任務的時間分布，方便追蹤進度。

3、基礎格式設定

基礎設定格式能夠提升Excel甘特圖的專業性和可讀性，格式的調整可以注意以下幾點：

• 詳細標示任務細節，讓每個工作項目一目了然。
• 明確顯示專案時程，方便管理者掌握全局。
• 調整甘特圖的顯示方式，提升視覺效果。
• 運用條件式格式設定，根據任務完成度自動變色。例如，已完成的任務顯示淺灰色，進行中的任務顯示淺綠色。完成度為50%時，條狀圖會呈現一半淺灰、一半淺綠。

你可以將專案起始日的當週設定為第一週，往右延伸，依此類推。通常會提供10週的欄位，方便你規劃整個專案。

四、Excel甘特圖優化技巧

1、進度追蹤與更新

在使用Excel甘特圖時，最重要的就是能夠即時追蹤和更新專案進度。你可以依照以下步驟來操作：

1. 在任務表格中，為每個任務新增「完成百分比」欄位。
2. 當任務有進展時，直接在「%Comp」欄位輸入目前的完成百分比。
3. 若你需要更細緻的工時追蹤，也可以在「% W.Comp」欄位填寫工時完成百分比。
4. 在甘特圖上，雙擊任務橫條，選擇要顯示的完成百分比，這樣你能一目了然看到進度。
5. 指向橫條內的深色線條，快速檢視任務目前的進度狀態。

小提醒：你只要定期更新這些欄位，甘特圖Excel就能自動反映最新的專案狀況，讓你隨時掌握全局。

2、條件格式化應用

你可以利用Excel的條件格式化功能，讓甘特圖更容易閱讀。這個技巧能根據任務進度自動變色，幫助你快速分辨不同狀態：

• 已完成的任務可以設定為淺灰色。
• 進行中的任務可以設定為淺綠色。
• 尚未開始的任務可以保持原色或設定為淺藍色。

這樣的設計讓你一眼就能看出哪些任務已經完成，哪些還在進行。你也可以根據專案需求自訂顏色，讓整體視覺效果更清楚。

除了基本的進度顏色區分外，還可以實現以下進階應用：自動標記延誤任務（紅色警示）、突出關鍵路徑任務（特殊邊框）、標識資源衝突（圖樣填充）。這些智慧化的視覺提示讓專經理能夠快速識別需要關注的重點區域，及時採取管理措施。

提示：你只要善用條件格式化，甘特圖Excel就能自動根據資料變化調整顏色，減少手動修改的麻煩。

3、套用甘特圖模版美化

如果你認為自己設計太麻煩或者想要讓甘特圖看起來更專業，可以考慮套用現成的模版。常見的設計元素有：

• 簡約和清晰的版面設計，讓資訊一目了然。
• 明確的甘特圖主題，提升整體一致性。
• 橫軸顯示時間節點，縱軸排列任務或負責人。
• 每個任務標示所需時間、資源和備註欄位。
• 進度條使用不同顏色填充，區分任務狀態。

你可以根據專案需求選擇適合的模版，快速完成美化。這不僅提升專案管理效率，也讓團隊成員更容易理解專案內容。

4、手動填色與堆疊橫條圖比較

你在製作Excel甘特圖時，常會遇到「手動填色」和「堆疊橫條圖」兩種方式。下表幫助你快速比較：

你如果選擇手動填色，必須定期維護，否則容易出現資料不同步的情況。堆疊橫條圖則能自動根據資料更新，適合需要經常調整的專案。

5、提升可讀性的小技巧

你在設計甘特圖時，建議一定要標示清楚的任務名稱和時間範圍。這樣做有幾個好處：

• 你能快速理解每個任務的內容。
• 準確的時間範圍讓你清楚掌握進度和安排。
• 團隊成員也能更有效率地閱讀和使用甘特圖。

小結：只要你善用這些優化技巧，甘特圖Excel就能成為你專案管理的強大工具，讓進度追蹤、視覺化和溝通都變得更簡單。

五、Excel 甘特圖進階工具：從 Excel 轉向 FineBI 的智慧專案管理方案

1、Excel製作甘特圖限制

Excel 在簡單專案中確實實用，但當專案規模擴大時，它的限制便一一浮現。當任務超過 50 個、需多人協同作業或需要即時進度追蹤時，Excel 甘特圖就會變得難以維護。在大型專案中，往往涉及上百個任務、多人資源分配與跨部門協作，這些場景對 Excel 而言既繁瑣又不穩定。

常見痛點包括：

• 製作耗時：任務與時程需手動設定，前期規劃極耗時間。
• 不夠靈活：任務頻繁變動時，甘特圖需反覆重製。
• 資訊雜亂：任務過多時難以清楚閱讀與呈現。
• 問題不易識別：只能看到進度，卻無法追蹤延誤或風險原因。
• 交錯任務難呈現：當任務有相依關係時，Excel 難以清楚表達邏輯鏈。
• 人力分配不明：無法直觀顯示人力投入比例或資源使用狀況。

當報表更新頻率增加、協作人員變多，使用 Excel 甘特圖將大幅增加維護成本，
也容易造成版本錯亂與資料不一致的問題。

2、專業甘特圖工具FineBI的優勢所在

FineBI 是一款轉為事業部設計的商業智慧BI工具，專注於自助式數據分析與可視化，簡單拖拽即可完成甘特圖的製作。這裡為你整理了一份表格：

具體而言，FineBI有以下幾個方面的優勢：

• 零程式碼自助製作
  FineBI 的視覺化介面支援拖拽生成甘特圖，不需要編寫 SQL 或程式碼，讓業務部門能快速完成專案進度視覺化，減輕 IT 支援壓力。
• 多維度互動分析
  甘特圖可與儀錶板上的其他圖表、篩選器聯動，支援下鑽檢視任務細節，幫助管理者快速識別專案瓶頸與延誤原因。
• 支援團隊協作與分權管理
  多使用者可同時訪問與更新甘特圖，並根據角色分配許可權，既保證了資訊安全，又提升了協作效率。
• 多源資料接入與即時重新整理
  FineBI 能接入多種業務系統與資料來源，進度資料可即時重新整理，確保所有成員看到的都是最新狀態，避免因延遲導致決策失誤。

FineBI 的操作界面簡潔，還能讓你能快速上手。不僅如此，它還能與其他系統整合，提升專案管理的效率。若你的專案需要結合數據分析與進度管理，FineBI 絕對是一個值得考慮的工具！

你可以用Excel甘特圖自動生成進度計劃，減少手動計算錯誤。這種工具能視覺化專案進度，幫助你清楚分配人力與資源。無論專案規模大小，你都能即時調整任務，提升管理效率。即使Excel有些限制，只要善用技巧，你依然能達到專案管理目標。建議你下載範本，親自操作，找到最適合自己的管理方式。