Excel專案管理教學，從建立任務到視覺化進度一次搞懂

你可以用Excel專案管理，輕鬆規劃每個任務。Excel提供自動化功能，讓你專注在重要工作。系統即時更新資料，幫助你快速調整方向。Excel能產生各種報告，提高決策品質。

一、Excel專案管理基礎認知

1、Excel在專案管理中的角色與應用範圍

在多數企業中，Excel 是最常見的專案管理工具之一。你可以用Excel專案管理來規劃、追蹤和視覺化專案進度。無論是排定時程、追蹤進度、控制預算，或是分配任務，Excel 專案管理讓團隊能在無需昂貴軟體的情況下，以熟悉的介面完成專案規劃與監控。

它特別適合中小企業、自由工作者與專案初期階段使用，可用來記錄任務清單、時間節點、責任人與狀態更新。Excel專案管理也在許多行業都扮演重要角色。你會發現製造業、財務、建築、軟體開發、活動策劃、新產品設計、行銷推廣、學術研究和企業內部專案都常用Excel來協助管理。

Excel專案管理讓你快速建立任務清單，分配時程，並追蹤每個階段的進度。

常見應用場景包括：

• 繪製甘特圖
• 活動規劃
• 提案簡報

2、使用Excel管理專案的優勢與常見用途

Excel專案管理的優勢在於操作簡單、格式靈活、可快速自訂。

常見用途包括：

• 專案進度追蹤表
• 任務與人力分配表
• 成本與預算控制表
• 專案里程碑檢視表

藉由公式與條件格式的組合，使用者能夠視覺化呈現專案執行狀況。

3、Excel專案管理的基本要素

在用Excel進行專案管理前，應該了解一些基本要素：

你只要掌握這些要素，就能大致了解用Excel進行專案管理需要考慮哪些方面。

二、Excel專案管理流程與步驟

在對Excel專案管理有了基本了解後，就可以掌握從建立任務到進度視覺化的完整流程了。這裡會帶你一步步操作，讓你輕鬆規劃、分配、追蹤與展示專案進度。

1、建立專案任務清單與優先順序欄位

你可以先建立一份專案任務清單。建議在Excel中設計下列表格欄位：

• 工作狀態：顯示任務目前進度。
• 優先處理：標示重要任務，方便你先處理。
• 標籤：分類不同任務，例如「UI」、「內容」等。
• 驗證：檢查流程，確保品質。
• 結案：標示已完成任務，方便管理。

你可以用顏色標記不同優先順序，例如紅色代表高優先，黃色代表中優先，綠色代表低優先。這樣一眼就能看出哪些任務最重要。

小提醒：建立任務清單時，務必確認欄位資料正確，避免資料驗證錯誤或無效連結，這些都是Excel專案管理常見的錯誤來源。

設定優先順序時，你可以這樣操作：

• 在「任務名稱」欄位，點選你要調整的任務。
• 選擇「任務資訊」。
• 在「一般」索引標籤的「優先順序」方塊中，輸入或選取優先順序。
• 在「專案」索引標籤的「內容」群組中，選擇「項目資訊」。
• 在「優先順序」方塊中再次確認或調整。

這樣你就能有條理地安排每個任務的處理順序。

2、專案管理時程分配與負責人設定

在分配時程，建議在Excel中加入「開始日期」、「結束日期」和「負責人」欄位。你可以這樣設計：

• 持續天數可用公式 =結束日期-開始日期+1 自動計算。
• 你可以利用Excel的預測功能（如FORECAST.ETS函數），根據歷史數據預測未來時程，提升規劃準確度。
• 若要視覺化時程分配，選取日期數列後，利用「預測工作表」功能，快速產生折線圖或柱形圖。

Tip：團隊常用Excel記錄行銷需求、產能表，並根據每個Sprint計算可接任務工時，確保分工合理。

3、專案進度追蹤與狀態更新

你可以用Excel範本來追蹤專案進度。步驟如下：

• 在Excel中選擇「檔案/新增」，搜尋「每週時間規劃」或「專案管理」範本。
• 輸入專案名稱、任務名稱、開始與結束時間。
• 在「是否已完成」欄位輸入1，標示任務完成；未完成則留空。

你可以進一步追蹤：

• 任務的工時對整體專案排程的影響。
• 比較計畫工時、排程工時與實際工時，評估進度是否如預期。
• 使用甘特圖或資源使用狀況檢視，快速比較工時量。

常見的狀態更新方式包括：

• 更新實際開始和完成日期。
• 更新實際工時。
• 更新完成百分比。
• 設定狀態日期，反映最新進度。

Note：定期檢查狀態資料，能及時發現數據衝突或資料驗證錯誤，避免專案延誤。

4、使用甘特圖進行視覺化進度展示

如果想要讓專案進度一目了然，用Excel製作甘特圖是很好的專案管理方式。操作步驟如下：

1. 建立任務列表，包含任務名稱、開始日期、結束日期、持續時間（用公式自動計算）。
2. 選取任務名稱、開始日期、結束日期欄位。
3. 點擊「插入」>「插入直條圖或橫條圖」>「堆疊橫條圖」。
4. 在圖表中，右鍵點選紅色條，選擇「選取資料」。
5. 編輯數列值，將「結束時間」改為「持續時間」欄位的數據。
6. 點選藍色條，選擇「填滿＞無填滿」，完成甘特圖。
7. 修改圖表標題、刪除圖例，或調整圖表大小。

你也可以：

• 選取資料後，插入堆疊橫條圖，設定格式讓圖表更像甘特圖。
• 下載免費甘特圖範本，快速套用。
• 自訂顏色與標籤，讓進度展示更清楚。

甘特圖能幫你快速掌握每個任務的進度與時程，適合用於專案會議或進度彙報。

Excel專案管理流程彈性很高。你可以根據需求，記錄各種細節、量化工作負荷，甚至在產能不足時提前通知相關人員。這種彈性應用，讓你能隨時調整專案規劃，提升團隊協作效率。

三、進階視覺化專案管理：從Excel到FineBI

1、Excel在專案管理的侷限性

雖然Excel是最普遍、入門門檻最低的專案管理工具之一，但當專案規模逐漸擴大、團隊人數增加、任務變得複雜時，這個工具的局限性會迅速浮現。以下從多個角度說明Excel在專案管理中的主要限制：

（1）常用專案管理圖：甘特圖製作耗時不靈活

在簡單專案中，Excel製作甘特圖確實實用，但當專案規模擴大時，它的限制便一一浮現。當任務超過 50 個、需多人協同作業或需要即時進度追蹤時，用Excel製作甘特圖就會變得難以維護。

常見的甘特圖製作痛點包括：

• 製作耗時：任務與時程需手動設定，前期規劃極耗時間。
• 不夠靈活：任務頻繁變動時，甘特圖需反覆重製。
• 咨詢雜亂：任務過多時難以清楚閱讀與呈現。
• 交錯任務難呈現：當任務有相依關係時，Excel 難以清楚表達邏輯鏈。

（2）缺乏及時性：資料更新延遲，決策反應慢

Excel屬於離線文件，每次更新都需人工開啟、修改、保存後再重新分享。當專案包含多個部門或外包單位時，進度回報往往需要透過郵件或共享文件往返，容易出現資料不同步的情況。

例如：

• A 部門更新的任務完成率尚未同步至最新版本。
• 管理者根據過時資料決策，導致後續時程錯配。

這樣的資訊延遲在大型專案中尤其致命，可能導致錯誤預測、資源浪費與時程延誤。

（3）多人協作困難：版本衝突與權限風險

Excel不支援多人即時編輯（即使使用雲端版，也容易出現衝突與格式錯亂）。當多人同時編輯同一份檔案時，可能發生以下問題：

• 檔案被覆蓋，舊版本資料消失。
• 不同人使用不同副本，進度口徑不一致。
• 缺乏權限管理，任何人都能誤刪公式或範本設定。

更嚴重的是，Excel 缺乏“操作記錄”與“審批機制”，一旦資料出錯，難以追蹤修改來源或責任人。

（4）無自動化與預警功能：只能「事後查看」，無法「事前預防」

Excel 無法自動偵測異常或發送提醒。例如當專案進度低於 70%、或預算超出設定值時，Excel 只能透過條件格式改變顏色，但無法自動發送通知或報警。這意味著管理者仍需手動巡檢報表，增加監控負擔。

2、FineBI在視覺化專案管理的優勢

針對上述Excel在專案管理上的侷限——如無法即時更新、多人協作困難、資料分散與可視化不足等，自助式商業智慧分析平台FineBI提供了更高階、即時且具互動性的專案管理解決方案。

FineBI不只是Excel的替代品，而是能將專案管理資料轉化為“即時洞察”與“可視決策”的全新工具。其優勢主要體現在以下幾個方面：

（1）零代碼、拖拽式甘特圖製作

FineBI的視覺化介面支援拖拽生成甘特圖，不需要編寫 SQL 或程式碼，讓業務部門能快速完成專案進度視覺化，減輕 IT 支援壓力。

（2）權限控管與多人協作：資訊透明又安全

在Excel中，報表共用往往是專案管理最大的痛點。多位使用者同時修改資料，容易發生版本覆蓋、內容遺失或資料誤刪。此外，Excel缺乏權限管理與操作紀錄，一旦有人更動關鍵公式或刪除欄位，難以追溯責任。

FineBI支援多使用者同時訪問與更新甘特圖，並根據角色分配許可權，既保證了資訊安全，又提升了協作效率。

FineBI則從根本上解決這個問題。它內建帳號層級、角色層級與行級權限管理機制，能依照不同角色、部門與層級設定可見範圍與操作權限。

具體而言：

• 管理層：可查看所有專案群組的概況與 KPI 趨勢。
• 部門主管：僅能瀏覽與自己部門相關的專案報表。
• 執行人員：只能看到分配給自己的任務與進度狀態。

FineBI還能記錄所有操作行為（例如修改欄位、更新資料、變更篩選條件），確保整個專案資料的 可追溯性與審計安全性。更重要的是，FineBI的協作設計讓跨部門資料不再割裂：不論是研發部門更新進度、人資部門更新人力配置，或財務部門更新預算使用狀況，都能在同一個儀表板中即時同步顯示。

這種「集中協作＋權限分層」的模式，既避免了資訊過度開放的風險，又確保了資料一致性與決策效率。

（3）專案 KPI 與風險監控：即時掌握專案健康度

專案管理不僅是任務排程與進度追蹤，更核心的關鍵在於風險預警與績效監控。FineBI透過 KPI 指標設定與自動預警機制，幫助管理者即時掌握專案整體健康度，讓問題在發生前就被預見。在FineBI中，使用者可以根據企業特性與專案類型，自由設定關鍵績效指標，如：進度完成率、任務準時率、預算執行率、成本偏差率、資源使用效率等。

例如：

• 若任務延遲超過 3 天，系統會自動以紅色警示標示；
• 若專案成本超支 10%，儀表板即刻跳出異常通知；
• 若整體進度未達 80%，FineBI可自動生成「進度落後報告」寄送主管信箱。

這些功能讓專案管理從「事後查看報表」進化為「即時偵測異常」。Excel雖能用條件格式標示延遲，但只能在人工更新後生效，而FineBI則能依資料刷新排程，自動比對閾值並觸發提醒。

（4）專案管理自動化：從週報到決策一鍵生成

對多數專案經理而言，每週整理專案報告是最耗時的工作之一。他們必須匯整多個Excel表格、更新數據、製作圖表，再轉換成PowerPoint或PDF，這樣的流程繁瑣又容易出錯。

FineBI的自動化報告功能徹底改變了這一切。它能自動整合多來源資料，生成具備 KPI、趨勢圖、風險分析的專案報表，不需任何人工操作即可自動更新、匯出或寄送。

具體功能包括：

• 自動整理資料：系統每日或每週排程刷新專案資料，確保數據即時。
• 自動生成報表：根據預設模板產出統一格式的週報／月報。
• 一鍵匯出：可匯出為PDF或PowerPoint，直接用於會議簡報。
• 自動寄送通知：定時發送報表給指定收件人（如主管或客戶）。

這樣的自動化流程讓專案經理能專注在決策與溝通，而非重複的數據整理。同時，報表的一致性與準確性也大幅提升。

企業從Excel升級到FineBI後，專案進度追蹤更精準，協作更高效，決策品質明顯提升。