采购部门主要负责哪些业务?制造业如何做好采购管理?

文 | 商业智能BI相关文章 阅读次数:2,195 次浏览
2023-10-23 14:18:29

在制造业领域,采购扮演着至关重要的角色,它牵涉到获取来自外部供应商的原材料、零部件、设备、工具、劳动力以及各种服务,以支持生产过程和最终产品的销售。

制造企业的成功很大程度上取决于其采购和供应链管理的效率和质量,因为原材料和供应品的质量和可用性直接关系到产品的质量、成本和交货时间。我们可以预测,企业未来的盈利增长将在采购数字化管理领域取得新突破,通过数字化管理采购全流程,包括采购需求计划、战略供应商选择、采购执行以及供应商生命周期管理,实现采购网络化、在线化和协同化。

采购

一、采购部门业务分类

在制造业中,采购部门的职责主要涵盖以下五个方面:

1. 原材料采购:采购团队负责获取所需的原材料,这些原材料将用于产品的制造。这可能涉及与多个供应商协商、评估和选择最佳的供应来源,并确保原材料的质量、数量和及时交货。

2. 零部件和组件采购:制造业通常需要多个零部件和组件来组装最终产品。采购团队必须有效管理零部件和组件的供应链,以确保它们按计划供应,并满足质量要求。

3. 设备和机械采购:制造企业通常需要各种设备、机械和工具来支持生产过程。采购团队负责获取这些资产,并确保它们符合性能和安全标准。

4. 劳动力采购:在某些情况下,制造企业可能需要外部劳动力,如合同工人或临时工。采购团队可能需要与人力资源部门合作,以有效管理这些劳动力资源。

5. 服务采购:制造业可能需要各种服务,如维修、运输、物流和供应链管理。采购部门负责与服务提供商协商和管理这些合同。

二、采购管理步骤

采购在制造业中是一个复杂而关键的业务活动,它直接影响产品的质量、成本和交付时间。因此,制造企业需要有效的采购策略和流程,以确保获得所需的资源,满足市场需求,并保持竞争优势。采购管理通常包括以下八个关键步骤:

1. 需求分析:确定组织的需求,包括产品、服务或原材料的种类、数量、质量标准和交付要求。

2. 供应商选择:研究和评估潜在的供应商,以确定哪些最符合组织的需求。考虑供应商的信誉、价格、质量、可靠性、交货能力和技术能力等因素。

3. 制定采购计划:制定采购计划,明确采购的时间表和流程。确定采购的预算和支付条件。

4. 发出询价或投标:发送询价请求或采购招标,要求供应商提供报价或投标。确保所有潜在供应商都有平等的机会参与竞争。

5. 报价评估和供应商选择:评估收到的报价或投标,考虑价格、质量和其他关键因素。选择最合适的供应商,通常需要与其他相关部门(如采购、质量控制和法律部门)合作。

6. 合同谈判与签订:与选定的供应商进行合同谈判,明确各方的权利和责任。确保合同涵盖了价格、质量标准、交货时间、支付条件、违约责任等关键方面。

7. 采购执行与监督:确保供应商按照合同的要求履行义务。监督交货进度、质量和性能,并解决任何问题或纠纷。

8. 收货与验收:接收供应商交付的产品或服务,并进行验收,确保它们符合合同规定的标准。

9. 付款与记录:根据合同规定的付款条件进行支付。记录采购相关的所有信息,以备将来参考和审计。

三、采购流程图

采购流程图

四、如何做好采购管理

1. 搭建采购数据控制平台

按照采购流程,监控每个节点的实施情况,获得从初始订单到交付信息的透明信息流,实时掌握供应链财务信息,确保商品品质。

帆软采购数据控制平台

2. 采购及供应商分析报告

1)采购综合分析

为企业高层管理者定制,包括但不限于节点情况、来料状况、消耗情况、预算分析和降本分析等多个关键领域的综合评估。通过提供采购全流程的效率监控以及各个重要模块的独立深入分析,协助决策者全面了解采购流程,清晰划分责任模块,并减轻管理层的重负,以更好地引领企业前行。

采购综合分析

采购综合分析报告涵盖以下几个主要方面:

1. 监控原料周转天数月度趋势:通过跟踪原料周转天数的月度趋势,帮助企业在保持生产连续性的同时,提高资金利用效率。

2. 查看采购处理及时率:监控采购期间合同生效、交货、入库、订单确认、质检五阶段效率,精确掌握采购流程的处理速度,确保每个阶段的及时处理,有力地控制采购流程的步伐。

3. 对比历史月份采购预算与实际采购价格:通过对比历史月份的采购预算和实际采购价格,帮助企业制定当前采购预算,并紧密监控采购实际成本。

4. 从不同采购组视角查看收料消耗情况:分析不同采购组的收料消耗情况,有助于为各采购组设定未来的收料目标,降低运营成本并提高采购效率。

5. 监控各供应商历史交货次数和直通次数:跟踪各供应商的历史交货次数和直通次数,以显著提高采购速度,降低采购成本,并推进采购的透明度和标准化建设。

2)供应商管理分析

面向管理层,从供应商交货情况、供应商自身风险情况这两大方面出发监控业务流程执行,辅助管理层实现对物资采购质量的精准把控,及时排查异常情况。

供应商管理

供应商管理报告涵盖以下核心内容:

1. 月度交货准时率趋势监控,设立警戒值以确保供应商交货速度,提高企业运营效率。

2. 跟踪与货物供应相关的质量问题分布,包括货品拒收、零星退货、客户投诉、产品损失等,有助于更有效地管理入库产品。

3. 了解合作供应商的状态分布,积极维护与供应商的关系,确保其可控、稳妥管理。

4. 针对合作伙伴进行个性化风险评估,覆盖关联风险、法律风险、信用风险、经营风险和股权变动等五大供应商风险,旨在提前发现和洞悉潜在问题,防患于未然,以避免对企业造成不利影响。

5. 综合各项评估指标,明确信誉良好、交货准时的优质供应商,为企业的下一轮供应商选择提供有力支持。

五、总结与思考

总而言之,采购在制造业企业中扮演着至关重要的角色。它牵涉到从外部供应商获取所需的原材料、零部件、设备、工具、劳动力和服务,以支持生产过程和最终产品销售。制造企业的成功在很大程度上依赖于采购管理的效率和质量。我们有充分的理由相信,采购数字化管理将成为企业未来盈利增长的关键着力点。

帆软深耕制造行业多年,着力打造智慧供应链体系,为企业搭建供应链控制塔提供专业解决方案,建设搭建采购数据控制平台,提供采购及供应商数据分析报表,协助企业加强采购管理。

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